СодержаниеВВЕДЕНИЕ
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ И ПУТИ ЕЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
1.1 Документооборот как узловое звено системы делопроизводства
1.2 Порядок движения документов на предприятии
1.3 Общие проблемы управления документооборотом
1.4 Методы совершенствования документооборота на предприятии
2. ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ ООО "ТИРАЖ ЭКСПРЕСС"
2.1 Характеристика ООО "Тираж-Экспресс"
2.2 Анализ документооборота организации ООО "Тираж-Экспресс"
3. РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО "ТИРАЖ АВТО" И ОЦЕНКА ИХ ЭФФЕКТИВНОСТИ
3.1 Разработка рекомендаций по совершенствованию документооборота организации
3.2 Оценка эффективности рекомендаций по совершенствованию документооборота организации
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯВведениеВ современных условиях ускорения социально-экономического развития на основе НТП возрастают требования к качественным показателям протекания деловых процессов. В рамках ДОУ любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.
Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.
Таким образом, документированная информация составляет основу управления и выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.
В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.
Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.
Совершенствование информационной деятельности предполагает, прежде всего, ее рационализацию. Одна из ее важных задач - повышение общего уровня информационного обеспечения систем социально-экономического управления.
Таким образом, актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организациями, что ведёт к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.
В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. [10]
Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Кудряева В.А., Санкиной Л.В., Лихачева М.Т. и др.).
Особое внимание при написании дипломной работы уделялось рассмотрению и изучению учебных пособий Кузнецовой Т.В.
В издании Т.В. Кузнецовой "Делопроизводство (документационное обеспечение управления)" рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и бездокументационное обслуживание. Это пособие охватывает широкий комплекс вопросов по секретарскому делу. [22]
В учебном пособии "Секретарское дело" автор уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда. Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ). Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления. [25]
В дипломной работе использовались материалы диссертационной работы доктора исторических наук Ларина М.В. "Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии)". Автор в своей работе решает научную проблему управления документацией в целях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии. [27]
При написании дипломной работы часто использовалось справочное издание Стенюкова М.В. "Справочник по делопроизводству". В нем собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов. [29]
Но все же комплексного изучения проблемы совершенствования документооборота организации проведено не было, особенно в ее практическом аспекте.
Возникает противоречие между актуальностью совершенствования документирования управленческой деятельности организациями и недостаточной разработанностью проблемы в литературе. Что так же свидетельствует об актуальности темы данного исследования.
Объектом исследования выступает ООО "Тираж-Экспресс" г. Челябинска.
Предметом исследования является система документооборота ООО "Тираж-Экспресс" в реальных условиях, порядок движения, составления и оформления документов.
Цель работы состоит в исследовании системы документооборота и разработке предложений по ее совершенствованию на примере организации ООО "Тираж-Экспресс" г. Челябинска.
Задачи:
-изучить теоретические основы организации системы документооборота организации и возможности ее совершенствования;
- проанализировать систему документооборота в ООО "Тираж Экспресс";
-разработать предложения по совершенствованию системы документооборота организации и рассчитать их эффективность.
Гипотеза исследования состоит в том, что оптимизация документооборота организации приводит к повышению эффективности работы организации в целом.
Методами исследования были выбраны: теоретический метод исследования, анализ, синтез, планирование и прогнозирование.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.ЛитератураНормативные источники
1. Гражданский кодекс Российской Федерации (части I, II, III) [Текст]: [принят Государственной Думой 5 марта 2003 г.: одобрен Советом Федерации 18 марта 2003 г.]: офиц. текст: по сост. на 1 янв. 2003 / М-во юстиции Рос. Федерации. - М.: Юрайт-Издат, 2003.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации [Текст]: [принят Государственной Думой 21 декабря 2001 г.: одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г.]: офиц. текст: по сост. на 1 янв. 2007 / М-во юстиции Рос. Федерации. - М.: Юрайт-Издат, 2007.
3. ИСО 15489:2001 Информация и документация. Управление документами [Текст]: межгосуд. ст.-т. - Введ. 2001-01-25. - М.: Изд-во стандартов, 2002.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст]. - Введ. 2003-03-03. - М.: Изд-во стандартов, 2003.
5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст]. - Введ. 1998-02-27. - М.: Изд-во стандартов, 2001.
6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации [Текст]: государственный стандарт. - [принят и введён в действие Постановлением Госстандарта РФ 31 июля 1997 г.]. - М.: ВНИИДАД, 2004.
7. Электронная Россия (2002-2010 годы) [Текст]: Федеральная целевая программа: [принята Постановлением Правительства Российской Федерации 28 января 2002 г. № 65]. - М: Приор, 2003.
8. Об информации, информационных технологиях и защите информации [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 27 июля 2006 г.]. - М.: Фемида-Плюс, 2007.
9. О техническом регулировании [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 15 декабря 2002 г.: одобрен Советом Федерации 18 декабря 2002 г.]. - М.: Приор, 2003.
10. Об электронно-цифровой подписи [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 13 декабря 2001 г.: одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г.]. - М.: Приор, 2003.
11. Унификация текстов управленческих документов [Текст]: методические рекомендации. - [приняты и введён в действие Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела 28 февраля 1998 г.]. - М.: ВНИИДАД, 1998.
Литература
12. Басаков, М. И. Современное делопроизводство [Текст]: учебное пособие для вузов / М. И. Басаков. - Ростов н/Д : Феникс, 2007. - 480, [3] с.
13. Бондырева, О. И. Документирование управленческой деятельности [Текст]: курс лекций / О. И. Бондырева. - М.: Высшая школа, ИНФРА-М, 2006. - 474, [8] с.
14. Виханский, О. С. Менеджмент [Текст]: учебное пособие для вузов / О. С. Виханский, А. И. Наумов. - Изд. 4-е, перераб. и доп. - М.: Наука, 2006. - 670 с.
15. Дёмин, С. Н. Документационный менеджмент [Текст]: учебное пособие для вузов / С. Н. Дёмин. - СПб: Проспект, 2005. - 347 с.
16. Долан, Э.Микроэкономика [Текст]: учебное пособие для вузов / Э. Долан, Д. Линдсей; пер. с англ. В. Лукашевича. - СПб: Проспект, 2004. - 448 с.
17. Непомнящий, Е. Г. Финансы и статистика [Текст]: учебное пособие для вузов / Е. Г. Непомнящий. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 185 с.
18. Нуреев, Р. М. Управление инвестициями [Текст]: учебное пособие для вузов / Р. М. Нуреев. - М.: Тандем, 2006. - 536 с.
19. Рузавин, Г. И. Экономика предприятий [Текст]: учебное пособие для вузов / Г. И. Рузавин. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 355 с.
Периодическая печать
20. Баласанян, В. Э. Серьёзный бизнес там, где СЭД [Текст] / В. Э. Баласанян // Лига: информационно-аналитический журнал. - Иркутск, 2007. - № 12. - С. 15.
21. Гузилова, Г. В. Документирование в историческом аспекте [Текст] / Г. В. Гузилова // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. - М., 2008. - № 2. - С. 21-36.
22. Иванова, И.Е. В мире ежегодно создаётся 6 миллиардов документов [Текст] / И.Е. Иванова // Вертикаль: информационно-аналитический журнал. - СПб, 2007. - № 11. - С. 37.
23. Ларин, М. В. О государственной политике в сфере ДОУ [Текст] / М. В. Ларин // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. - М., 2005. - № 1. - С. 3-9.
24. Ларин, М. В. О современных проблемах ДОУ в Российской Федерации и мире [Текст] / М. В. Ларин // Справочник секретаря офис-менеджера: информационный журнал. - М., 2008. - № 3. - С. 25-31.
25. Рубцов, В. М. Государственное регулирование ДОУ [Текст] / В. М. Рубцов // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. - 2008. - № 3. - С. 11-16.
26. Рысков, О. И. Управление документами в европейских странах. Обзор нормативной базы [Текст] / О. И. Рысков // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. - М., 2006. - № 4. - С. 8-14.
27. Столяров, Ю. Н. Синтакционная составляющая документа [Текст] / Ю. Н. Столяров // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. - М., 2006. - № 4. - С. 20-23.
28. Фионова, Л. Р. Современные технологии ДОУ - путь к повышению эффективности управления [Текст] / Л. Р. Фионова // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. - М., 2006. - № 1. - С. 16-20.
Справочные и информационные издания
29. Большая Советская энциклопедия [Текст]: в 30 т. / под ред. А. М. Прохорова. - Изд. 3-е. - М.: Советская энциклопедия, 1970. - 18240 с.
30. Большой экономический словарь [Текст]: словарь для специалистов, предпринимателей, студентов / под ред. А. Н. Азрилияна. - Изд. 4-е, перераб. и доп. - М.: фонд "Правовая культура", 1994. - 528 с.
31. Большой юридический словарь [Текст]: словарь для преподавателей и студентов юридических специальностей / под ред. А. Г. Баглай. - М.: ИНФРА-М, 1997. - 355 с. - (Библиотека словарей ИНФРА-М).
32. Словарь по бизнесу и праву [Текст]: словарь / под ред. Я. М. Маршаков. - Изд. 2-е, перераб. и доп. - СПб.: Снифсъ, 2006. - 575 с.
33. Словарь по экономике и праву [Текст]: словарь / под ред. Л. Ш. Лозовского, Б. А. Райзберга. - Изд. 2-е, перераб. и доп. - М.: Омега, 1999. - 608 с.
34. Стилистика и литературное редактирование [Текст]: справочное пособие / под ред. В. И. Максимова. - Изд. 2-е, перераб. и доп. - СПб: Гардарики, 2005. - 603 с.
35. Толковый словарь русского языка [Текст] / под ред. С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 944 с. - (Библиотека словарей ИНФРА-М).
36. Универсальный бизнес-словарь [Текст] / под ред. Л. Ш. Лозовского, Б. А. Райзберга. - Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 1997. - 640 с. - (Библиотека словарей ИНФРА-М).
Ресурсы удалённого доступа
37. Стоимость документирования и обработки документов [Электронный ресурс] / Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). - Электрон. дан. - М., 2008. - Режим доступа: http://www.vniidad.ru. - Загл. с экрана.
|
|
