СодержаниеВведение 3
Глава 1. Общее описание 6
Проблемы организации механизации и автоматизации делопроизводства 15
Глава 2. Специфика предприятия 22
Электронный офис 25
Автоматизация документооборота 27
Заключение 29
Список литературы 32ВведениеС развитием информационных технологий и возможностей все большее количество фирм в России начинают использовать возможности автоматизации бизнес-процессов. Вполне резонно, что в первую очередь автоматизируют различные виды учета на предприятии: бухгалтерский, складской, кадровый, управленческий и т.д. Используются же для этого преимущественно российские системы, такие как "1С", "Парус", "Галактика", которые позволяют при условии введения в них первичной информации (документации) эффективно ее обрабатывать и выдавать необходимый результат: бухгалтерский баланс, объем материальных средств, количество работников на предприятии и др. При этом существует одна важная проблема, через которую бизнес в развитых странах уже прошел лет 20 назад, а мы только-только подходим, - это вопрос организации делопроизводства.
А что же можно понимать под делопроизводством на современном предприятии? Ведь очень многие важные события, происшествия, управленческие задачи не имеют отражения в каких-то письменных документах с подписями и печатями. На Западе под делопроизводством на предприятии в настоящее время принято понимать любую передачу информации, значимой для предприятия. И на том этапе, когда происходит автоматизация, определяются виды, объем и значимость информации, а затем процесс ее передачи также автоматизируется и в итоге документируется в электронном виде. Более того, западные системы автоматизации, например Axapta, изначально предусматривают построение таких систем, в отличие от отечественных разработок. Так почему же эти системы массово не внедряются на российских просторах? Этому есть три причины:
1. Высокая стоимость данных систем автоматизации и их внедрения.
2. Отсутствие высококвалифицированного персонала для работы с ними.
3. И самое главное - недостаточная прозрачность и четкость бизнес-процессов на российских предприятиях(здесь можно привести любимое выражение фирм, которые занимаются автоматизацией: "Хаос невозможно автоматизировать").
Каков же выход из этой ситуации для российских предприятий? Ведь в условиях постоянно растущей конкуренции автоматизация и механизация делопроизоства может дать явное преимущество и позволит по-настоящему приблизиться к стандарту ISO 9000. Российскими разработчиками программного обеспечения создан целый ряд программных продуктов, позволяющих эффективно решать вопрос организации оборота документов на предприятии. Например: система SiTex фирмы ANDProject или программа WEB-Dialog от компании WEB-Segment. Вполне естественно, что все, как зарубежные, так и отечественные, системы для организации делопроизводства являются web-ориентированными продуктами, то есть предполагается, что обмен информацией происходит через Интернет, однако при этом в качестве дополнения часто задействуются и иные средства связи, например SMS-сообщения в упомянутой системе WEB-Dialog. Данные программные продукты созданы с учетом российской специфики, имеют сравнительно невысокую стоимость, простоту и понятность в использовании и, что самое главное, позволяют благодаря своей простоте уйти от проблемы невозможности автоматизировать целиком все предприятие путем внедрения на отдельных его участках, что весьма проблематично при использовании более функциональных, но громоздких западных систем.
Таким образом, вопрос автоматизации и механизации делопроизводства на предприятии сегодня решить возможно, но как это связано с "оптимизацией бизнес-процессов" и улучшением работы предприятия - вот вопрос, который задает себе любой руководитель, задумавшийся о необходимости автоматизировать делопроизводство.
Цель данной курсовой работы рассмотреть общие положения механизации и автоматизации делопроизводства и рассмотреть их на практике.Литература1. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы - 1997. №1
2. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы - 1997. №1
3. Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности: Монография / ГУУ. - М., 2001. - 204 с.
4. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело - 2001. №3
5. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. - 2001. №2
6. Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения - http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html
7. Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. -http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html
8. Электронный документооборот: миф или реальность? // eRussia Форум. - 2001
9. http://www.IT.ru/ Электронный документооборот - Системы документационного обеспечения управления.
10. http://www.cmdsoft.ru/ - Автоматизированные системы управления предприятием.
11. http://www.cland.ru/ - Центр Компьютерных технологий: Система управления электронным документооборотом N-System.
12. http.//www.eos.ru/ - Электронные офисные системы - Системы документационного обеспечения.
|
|
