СодержаниеОглавление:
1.Текст документа 4
Понятие "текст документа" при различных способах документирования. 4
Содержание простых и сложных документов. 5
2. Порядок изложения текста документа. 6
Логическая структура текста. Взаимосвязь содержания и формы документа. Формализация текстов документов. 6
Анкета, таблица. Особенности структуры текста организационно-распорядительных документов. 7
3. Элементы текста. 7
Заголовок документа, его назначение место в формуляре документа 7
Приложения к тексту и порядок их оформления. 7ВведениеПонятие "текст документа" при различных способах документирования.
Текст - главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Пункт 3.19 ГОСТ Р 6.30-97, посвященный тексту документа, начинается с указания на язык текста. "Документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации". ГОСТ определяет также случаи, когда текст документов пишутся только на русском языке. При составлении документа руководствуются следующими правилами. Сначала уточняются целесообразность, цель документа и вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста. Затем необходимо изучить законодательные акты, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого рода.
Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения данного вопроса, грамотную его постановку. Далее изучаются ранее изданные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречий и дублирования.
Затем приступают к сбору информации по существу поставлкнного в документе конкретного вопроса.
Зная на основании законодательно-нормативных документов, как
решаются подобные вопросы, и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа.
В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов.
Прежде всего следует помнить, что чаще всего служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить, Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.
Важнейшими являются требования достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.
Содержание простых и сложных документов.
Документы делятся в зависимости от количества затронутых в вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие вопрос, документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение.
Сложные документы чаше всего касаются йес1азль-самостоятсльиых вопросов и исполнителей или дюкс разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выдЛитература1. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. М., 1999
2. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство. -М.,2002
3. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. -М., 2000 С. 15
4. Делопроизводство./под ред. Т.В. Кузнецовой. С. 94
5. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Учебное пособие.- Ростов-на-Дону, 2001
|
