Содержание1. Документирование деятельности коллегиальных органов управления. Протокол. Реквизиты и построение текста протокола. Полная и краткая формы протокола. 3
Документы по заключению и исполнению договора, требования к их оформлению (рекламно-информационное письмо, гарантийное, запрос, оферта, акцепт, договорное письмо, сообщения об оплате, отгрузке, установлении недостатков, акты приемки, коммерческий акт, накладные, счета-фактуры, доверенности и т.д.). 10
Задача 1 17
В роли секретаря составьте информационно-рекламное письмо в целях информирования потенциальных клиентов и деловых партнеров об основных направлениях деятельности Вашей организации.
Задача: заинтересовать своей продукцией или услугами, показать преимущества сотрудничества с Вашей организацией.
Недостающие реквизиты определите самостоятельно.
Задача 2 18
В роли руководителя подготовьте приказ о назначении секретаря организации ответственной за учет, хранение, использование документов, содержащих конфиденциальную информацию.
В роли секретаря составьте памятку (не менее 10 пунктов) для сотрудников, работающих с конфиденциальными документами (памятка должна быть утверждена руководителем организации).
Список литературы 20ВведениеЮридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида.
Таким образом, основными правоустанавливающими документами, которыми регламентируется деятельность коллегиальных органов управления.
Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро и т.д.). План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.
Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки заседания заключается прежде всего в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании. В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании. Однако на практике это требование не всегда соблюдается. В повестку дня нередко включается много вопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких заседаний и четкое их ведение. В этом случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент.
Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня прилагают список приглашенных на заседание с указанием их должности и организации, которую они представляют.
В крупных учреждениях к заседаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указываются причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой представляется проект решения, постановления.
Постановка вопросов на обсуждение коллегиальных органов может быть предпринята не только по инициативе руководителя учреждения, но и по инициативе отдельных структурных подразделений.
Материалы к заседанию представляются, как правило, за три-пять дней руководителю учреждения и после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляются членам коллегиального органа. Предварительная рассылка материалов дает возможность вносить поправки в уже имеющийся письменный проект решения и тем самым ускоряет решение вопросов на самом заседании.
Перед началом заседания производится регистрация присутствующих. При подготовке больших совещаний, конференций, встреч, на которых планируется участие работников учреждений, организаций из других краев, областей, международных организаций рекомендуется предусмотреть следующие моменты: 1) выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников; 2) ознакомление предполагаемых участников с повесткой; 3) выработка регламента совещания; 4) подготовка материалов, которые будут рассматриваться на совещании: а) доклада, информационного сообщения организатора совещания, б) доклада, информационного сообщения предполагаемых участников, в) справочно-информационных материалов, которые могут потребоваться в ходе совещания, г) проекта решения; 5) организационное обеспечение совещания: а) регистрация участников, б) размещение участников, в) транспортное обеспечение участников, г) питание участников, д) культурно-массовые мероприятия, е) информирование участников по интересующим их вопросам, ж) снабжение участников канцтоварами; 6) организационные работы секретариата совещания; 7) техническое обеспечение проведения совещания (оснащение помещения техническими средствами); 8) документирование работы совещания (оформление документальных материалов): а) составление протокола (стенограмма) итоговых материалов, б) размножение итоговых материалов, в) обеспечение этими материалами участников совещания; 9) анкетирование участников совещания: а) о работе совещания, б) об уровне организации и проведения совещания.
Если в подготовке совещания участвует целая группа, нужен план, утвержденный должностным лицом, отвечающим за совещание.
Составляется смета расходов. Определяется повестка дня. В соответствующем документе указывается тема, которая будет обсуждаться на совещании, перечисляются темы докладов, содокладов, сообщений и т.п., предлагаемых для обсуждения, и приводятся краткие сведения о выступающих: их фамилии, имена и отчества (полностью или сокращенно), должности, ученые звания. Например:
Повестка дня
1. О работе технического совета предприятия. Доклад главного инженера предприятий кандидата технических наук Зайцева А.И.
2. О работе по рационализаторству и изобретательству в филиале предприятия в г. Кемерово. Сообщение начальника технического отдела предприятия кандидата технических наук Федорова С.Н.Литература1. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск, 2004. - 312 с.
2. Корякин В.М. Работа с обращениями граждан в вооруженных силах Российской Федерации: вопросы теории и практики. - М.: "За права военнослужащих", 2007. - 55 с.
3. Охотников А.В., Булавина Е.А. - Документоведение и делопроизводство. - М.: ИКЦ "МарТ"; Ростов н/Д: издательский центр "МарТ", 2005. - 304 с.
4. Смушкин А.Б. Комментарий к Федеральному закону от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". -М.: Волтерс Клувер, 2006. - 49 с.
5. Хаманева Н.Ю. Исполнительная власть в России. История и современность, проблемы и перспективы развития - М.: Новая Правовая культура, 2005. - 221 с.
|
|
