СодержаниеВведение 3
Глава 1. Общие походы к автоматизации офисов 6
1.1. Подходы к автоматизации офисов. Понятие документа, документопотока, делопроизводства 6
1.2. Принципы организации документооборота 10
1.3. Автоматизация делопроизводства 13
Глава 2. Автоматизация офисного документооборота 17
2.1. Задачи автоматизации офисной деятельности 17
2.2. Система автоматизации документооборота ЭСКАДО 25
Заключение 30
Список использованной литературы 33ВведениеАктуальность. Создание в нашей стране правового государства с эф-фективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их дея-тельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и проце-дур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление доку-ментацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и по-треблении информации. В современном обществе информация стала полно-ценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей органи-зационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являют-ся их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управле-ние. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизаци-ей общества.
Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более ши-рокое применение электронно-вычислительной техники при обработке ин-формации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией.
Для современного документоведения важны исследования возможно-стей современных информационных технологий с точки зрения их использо-вания в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных дос-тижений в области теории и практики документоведения, выявление тенден-ций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных ре-зультатов.
Выбор темы настоящей работы обусловлен несколькими факторами:
" во-первых, наличием необходимости упорядочения докумен-тальной среды как средства повышения эффективности управле-ния,
" во-вторых, потребностью архивной службы в глубокой прора-ботке взаимосвязанных проблем документоведения и архивове-дения в новых условиях для трансформации их в прикладные на-учные разработки;
" в-третьих, возрастающими темпами информатизации России и актуальными задачами вхождения ее в мировое информационное пространство, в том числе в сфере управления документацией.
Решение проблемы управления документацией в современных услови-ях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы орга-низаций, обеспечить их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затрата-ми времени, труда и средств.
На протяжении последних десятилетий автоматизация офисной дея-тельности является одним из основных стимулов развития мировой инфор-мационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов - разработ-чиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий.
Спектр решений, предлагаемых для автоматизации офисной деятельно-сти, включает офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация труда его сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости.
При создании новой компании любого масштаба перед ее организато-рами уже не встает вопрос о необходимости автоматизации деятельности ее офисов или подразделений - возникает лишь проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рын-ке.
Цель исследования - рассмотреть проблему автоматизации офисного документооборота.
Задачи исследования:
1. Рассмотреть подходы к автоматизации офисов.
2. Проанализировать принципы организации документооборота.
3. Определить задачи автоматизации офисной деятельности.
4. Изучить систему автоматизации документооборота ЭСКАДО.
Объект исследования - информационные технологии.
Предмет исследования - автоматизация офисной деятельности.
Теоретической основой данной работы послужили работы таких авто-ров, как: Михеева Е.В., Титова О.И., Филимонова Е.В. и других.
Методы исследования: анализ литературы.
Структура работы: работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.Литература1. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2009.
2. Благовещенская М.М., Злобин Л.А. Информационные техноло-гии систем управления технологическими процессами. - М.: Высшая школа, 2005.
3. Киселев Г.М., Бочкова Р.В., Сафонов В.И. Информационные тех-нологии в экономике и управлении. - М.: Дашков и Ко, 2009.
4. Ленкевич Л.А. Делопроизводство. - М.: Академия, 2009.
5. Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. - М.: Академия, 2008.
6. Михеева Е.В., Титова О.И. Информационные технологии в про-фессиональной деятельности экономиста и бухгалтера. - М.: Академия, 2009.
7. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. - М.: Академия, 2007.
8. Свиридова М.Ю. Информационные технологии в офисе. Практи-ческие упражнения. - М.: Академия, 2009.
9. Федотова Е.Л. Информационные технологии и системы. - М.: Форум, Инфра-М, 2009.
10. Филимонова Е.В, Информационные технологии в профессио-нальной деятельности. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2009."
|
|
