СодержаниеСОДЕРЖАНИЕ
Введение 3
1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ) ПРЕДПРИЯТИЯ 7
1.1. Структура канцелярии, ее основные задачи и функции в системе
документооборота предприятия 7
1.2. Анализ нормативно-правовой базы, определяющий порядок
функционирования документа на предприятии 10
1.3. Система документационного обеспечения предприятия 10
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ ВХОДЯЩИХ И ИСХОДЯЩИХ
ДОКУМЕНТОВ, КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 17
3. ХАРАКТЕРИСТИКА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
СРЕДСТВ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА ЗАВОДА 23
3.1. Характеристика этапов автоматизации процессов ДОУ 24
Заключение 29
Список использованной литературы 31
Приложение 33ВведениеВВЕДЕНИЕ
Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению. Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, ее переработки и анализа, подготовки и принятия решения. Данные этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления .
С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности ДОУ становится все более актуальным, так как с документацией связана деятельность работников аппарата управления, от технических исполнителей до руково-дителей звеньев всех уровней. Управление предприятия состоит из функциональных частей управления (экономика, структуры и подразделения, учет, финансы, взаимодействие подразделений), которые всегда опираются на документационное обеспечение управления (ДОУ), являющегося основной функцией делопроизводства .
Непрерывный рост объемов документации на предприятиях, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией. В настоящей работе рассматривается проблема управления документацией в организациях, а именно организация работы с входящими, исходящими документами и внутренними документами на предприятии.
Выбор данной темы актуален, так как для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходим анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и практическое внедрение более совершенных технологий работы с документами на базе новых научных результатов [5].
Решение проблемы управления документацией в современных условиях, по нашему мнению, позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирование, открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существуют две серьезные задачи: совершенствование процессов подготовки и обработки документной информации используя механизмы документационного обеспечения и выбор правильной стратегии автоматизации.
Обозначим основную цель работы – рассмотрение вопроса организации регистрации документов ООО «Завод полимеров».
Для достижения цели были поставлены и решались следующие задачи.
1. Провести анализ существующего на предприятии делопроизводства, выделить его особенности и сущность до проведения автоматизации и с учетом современной ситуации.
2. Выделить недостатки организации процесса документооборота и подготовить аргументированные выводы и предложения, которые могут быть полезными для сотрудников исследуемого предприятия, по долгу службы отвечающих за работу с документами и автоматизации данной деятельности.
Объект исследования - общество с ограниченной ответственностью «Завод комбината» осуществляющий самостоятельную производственную деятельность в форме отдельного юридического лица с 10 октября 2003г.
ООО «Завод полимеров» является основным производителем фторопластов в России (более 70%), единственным производителем специальных марок фторкаучуков, фторо-плсатовых суспензий, фторированных жидкостей, смазок, разработанных для оборонных отраслей промышленности, авиационной и космической техники. Головное предприятие Комбинат, в состав которого входит завод полимеров, является градообразующим предприятием, на его базе построен город К - современный город химиков с развитой социальной и культурной сферой, в котором проживают около 100 тысяч человек [1].
Основной целью общества является извлечение прибыли и осуществление для этого видов деятельности: разработка, производство и реализация химической продукции, производственно-технического назначения и ТНП; проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ в областях создания продукции, снижения себестоимости, совершенствования технологии, оборудования, повышения экологической безопасности производства и использования отходов производства и т.д .
Организационная структура предприятия включает:
- общее собрание участников; дирекцию, возглавляемую директором; функцио-нальные и производственные структурные подразделения. Органом контроля финансово-хозяйственной деятельности общества является ревизионная комиссия.
Высшим органом управления общества является общее собрание его участников (очередное и внеочередное). Исполнительный орган общества - дирекция, возглавляемая директором, является постоянно действующим и подчиняется высшему органу завода. Дирекция предприятия, возглавляемая директором включает: главного инженера; главного бухгалтера; заместителей директора по новым технологиям; экономическим вопросам; по коммерческим вопросам; режиму и охране; управлению персоналом; общим вопросам.
Основу функциональной структуры управления предприятия составляют сле-дующие службы: технологическая, финансовая, экономическая, коммерческая, строительная, режимная, кадровая. В состав основных служб входят следующие структурные подразделения: функциональные (отделы управления) и производственные (цехи, участки), являющиеся элементами общей структуры управления предприятия [19].
Структура управления предприятия состоит из двух самостоятельных органов управления, выполняющих определенные функции. «Вершиной» является центральный аппарат управления предприятия, а «основанием» - аппарат управления структурными подразделениями (производствами, цехами, участками). Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что структура управления завода полимеров отвечает оптимальному выбору варианта управления предприятием, так как:
- является смешанной или комбинированной, представляющей собой совокупность звеньев управления, находящихся на разных уровнях иерархии, содержащей в своем составе обособленные структурные подразделения (службы, отделы, цехи, участки, бригады);
- имеет вид организационной структуры управления, спроектированной по типу линейно-функциональной, так как он основан на соблюдении единоначалия, линейного построения структурных подразделений и распределения функций управления между ними (приложение №1).ЛитератураСПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Андреев С. На повестке дня – разделение основных производств//Газета «Вымпел». -2004.-26авг.
2. Андреева В.И, Быкова Т.А, Вялова Л.М. и др. «Энциклопедия секретаря». – М.: МЦЭФР, 2004. – 688 с. – (Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1-2004).
3. Белов А.Н, Белов А.А. «Делопроизводство и документооборот»: Учебное пособие / 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Эксмо, 2007. – 560с. – (Образовательный стандарт XXI).
4. Быкова Т.А, Вялова Л.М, Санкина Л.В. «Делопроизводство»: Учебник / Под общ. Ред. Проф. Т.В.Кузнецовой. – 2-е изд, перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
5. Быкова Т.А. Инструкция по делопроизводству// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. №8.
6. Должностная инструкция старшего инспектора входящих и исходящих документов. К (город), 2008.
7. Должностная инструкция старшего инспектора доставки документов. К (город), 2008.
8. Должностная инструкция старшего инспектора распорядительных документов. К (город), 2008.
9. Должностная инструкция старшего инспектора участка подготовки и передачи документов на архивное хранение. К (город), 2008.
10. Должностная инструкция старшего инспектора ведения номенклатурных дел. К (город), 2008.
11. Инструкция по документационному обеспечению управления комбината. К (город), 2000.
12. Иритикова В.С. Резолюции и поручения: правильное оформление в целях контроля и организации документооборота//Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2005. №6.
13. 1Каменева Е.М. Реквизиты, отражающие этапы обработки документов и ход их исполнения, Обращения граждан и порядок их рассмотрения, Делопроизводство и документооборот на предприятии, Переписка сторон, Все секреты регистрации документов//Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2007. №№1, 4, 9, 11.
14. Кудряев В.А. и др. «Организация работы с документами»: Учебник. – М.: ИНФРА – М, 1998. 575 с.
15. Кузнецова Т.В. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» 5-е издание, испр. и дополн. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528 с.
16. Кузнецова Т.В. Регистрация – ключевой момент организации работы; Путь к профессионализму; Положение о порядке и сроках хранения документов// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2004. №1,4, 6.
17. Назаренко О.Б. Как выбрать справочно-правовую систему// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2004. №2-3; 6-7.
18. Положение о канцелярии управления завода. К (город), 2006-2008.
19. Поршнев А.Г, Румянцева З.П. «Управление организацией». - М.: Вестник, 2002, 336с.
20. Правила оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 №725 (в ред. От 06.02.2004) // СЗ РФ.2000. №41. Ст. 4076; РГ. 2004. 23 сент.
21. Серов Г.А. Автоматизированная система по делопроизводству «Документооборот 3.0» // Справочник секретаря 2006. №1.
22. Серов Г.А. Справочно-правовая система Консультант плюс (новая версия)// Секретарское дело 2006. №11.
23. Типовая должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, К (город), 2007.
24. Типовая должностная инструкция машинистки, К (город), 2007.
25. Управление организацией: Учебник/ Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А Саломатина. - М.: Инфра, 1998; Кульба В.В., Малюгин В.Д., Шубин А.Н., Bye M.A. Введение в информационное управление. — СПб., 1999.
26. Устав ООО «Завод полимеров». К (город). 2003 год, Дополнение №1, 2007 год.
27. Усманова И.В. Автоматизация документооборота канцелярии промышленного предприятия//Секретарское дело 2005. №1.
28. Французова Л.В. Правила адресования документов// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2007. №3.
29. Янковая В.Ф. «Как организовать делопроизводство». – М.: МЦЭФР, 2004. – 416 с. – (Библиотека журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1-2004).
30. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство; Определение численности делопроизводственного персонала// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005. №7,
|
|
