Содержание
Введение 3
Глава 1. Теоретико-методологические основы управления временем 5
1.1 Организация планирования рабочего дня специалиста 5
1.2 Результато-ориентированный список задач как основа управления рабочим временем 10
Глава 2. Анализ затрат рабочего времени секретаря (на примере компании «Ирта» г. Москва) 18
2.1 Исследование функциональных обязанностей и инвентаризация рабочего секретаря 18
Глава 3. Практические рекомендации по оптимизации рабочего времени секретаря 28
Заключение 39
Список литературы: 40
Введение
В прессе и на телевидении много говорят о том, как не¬рационально и хищнически разбазариваются природные богатства России. Не менее хищнически разбазариваются ресурсы времени всех нас. Всеобщая неорганизованность, бюрократические безумия, неуважение к времени человека отнимают сотни миллионов человеко-часов ежегодно.
Посчитайте сами: если каждый наш совершеннолетний соотечественник в течение года потерял один час для по¬лучения очередной бумажки, мы все потеряли за этот год около сотни миллионов человеко-часов. А ведь в год каждый из нас тратит далеко не один час драгоценного времени на преодоление пустых, никому не нужных, засоряющих нашу жизнь барьеров.
Если вспомнить, что жизнь каждого из нас - 200-400 тысяч часов активного времени, и пересчитать все эти со¬тни миллионов и миллиарды часов в количество отнятых человеческих жизней, придется вспомнить Бухенвальд и Ос¬венцим. И ведь происходит этот отъем человеческой жизни в национальных масштабах вовсе не от какого-то особого злодейства. Просто мы не умеем организовывать время, гра¬мотно ставить и выполнять задачи, делать бюрократические цепочки простыми и понятными.
Даниил Гранин в «Этой странной жизни», книге, с ко¬торой началось современное отечественное ТМ-движение, еще в 1974 году писал: «Проблема разумного, человеческого обращения со Временем становится все настоятельней. Это не просто техника экономии, проблема эта помогает понять человеку смысл его деятельности. Время - это народное богатство, такое же, как недра, лес, озера. Им можно поль¬зоваться разумно, и можно его губить. Рано или поздно в наших школах начнут учить детей времяпользованию. Автор убежден, что с детства надо воспитывать любовь к природе и любовь ко времени. И учить, как беречь время, как его находить, как его добывать. Самое же главное - научить отчитываться за время».
Мы не можем в одночасье изменить страну, в которой живем. Но мы можем начать каждый с себя. Найти резервы времени, уменьшить расходы на поглотители, начать более разумно использовать наш невосполнимый капитал.
Цель представленного курсового проекта – закрепить теоретические знания по проблеме изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени специалиста (в данном случае секретаря), провести анализ затрат рабочего времени, и на основе полученных данных предложить практические мероприятия по оптимизации труда специалиста.
Глава 1. Теоретико-методологические основы управления временем
1.1 Организация планирования рабочего дня специалиста
Частое возражение против планирования дня состоит в том, что все быстро меняется. Но планы и нужны для си¬туаций, когда все меняется. Вы ведь не планируете про¬цесс утренней чистки зубов, поскольку он для вас понятен и предсказуем. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План - это как раз способ в из¬меняющихся обстоятельствах ориентироваться.
Как делать планирование гибким, удобным и комфортным, не загоняющим в слишком жесткие рамки, - мы сейчас об¬судим. Необходимо учесть: план обязательно должен быть материальным (на бумаге или в электронном виде). Как гово¬рил один полковник на моей военной кафедре, «самая острая память тупее самого тупого карандаша». Голова человека не способна держать слишком много информации одновремен¬но. Обязательно записывайте все задачи на день и регулярно просматривайте этот список в течение дня. Это потребует всего несколько минут, но даст вам управляемость и подкон¬трольность ваших задач, возможность ничего не забывать и правильно расставлять приоритеты. Когда лучше планировать рабочий день? Классические ТМ-источники жестко настаивают - с вечера. На мой взгляд, в планировании с вечера либо с утра есть свои плюсы и минусы:
— Планировать день с вечера - хорошо закрывается прошлый рабочий день, легче переключиться в режим нерабочего времени и отдыха, новый день начинается с достаточно ясной и определенной картины предсто¬ящих дел, а не с хаоса. Удобно в более стабильной и предсказуемой деятельности.
— Планировать день сутра - хорошо сочетается с реше¬нием «уточняющих задач», т.е. согласованием (или под¬тверждением) времени встреч с контрагентами, разда¬чей поручений и уточняющей информации подчинен¬ным и т.п. Удобно в менее предсказуемой деятельности, когда выше значимость «уточняющих задач»[3].
В любом случае, с вечера или с утра планировался день, - к плану ни в коем случае нельзя относиться как к закону. План должен постоянно корректироваться при изменении обстоятельств. Времени на это потребуется максимум 5-7 минут в совокупности в течение дня. А сэкономит гра¬мотное планирование - часы, а иногда и недели, освобож¬денные от лишней работы.
Если вы достаточно много перемещаетесь по офису или по городу, желательно позаботиться о том, чтобы план дня был мобильным. Подойдут небольшой ежедневник либо рас¬печатываемый и скрепляемый степлером комплект бланков удобного для вас формата.
Методика планирования дня, с которая будет описана в данном разделе курсовой работы, не привязана к какому-то конкретному орга¬найзеру. Большинство ежедневников, продающихся в кан¬целярских магазинах, вполне подойдут, если их грамотно и гибко использовать.
Определите, какой из распространенных типов ежеднев¬ника больше вам подходит:
- С обзором недели - удобен для координации встреч и задач разных дней между собой; дает хороший обзор общей картины недели. При большом количес¬тве ежедневных встреч и задач будет неудобен, если только у вас не очень мелкий почерк. Либо вы можете распечатывать отдельный бланк для планирования дня, утром перенося в него встречи из ежедневника и в течение дня фиксируя на этом бланке все возни¬кающие задачи.
- С обзором дня - удобен при большом количестве задач на день; дает возможность более детального плани¬рования конкретного рабочего дня. Координировать неделю будет труднее, можно для этого распечатать отдельный бланк с обзором недели для планирования встреч.
Рисунок 1.1 – Виды ежедневника [2]
В любом случае, если ваш обычный день ежедневника уже заполнен достаточно большим количеством ранее за¬писывавшихся в него задач и встреч, лучше иметь отдельно распечатанные чистые бланки и планировать день «с нуля» на них.
Задачи, не привязанные к конкретному дню, можно пла¬нировать на специальной закладке или на стакерах, прилеп¬ляемых к страницам. Это поможет не переписывать такие задачи несколько раз из одного дня в другой. Ключевые за¬дачи полезно вынести на отдельные стикеры или на «Стра¬тегическую картонку».
Ежедневник должен быть красивым, эстетика в тайм-ме¬неджменте важна как нигде. Ведь ежедневнику вы доверяете
самое дорогое и интимное - ваше время. Не пожалейте денег на хорошую кожаную обложку, дорогую ручку и т.п. Чаще используйте разные цвета, красивые закладки и т.д.
Президент торговой сети «Электрофлот» Максим Бирюлин расска¬зал про своего знакомого топ-менеджера. «Он уже несколько лет пользуется четырехцветной ручкой и все задачи в ежедневнике пи¬шет только ей. Обычные дела - синим, приоритетные - красным, делегированные «на контроль» - зеленым, неприятные и отклады¬ваемые-черным»[2].
«Стратегическая картонка».
Богатые возможности для улучшения планирования в еже¬дневнике дает такая простейшая вещь, как закладка. Возь¬мите лист плотной бумаги или картона, используйте его в качестве закладки в ежедневнике. На этом листе можно:
— выписывать задачи, не привязанные жестко к конкрет¬ному дню, так, чтобы они всегда были перед глазами;
— держать список самых актуальных на данный момент контактов;
— выписывать «темы для размышления», т.е. не задачи, требующие исполнения, а мысли, требующие развития [9].
Но самое полезное применение такой закладки - исполь¬зовать ее как «стратегическую картонку». Автор идеи «стратегической картонки» -Любовь Юлис, коммерчес¬кий директор компании «Сотзт.аг - Объединенные ТелеСистемы». Рецепт прост: выпишите на закладку в ежедневнике ваши долго¬срочные цели. Такая «стратегическая картонка» будет постоянно напоминать о целях, и вы не утонете в текучке[2].
Планирование дня начинайте со взгляда на «стратегическую кар¬тонку», а не на текущие дела. Предложите завести такие же картон¬ки вашим подчиненным и начинайте оперативные совещания с об¬суждения «прогресса в движении по картонкам».
Алгоритм планирования дня:
При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:
1) «жесткие» встречи - привязанные к конкретному моменту времени («презентация в 12.00»),
2) «гибкие» задачи - не привязанные к жесткому вре¬мени («узнать время презентации»). «Гибкие» не озна¬чает «не обязательные» и не означает «не имеющие срока исполнения» - у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны ее решать.ВведениеПропускайте через свое созна¬ние в данный момент только один вопрос, важней¬ший на этот момент, и не переходите к другому, не закончив решение первого вопроса.
Перескакивание с вопроса на вопрос - явное рас¬точительство времени, поскольку вновь вникать в во¬прос - это дополнительные затраты времени.
К тому же такое перескакивание, как показывают исследования, отрицательно сказывается на нервной системе: быстро нарастает утомление, ухудшается ка¬чество работы, увеличивается количество ошибочных действий и решений.
Не скапливайте чрезмерно деловые бумаги на сто¬ле. Обычно по 80 % деловых бумаг решение может быть принято с первого прочтения, стоит лишь не¬много подумать над каждой из них. Но реально «с первого захода» решение принимается в 20-40 % слу¬чаев.
Более серьезные документы мы чаще всего откла¬дываем в сторону, чтобы в спокойной обстановке при¬нять по ним решение. Однако обстоятельства нередко не дают на это времени, и в итоге оказывается, что именно на более важные документы его остается мень¬ше всего. Важные дела становятся срочными чаще все¬го в результате именно такой практики. Но даже если этого не произошло, секретарь при таком подходе не¬экономно расходует свое время, дважды читая один и тот же документ.
Предметы, постоянно находящиеся перед глазами, мы вскоре перестаем замечать. Но посетитель видит по «завалам» на столе, как велик ваш долг перед вашим учреждением. Особенно гнетущее впечатление произ¬водят пожелтевшие бумаги (на всякий случай помни¬те, что под солнечными лучами бумаги желтеют в счи¬танные дни).
Вид стола не должен отвлекать от решения задач, намеченных на данный момент, поэтому для большин¬ства бумаг место в столе или в шкафу.
Рационализируйте чтение. Наиболее радикальное средство для этого - освоить специальную техникубыстрого чтения (для этого имеются соответствую¬щие пособия и курсы). Это позволит затрачивать на чтение документов и литературы в 3-5 раз меньше времени.
Издания, получаемые вашей организацией, фирмой, имеет смысл класть на общее обозрение после про¬смотра их и разметки сотрудниками, коим это вмене¬но в обязанность. Их задача - отметить те статьи, раз¬делы, которые могут заинтересовать сотрудников фирмы. Даже выделение лишь ключевых слов или раз¬делов публикаций сбережет время всех желающих ознакомиться с деловой периодикой.
Из приемов, экономящих время руководителя в ча¬сти работы с бумагами, отметим следующие:
первый просмотр входящей корреспонденции («сортировку») целесообразно производить не само¬му руководителю, а лицу, им назначенному (секре¬тарь, помощник, заместитель, толковый подчинен¬ный, претендент на выдвижение), который направит документ в соответствующее подразделение. На этой стадии вместо подписи руководителя достаточно по¬ставить факсимиле;
поручите кому-нибудь из специалистов делать «раз¬метку» документов, идущих к руководителю: подчер¬кивать ключевые слова, отмечать фразы и абзацы, наи¬более важные или имеющие непосредственное отношение к данному руководителю. Такая «разметка» помогает сберечь время всем, кому предстоит работать с этим документом.
Используйте эффект «10 мелочей». 1. Прежде нем отправиться куда-то по делам- позвоните туда. Узнайте, есть ли нужный вам человек, часы приема, какие необходимы документы. Иначе многие посеще¬ния обернутся банальными потерями времени: то нуж¬ный человек отсутствует или не может принять, то необходимо иметь при себе какой-то документ, о ко¬тором не было заранее известно, и т.д.
2. Постарайтесь заменить посещение телефонным звон¬ком. Во многих случаях личное посещение не имеет никаких преимуществ перед разговором по телефону. Уважающий себя и занятой человек не станет из-за пятиминутного разговора тратить два часа на дорогу и ожидание у двери кабинета. Информацию можно по¬лучить по телефону и при решении бытовых вопросов. Например, узнать о наличии нужного товара в магази¬не, лекарства в аптеке. Сообщат все: и стоимость, и производителя, и все остальное.
3. Компонуйте однородные дела и телефонные звонки. Старайтесь выезжать по несрочным делам, если воз¬можно, лишь тогда, когда в месте поездки (или в близ¬лежащих) вас ждут сразу несколько дел. То же и с телефонными звонками: позвонив в одно место, набе¬рите тут же и других требуемых вам абонентов - это займет в целом меньше времени.
4. Не надейтесь на память, записывайте информацию, представляющуюся вам полезной. Помните: мы забываем 90 % того, что слышим, 50 % того, что видим, и 10 % того, что делаем. Ваша большая информированность обернется, в частности, и выигрышем времени.
5. Используйте для работы и чтения время ожидания приема, в очереди, в дороге. Способность работать в лю¬бых условиях, используя для этого малейшую возмож¬ность, характерна для делового человека. Эта черта бросается в глаза особенно при наблюдении за иност¬ранными партнерами. Чтобы выполнить данный со¬вет, нужно всегда иметь при себе какие-либо матери¬алы для работы - на всякий случай (а случаев таких найдется сколько угодно).
6. Всегда носите с собой чистую карточку и карандаш для записи удачных мыслей (совет А. Маккензи). К сожа¬лению, память наша такова, что мы забываем даже самые блестящие мысли (в том числе и свои). А они могут прийти в любое время суток, в любой обстанов¬ке, так как мысль наша работает непрерывно (хотя и не всегда осознанно) над разрешением наших проблем.
7. Не тратьте время на сетования по поводу неудач. Этим грешат многие: «поплакаться в жилетку» после досадного просчета, а особенно в случае неудачного стечения обстоятельств. Так вы не поднимете свой пре¬стиж и не излечите рану, только бередите ее.
Анализируйте свои привычки и наклонности, чтобы .избавиться от вредных. Этому весьма способствуют а) изучение своих рабочих планов и-отметок об их ЙС* полпенни; б) обсуждение с близкими людьми вашего стиля деятельности.
9. Решив трудную задачу, наградите себя кратким от¬дыхом. Насладитесь сознанием своего успеха. Положи¬тельные эмоции вольют в вас новую энергию, которую вы употребите не на текучку, а на решение следующей важной задачи.
10. Не считайте, что методы и приемы вашей рабо¬ты - самые лучшие. Постоянно ищите способы сберечь свое время и время ваших сотрудников.
План рабочего дня секретаря зависит от соответ¬ствующего плана руководителя.
Например, руководитель проводит совещание в 12.30. Следовательно, у секретаря в плане будет стоять под¬готовка совещания (напоминание о нем, размноже¬ние материалов, подготовка помещения), ведение про¬токола.
Если руководитель должен уехать на совещание в 13 часов, то у секретаря в плане на 12.45 будет стоять напоминание руководителю, вызов машины, подготов¬ка необходимых документов и т.д.
В перечне работ на день надо указать, с кем и когда надо соединить руководителя по телефону, какие до¬кументы предстоит перепечатать и т.п.
И еще пожелания. Время от времени просматривай¬те данные рекомендации, освежайте их в памяти, пока они не станут для вас постоянно действующими пра¬вилами.
Фиксируйте любые, даже, на первый взгляд, незна¬чительные успехи, выразившиеся в выигрыше време¬ни, - это ускорит усвоение вами приемов рациональ¬ного его использования.
Планирование работы.
Планирование необходимо осуществлять на день, на неделю, на месяц, квартал, год.
При планировании работы на день необходимо учитывать следующее. Нельзя начинать рабочий день «с места и в карьер». Как опытный автолюбитель перед поездкой прогревает мотор машины, так и секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и соста¬вить план, выделив наиболее срочные и важные дела.
Повторяющиеся изо дня в день виды работ реко¬мендуется планировать на одно и то же время дня (на¬пример, обработку полученной корреспонденции - как правило, на утро).
Необходимо свой день организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать ру¬ководителю в выполнении намеченных им мероприя-тий. Информировать руководителя о чем-либо лучше заранее: за час, а если мероприятие важное, то и за день. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с пла¬нами руководителя. Основная информация, как пра¬вило, передается с утра. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное. ^
Во многих странах мира секретари используют спе¬циальные плоские папки-гармошки, страницы кото¬рых расписаны по дням месяца. Сквозь вырезы в пра¬вом углу папки видны вложенные туда документы, записки-напоминания, поручения шефа, которые надо выполнить к определенному сроку.Литература1. Арутюнов, В.В. Управление персоналом / В.В. Арутюнов. - Ростов-на-дону, 2004. - 448с.
2. Архангельский Г. А. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать / Глеб Архангельский. – 2-е изд., доп. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006. – 256 с.
3. Бизюкова, И.В. Кадры управления: подбор и оценка /И.В. Бизюкова. -М.: Экономика, 2005. - 150 с.
4. Брэддик, У. Менеджмент в организации / У. Брэддик. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 344 с.
5. Веснин, В.Р. Основы менеджмента / В.Р. Веснин. - М.: Институт международного права и экономики им. Грибоедова, 2004. - 480 с.
6. Волгин, А.П. Управление персоналом в условиях рыночной экономики / А.П. Волгин. - М., 2002. - 541 с.
7. Головяшкина, Н.П. Теория организации. Методические рекомендации / Н.П. Головяшкина. – Пенза: издательство ПГУ, 2005.
8. Головяшкина, Н.П., Кошарная, Г.Б. Теория организации. Учебное пособие / Н.П. Головяшкина, Г.Б. Кошарная. – Пенза: издательство ПГУ, 2007.
9. Гончаров, В.В. В поисках совершенства управления: руководство для высшего управленческого персонала /В.В. Гончаров. - М., 2004. - 247с. Джеральд Коул. Управление персоналом в современных организациях /Коул Джеральд. - М.: Вершина, 2004. - 702с.
10. Дорошева, М.В. Нужны ли Вам такие сотрудники? / М.В. Дорошева. -М.: ЗАО Бизнес-школа Интел-Синтез, 2003. - 48 с.
11. Дятлов, В.А., А.Я. Кибанов, В.Т. Пихало. Управление персоналом /В.А. Дятлов, А.Я. Кибанов, В.Т. Пихало.- М.: ПРИОР, 2004. - 365 с. 22.Егоршин, А.П. Управление персоналом / А.П. Егоршин. - Н. Новгород: НИМБ, 2002. - 522 с.
12. Кибанов, А.Я. Основы управления персоналом / А.Я. Кибанов. - М.: ИНФРА - М, 2002. - 304 с.
13. Кошарная, Г.Б. Социология общественного мнения. Методические рекомендации / Г.Б. Кошарная. – Пенза: издательство ПГУ, 2002.
14. Кошарная, Г.Б. Социология. Методические рекомендации / Г.Б. Кошарная. – Пенза: издательство ПГУ, 2003.
15. Кошарная, Г.Б., Редя, Г.П. Психофизиология профессиональной деятельности. Методические рекомендации / Г.Б. Кошарная, Г.П. Кошарная. – Пенза: издательство ПГУ, 2007.
16. Крупский, А., Проскура Ю. Модели успешного сотрудника /А. Крупский, Ю. Проскура // справочник по управлению персоналом. 2007. -№7.- С.46-52
17. Машков, В.Н. Практика психологического обеспечения руководства, управления, менеджмента / В.Н. Машков. - СПб.: Речь, 2005. - 304с.
18. Менеджмент: Учебник / Под ред. В.В. Томилова. - М.: Юрайт - Издат, 2003.-591 с.
19. Мескон, М.Х.Основы менеджмента / М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. - М.: Дело, 2005. - 624с.
20. Основы управления персоналом. Под ред. Т.В. Розарёновой - М.:ГАСБУ, 2006. - 328 с.
21. Старобинский Э.Е. Как управлять персоналом / Э.Е. Старобинский. -М.: ЗАО Бизнес-школа Интел-Синтез, 2003. - 384 с.
22. Управление персоналом / Под ред. А.Я Кибанова, Л.В. Ивановской. -М.: ПРИОР, 2005.-352 с.
23. Управление персоналом / Под ред. Б.Ю. Сербиновского и С.И.Самыгина. М.: Приор, 2004. - 432 с. 42.Управление персоналом организации / Под ред. А.Я. Кибанова - М.:
24. Шекшня, С.В. Управление персоналом современной организации / С.В. Шекшня. – М.: ЗАО Бизнес – школа Интел-синтез, 2005. – 384 с.
|
|
