СодержаниеСОДЕРЖАНИЕ
Введение............................2
Глава 1.Теоретические аспекты документационного обеспечения
1.1. Категории и функции документов .............4
1.2.Организационные формы и структуры делопроизводства ...13
Глава 2. Система организации документооборота в Академии
бюджета и казначейства Министерства Финансов России...18
2.1.Структура и основные направления деятельности
Академии .................. 20
2.2.Характеристика Управления
делопроизводства и архива Академии ........24
2.3. Организация документооборота в Академии ........ 27
2.4. Нормативно - правовая база работы с документами .....28
2.5. Документооборот и контроль ................ 35
Глава 3. Влияние документооборота на эффективность управления .. 47
3.1. Внедрение электронного документооборота как элемент
совершенствования работы с документами........54
Заключение ........................... 61
Список литературы.......................64
ПриложенияВведениеВведение.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности Академии бюджета и казначейства Минфина России.
Целью написания дипломной работы является анализ документационного обеспечения деятельности "АбиК" Минфина России, а также разработка, внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.
Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
- изучение функций, задач, основных видов деятельности Академии;
- изучение организации Управления делопроизводства Академии, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;
- внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота Академии Бюджета и Казначейства Минфина России.
Объект исследования - система документооборота в ФГОУ ВПО
" Академия бюджета и казначейства Министерства финансов России".
Предмет исследования - процесс осуществления документооборота и его реализация.
Структура работы состоит из введения, 3-х глав, заключения, списка литературы, 2 рисунков и 1 рисунка,21 приложений, 30 источников литературы.
Глава1.Теоретические аспекты документационного обеспечения
1.1.Категории и функции документов
Рыночная экономика, основанная на конкуренции, свободе производителей, требует постоянных поисков и смелых решений, а повышение эффективности фирмы или предприятия начинается с малого - умения осознать свои личные цели, умения понимать подчиненных, умения правильно распределять время, снимать стрессы и умения правильно работать с документами!
Перечисленные выше качества являлись рекомендациями для будущих менеджеров стран Западного мира . Конечно, очень многое в работе менеджера, карьере, жизни зависит от общих для всех, обстоятельств и условий, особенностей выпавших на долю места работы и вообще зависимость успеха дела от множества объективных, общих для всех взлетов и неудач. Но, не слишком ли часто мы неудачи объясняем объективными обстоятельствами? Ведь, как признается в науке о менеджменте, правильно сформировать проблему - это значит на 50% решить! Ну, а для успешного выполнения остальных 50% не последнюю роль играет создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решить задачи планирования, бухучета и отчетности, оперативного управления и кадрового обеспечения деятельности организации.
" Документ" - в пер. с латинского " documentum" - доказательство.
Документ - это материальный носитель информации, посредством которого может быть осуществлена ее обработка и передача во времени и пространстве, а также деловая бумага, которая подтверждает юридический факт или право на что-либо.
Сведения, содержащиеся в документе должны иметь правовое значение, в соответствии с действующим законодательством, его обработка должна быть удобна и проста.
История упоминает уже в XVI веке об использовании термина "дело" и даже зафиксированного в документах 1584 г. Первоначально говорилось
" дело производить" - значит решить вопрос. А по ходу решения дела возникла необходимость закреплять устное слово, оно же кратковременно, да и может быть забыто, не так понято или искажено при передаче. Поэтому, "дело" быстро вошло в употребление и уже обозначало " собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу". В словаре Даля слово " дело" объясняется еще конкретнее:
" письменное производство по службе, составляющее одно целое по одному делу, случаю, предмету".
В настоящее время термины " делопроизводство" и " документационное обеспечение управления" являются синонимами и применяются для обозначения деятельности, цель которой, создание и оформление документа, регламентированного Госстандартом РФ .
Документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. Деловой документ служит для фиксации административной
( управленческой) информации.
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Она является важным аспектом работы любого учреждения: создаются документы, отражающие результаты и ведение деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально - техническое обеспечение и т. п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом завися оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность любого учреждения в целом.
В представлении о документационном обеспечении управления или делопроизводстве в управлении часто недооценивается правовая природа документа. В сфере управления документ выступает как инструмент, средство или способ осуществления процессов управления. Управленческий документ предстает как особая форма осуществления компетенционных задач и функций, поэтому на передний план выступают не его формальные признаки, присущие любому документу, а содержательные, которые выводят управленческий документ в отдельную особую категорию документов.
Документ - средство закрепления и передачи управленческих решений, правовых норм и иной служебной информации с помощью материального носителя и принятых официальных символов и обладающее обязательными реквизитами, позволяющими его идентифицировать. Наиболее распространенным носителем для документа является бумага, хотя все чаще применяются электронные носители.
Документирование - создание различных видов документов по установленным правилам. Результатом документирования является документ. Соблюдение правил документирования придает юридическую силу документу, т. е. закрепляет особое свойство, называемое юридической силой и сообщаемое документу действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическая сила документа обеспечивается обязательным, для каждого из его видов, набором обязательных реквизитов (элементов оформления), к которым относятся бланк адресанта, наименование адресата, текст, подпись, дата, регистрационный номер, печать, заверительная подпись и т. д. Документ, в зависимости от сферы, отражением воздействия на которую он является, предстает как многофункциональный феномен, основная элементарная частица совокупности разнообразных отношений, возникающих в процессе исполнения компетенционных задач.
В процессе установленных задач и функций осуществляются самые разнообразные формы деятельности, при этом образуются документы, реализующие основные функции:
" Социальная - реализация важнейших социальных потребностей
общества в целом, его коллективных и индивидуальных
субъектов;
" Управленческая - закрепление властных предписаний, запретов,
посредством которых осуществляется организационное
целенаправленное воздействие на регулируемые
общественные отношения;
" Правовая - установление правового статуса участников
общественных отношений;
" Информационная и коммуникативная - сохранение информации во
времени и пространстве, связи между элементами
системы управления, средство личного общения;
" Культурная - передача культурных обычаев и традиций;
" Научно - историческая - создание Архивного фонда РФ.
- Документы классифицируются по следующим признакам:-
Способу создания - рукописные письменные,
электронные документы;
Адресанту (адресату) - входящие;
исходящие;
внутренние.
Доступности - секретные; для служебного пользования;
конфиденциальные.
Процессы создания являются основными для делопроизводства, обработки, движения документов, а также хранение и использование их в текущей деятельности. Вопросы работы подразделений документационного обеспечения, их структура, функции, техническое обслуживаниеЛитератураСписок литературы:
1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. [по состоянию на 3 января 2006 г.] - Статья 52.
2. " Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти.
Типовая инструкция по делопроизводству". Изд. " Ось-89" 2008 г.
3.Анодина Н. Н " Документооборот в организации".
Практ. пособие 2004 г " Документооборот управленческой деятельности". Изд. " ИНФРА" 2003 г.
4.Белов А. Н., Белов А. А." Делопроизводство и документооборот"
Изд. " ЭКСМО" 2005 г.
5. Басаков М. И. " Современное делопроизводство"
Изд. " Феникс" 2007 г.
6 Галахов В. В., Корнеев И. К., Ксандэпуло Г. Н. . " Делопроизводство"
ООО " Изд. Проект"-2004 г."
7.Коршунова Л. Н., Проданова Н. А " Документирование управленческой деятельности" Изд. " Феникс" 2004 г.
8.Крылова И. Ю. " Документирование управленческой деятельности". Изд. " Бизнес-Пресса" 2008 г.
9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. - 408 с.
10.Кудряева В. А. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. 2-е изд., перераб. и доп., М.: ИНФРА-М, 2002. 592
11 Кирсанова М. В. " Современное делопроизводство"
Изд. " Инфра-М". Сибирское соглашение 2005.
12.Кузнецова Т. В, Санкина П. В., Быкова Т. А.
" Документационное обеспечение управления"
Уч.,М. " МЦФЭР" 2007г.
13. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М " Документационное обеспечение управления организаций" Изд. " ИНФРА" 2005 г.
14. Мячинина И. В., Колесник А. Г., Ткачева Н. А.
Документационное обеспечение управления организации"
Изд. " Ростов - Феникс" 2007 г.
15. Мельникова А. С.. //Делопроизводство //
" Документы и делопроизводство" М.2004, с 114 Изд.Феникс
16. Новикова М. " Документационное обеспечение управления"
Изд. " Ось-89" 2006 г.
17. Румынина Л. А. " Делопроизводство в кадровой службе"
Изд. " Академия" 2008 г.
18 .Рогожин М. Ю. " Документационное обеспечение, документирование, менеджмент" Универсальное пособие. 2006 г.
19. " Современные технологии работы с документами, автоматизация
делопроизводства" Изд. " Дело", 2001 г.
20. " Делопроизводство: документационное обеспечение управления".
М. Бизнес - школа, изд. " Интел-Синтез", 2005 г.
21. Спивак В. А." Делопроизводство: Учебное пособие"
// -СПб: Питер, 2005 //
22. Соколов В. С " Документационное обеспечение управления"
Изд. " ИНФРА" 2005 г.
23. Слиньков В. Н. Практические рекомендации, Киев КНТ, 2005 г " Свод документов администрирования делопроизводства в менеджменте бизнеса"
24. Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству. 2004г.
25. Янкович Ш. А. "Делопроизводство в кадровой службе",
М.,2006 Изд .ЮНИТИ с. 15-24
26. Яновская В. В. " Нормативное обеспечение делопроизводства
в учреждении, на предприятии" // Делопроизводство, 2004 г.//"
|
|
