Содержание1. Общие правила организации документооборота 3
2. Контроль за исполнением документов 9
Список литературы 12Введение1. Общие правила организации документооборота
Для успешного администрирования необходима обстановка четкой трудовой дисциплины и профессионального оформления документов. Документ в делопроизводстве является не только средством передачи информации, но и хранилищем человеческой памяти. В этой связи правильная регистрация потока документов имеет первостепенное значение.
В организациях различают потоки входящих, исходящих и внутренних документов, которые создают документооборот.
1.1. Прием и обработка входящих документов
Документооборот включает такие основные этапы работы с документами, как прием, обработка, распределение корреспонденции; передача и доставка документов; учет объема документооборота; регистрация и контроль за исполнением документов.
Независимо от адресата корреспонденция в организации передается секретарю и проходит определенные этапы обработки и исполнения.
При приеме на всех документах (регистрируемых и нерегистрируемых) для фиксации акта их поступления делают отметку в виде регистрационного штампа, который проставляется на первом листе (внизу, справа).
Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа. Индекс документа проставляется в штампе в момент регистрации.
Специальные поступления (телеграммы, телефонограммы, факсы, заказные и личные письма) незамедлительно передаются в соответствующие структурные подразделения. На них необходимо проставить часы и минуты поступления, а на телефонограммах - инициалы, фамилию, должность передающего и принимающего.
Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Факс, как правило, выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, поэтому с важных документов снимают ксерокопию.
Так как сейчас во многих организациях имеются факсимильные аппараты, позволяющие получать документ на обычной бумаге, нужда в копировании отпадает. Аналогично проблема решается при получении факсимильных сообщений на компьютере, снабженном факс-модемом, и последующей, при необходимости, распечаткой факсов на обычном принтере.Литература1. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации.-М.: Госстандарт России, 1998.-20 с.
2. Андреева В.И. Делопроизводство.-М.: АО "Бизнес-школа", 1997.-192 с.
3. Салазкина Л.П. Основы делопроизводства. Требования к тексту документа.-Кемерово: Кузбассвузиздат, 2000.-292 с.
|
