СодержаниеОглавление
Введение 2
§1 Организация рабочего места и рабочего времени секретаря 5
§2 Работа с посетителями в приемной 11
§3 Ведение деловых бесед 19
§4 Организация переговоров, собраний, деловых встреч руководителя 22
§5 Взаимоотношения с руководителем 29
§6 Взаимоотношения в коллективе 32
§7 Виртуальный офис 35
Заключение 40
Литература 42
Приложение 1 43
Приложение 2 45
Приложение 3 47ВведениеВведение
Секретарь, помощник руководителя - это лицо компании. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о компании в целом. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют корпоративную культуру компании.
В конце 80-х - начале 90-х годов, с приходом "дикого капитализма" и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое "омоложение" профессии. Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. Л.А.Кондрашова: "И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии" [1].
Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.
В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др. По мнению Е. Ишутиной, современный секретарь - "Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя" [5]. Е. Скриптунова, М.Рогожин и М. Стенюков указывают на многофункциональность и разностороннюю развитость современного секретаря [8;9;10]. Н.В.Воржаевая обращает внимание на повышение требований к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества [1].
Практически все авторы (Скриптунова Е., Зельцерман К., Рогодин М., Стенюков М., Ишутина Е.) отмечают большое значение роли секретаря в эффективной работе руководителя и самой организации вцелом.
За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть "лицом фирмы", то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.
Исходя из вышесказанного, цель нашей работы - изучение деятельности секретаря в приемной руководителя, с учетом современных условий деятельности.
Задачи:
1. Изучение теоретических источников по данному вопросу;
2. Рассмотрение практического приложения вопроса;
3. Анализ эффективности деятельности секретаря, выводы на основе анализа.
Методы, используемые в работе: анализ теоретических источников, наблюдение, анкетирование, беседа.
Объектом исследования является профессиональная деятельность секретаря.
Предметом исследования являются пути оптимизации профессиональной деятельности секретаря.
Гипотеза исследования такова: при создании необходимых условий профессиональной деятельности секретаря наблюдается положительная динамика в организации управленческой деятельности предприятия.
§1 Организация рабочего места и рабочего времени секретаря
Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:
- функции по документационному обеспечению управления;
- функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.
Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей [1;10].
К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание,ЛитератураЛитература
1. Воржаева Н.В., Фролова И.М., Епифанцева Н.Л. Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. М.: Попурри, 2007 - 602 с.
2. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003. - 17 с.
3. Домникова М.А., Привалова Е.Ю. Давайте познакомимся!// Секретарь-референт, 2006. №1. С. 34-38.
4. Домникова М.А., Привалова Е.Ю. Мои милые коллеги.// Секретарь-референт, 2004. №5. С.12-18.
5. Ишутина Е. Секретарь - доверенное лицо руководителя. М.: Деловая книга, 2005. - 458 с.
6. Липецкая В. Готовимся к деловой беседе. //Секретарь-референт, 2004. №10. С.78-81.
7. Несмеева А.Ф. Краткий курс корпоративного дарения. // Секретарь-референт, 2004. №12. С. 45-47.
8. Рогожин М.Е. Офис-мастер. М.: МЦФЭР, 2007. - 382 с.
9. Скриптунова Е., Зельцерман К. Организуем прием посетителей.// Секретарь-референт, 2006. №4. С.35-43.
10. Стенюков М.В. Секретарю-референту. Помощник руководителя. М.: А-Приор, 2007. - 256 с.
11. Стенюков М.В. Справочник. Помощник руководителя. М.: А-Приор, 2006. 302 с.
12. Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 02.05.2006 г. №59-ФЗ.
13. http://www.livebusiness.ru/-виртуальный офис.
|
|
