Содержание1. Понятие о документах, способах документирования и о носителях информации
2. Информационно-справочная работаВведениеДокументы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое и эко-номическое значение. Документы могут служить источником информации для написания истории государства, республики, городов. Слово "документ" в переводе с лат. означает "свидетельство", "способ доказательства".
Документ - материальный объект с информацией, закрепленной создан-ным челом способом, для ее передачи во времени и пространстве.
Документ - материальный носитель, содержащий информацию в зафик-сированном виде.
Любое управленческое решение всегда основывается на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тожде-ственна понятием: "данные", "сведения", "показатели". Законодательно за-креплен следующий термин.
Информация - это сведения о лицах, предметах, явлениях и процессах, не зависимых от формы их представления.
Документирование - это создание документа с использованием различ-ных методов, способов и средств фиксирования информации на материаль-ном носителе.
Метод документирования - это прием или совокупность приемов фик-сирования информации на материальном носителе с помощью знаковых сис-тем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).
Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высека-ние, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромаг-нитный, оптический, механический, ручной и другие способы документиро-вания).
Средство документирования - это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособле-ния).
Методами документирования определяется специфика знаковой системы записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.
Непременным условием процесса документирования является кодирова-ние информации. Кодирование информации - это специально выработанная система приемов (правил) фиксирования информации.Литература1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. - 408 с.
2. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами учебник - М. ИНФРА-М, 1998
3. Самыкина И.В. "Практическое руководство для секретаря". - М. БИ-НОМ, 2001.
4. http://aleho.narod.ru/document/41.htm
5. http://www.rgups.ru/pages.php?id=284&PHPSESSID=4b872c0751bd9889e145f
|
