СодержаниеВведение ................................... 3
Глава 1. Организация регистрации документов на предприятии ............ 6
1.1. Регистрация документов ....................... 6
1.2. Формы и порядок регистрации документов ............. 10
1.3. Индексация документов ..................... 12
Глава 2. Совершенствование документооборота и контроль за использованием документов ................................ 14
2.1. Автоматизация регистрации документов .............. 14
2.2. Журналы регистрации документов ............... 18
2.3. Контроль за сроками исполнения документов ............ 20
Глава 3. Анализ системы документационного обеспечения в ЗАО Строительная Компания "Стройком" ......................... 21
3.1. Организация документооборота ................. 21
3.2. Порядок работы с входящими документами в Компании ........ 24
3.3. Порядок работы в Компании с исходящими документами ...... 28
3.4. Регистрация документов ..................... 31
3.5. Организация контроля исполнения документов ............ 34
Заключение ................................ 37
Список литературы ............................ 39ВведениеЦель данной курсовой работы - изучить и проанализировать организацию регистрации документов (учет документов, контроль за их исполнением, справочная работа по документам) на примере строительной компании "Стройком".
В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается.
Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.
Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.
Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.
Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.
Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.
Задачи регистрации документов:
Раскрыть понятие;
Выявить все преимущества и освоить мало известные стороны данной темы;
Показать важность регистрации документов.
Использованная литература:
1. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах (Басаков М.И.) - книга носит характер практического пособия и может быть полезной менеджерам всех уровней, секретарям-референтам и тем специалистам, кто по роду своей деятельности сталкивается с разработкой и оформлением деловой документации. Предназначена для студентов экономических вузов и колледжей.
2. Делопроизводство (Басаков М.И.) - учебное пособие излагает основные сведения о порядке разработки и оформления управленческой документации, об организации делопроизводственной службы, технологии регистрации, учета и хранения документов. Особое внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распорядительной документации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Приводятся тщательно отработанные образцы основных видов управленческих документов. Излагаются важнейшие положения по оформлению деловой корреспонденции на английском, французском и немецком языках. Пособие соответствует Государственному образовательному стандарту Министерства образования Российской Федерации. Может быть полезным студентам вузов и практическим работникам.
3. Делопроизводство и документооборот (Белов А.Н., Белов А.А.) - в книге обобщены и проанализированы вопросы теории и практики современного делопроизводства и нормативного регулирования корреспонденции. Изложены требования к составлению и оформлению всех видов внутренних документов и ведению внешней деловой переписки. Отдельные главы посвящены организационно-распорядительным документам, служебным письмам, документам бухгалтерского учета, документам по финансово-расчетным операциям, договорам. Книга содержит всю необходимую информацию для правильной и рациональной организации работы персонала управления организацией. Для преподавателей и студентов вузов, а также для самого широкого круга читателей: руководителей, секретарей-референтов, офис-менеджеров, работников делопроизводственных и архивных служб, юристов, бухгалтеров, работников финансовой и налоговой службы.
4. Делопроизводство (Кузнецов И.Н.) - книга содержит информацию, необходимую для делопроизводителей, секретарей, о правилах составления документов по действующим стандартам. Рассмотрены нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Дана характеристика особенностей подготовки, оформления и ведения всех видов внутренних документов, договоров, кадровой документации и внешней деловой переписки. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации. Представлены справочные данные, необходимые для подготовки деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным компьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе делопроизводителя. Для секретарей, секретарей-референтов, работников служб делопроизводства, студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальностям "Документоведение и документационное обеспечение управления" и "Менеджмент организации", а также все интересующихся подобной тематикой.Литература1. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело. - 1999. - №1.
2. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1997.
3. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство. - 1999. - №1.
4. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство. - 2001. - №1.
5. Басаков, М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К°", 2004.
6. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. - Ростов н/Д: изд-во "Феникс", 2000.
7. Белов, А.Н., Белов, А.А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие. - М.: Изд-во Эксмо, 2005.
8. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство. - 1999. - №2.
9. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело. - 2000. - №2.
10. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело. - 2000. - №2.
11. ГОСТ Р 1.5-92 "Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов". М., Издательство стандартов, 1992.
12. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Госстандарт, - 1998.
13. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998.
14. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М., Госстандарт, - 2003.
15. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД. 1991.
16. Делопроизводство: Справ. Пособие. - Омск: Фирма "ЛЕО", 1995.
17. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие / Сост.: М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 1991.
18. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. -М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К°", 2005.
19. Лопатникова, Е.А. Делопроизводство: образцы док. С коммент. - М.: Омега-Л, 2006.
20. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. - М., 1993.
21. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. - М.: ИПК Издательство стандартов, 1995.
22. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств, других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. - М.: Росархив, 2000.
23. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М., 2006.
24. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. - М., 2000."
|
|
