Содержание1. Регистрация документов 2
2. Факс 8
3. Объяснительная записка 9
4. Устав предприятия 10
Пример оформления устава 10
Литература 13ВведениеРегистрация документа - это присвоение ему номера и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или в памяти ПК.
Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.
Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).
С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.
В небольших коммерческих предприятиях чаще всею применяется централизованная система регистрации.
Регистрация должна быть однократной, то есть зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно в другом структурном подразделении.
При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:
- входящие документы,
- исходящие документы,
- внутренние документы,
- контракты коммерческие,
- документы, имеющие гриф ограничения доступаЛитература1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: ИПК Издательство стандартов, 1998.
2. Андреева В. И. Делопроизводство (издание 4-е). - М.: ЗАО "Бизнес школа" 1997.
3. Андреянова В. В. Как правильно подготовить и оформить приказ. - М.: ИНФРА-М, 1997.
4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения - М., Главархив СССР, ВНИИДАД, 1991 - 75с.
5. Делопроизводство: Справ. пособие / А.Б. Фельзер, М.А. Миссерман. - 2-е изд., перераб. и доп. - К.: Вища шк. Головное изд-во, 1987.
6. Организация работы с документами: Учебник / Под. ред. В. А. Кудряева. - М.: ИНФРА-М, 1998.
7. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М.: Изд-во ПРИОР, 2002.
|
