СодержаниеВведение 3
1.Анализ актуальности электронизации документооборота 7
1.1.Характеристика особенностей документооборота наукоемких организаций 7
1.2.Анализ поставщиков программного обеспечения документооборота 12
1.3.Идентификация факторов актуальности внедрения системы электронного документооборота 26
2.Разработка мероприятий по внедрению системы электронного документооборота 34
2.1.Разработка предложения проекта 34
2.2.Разработка иерархической структуры проекта 41
2.3.Разработка организационного плана проекта 49
2.4.Составление расписания проекта 57
3.Технология внедрения системы электронного документооборота 64
3.1.Характеристика системы электронного документооборота 64
3.2.Разработка технологии "ввод - вывод" документации 69
3.3.Листинг работы системы 74
4.Охрана труда и окружающей среды 79
5.Оценка социально-экономической эффективности проекта 86
5.1.Формирование критериев оценки проекта 86
5.2.Формирование сценариев реализации проекта 90
5.3.Материальная оценка эффективности проекта 94
5.4.Социальная оценка эффективности проекта 96
Заключение 102
Список литературы и источников 106
Приложения 110ВведениеАктуальность темы данного дипломного проекта обосновывается тем, что процесс управления любой организацией или предприятием приводит к формированию большого количества управленческих документов. Отсутст-вие соответствующих документов не позволяет решать задачи планирования и организации производственного процесса, финансирования, бухгалтерско-го учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения дея-тельности учреждения и т.п. В связи с этим сегодня роль документационного обеспечения управления весьма высока.
Знание основ документационного обеспечения управления (ДОУ) не-обходимо любому современному специалисту. Именно документ, как зафик-сированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности учреждения, организации (предприятия), в том числе, при разрешении раз-личных споров.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это сложный производственный процесс, осуществляемый специалистами службы ДОУ с целью организации документирования и управления технологическим цик-лом движения документов. В текущих условиях больше значение придается автоматизации процессов документационного обеспечения управления, что позволяет не только эффективным образом выстроить и систематизировать документацию предприятия и организации, но и также формализовать прин-ципы построения системы документационного обеспечения управления.
Все выше сказанное позволяет сформировать цель данной дипломной работы, которая заключается в изучении, уточнении методики и анализе про-граммных средств в процессе создания и управления документами.
Указанная цель исследования обуславливает необходимость постанов-ки и решения следующих задач:
изучение общих теоретических аспектов организации документо-оборота на предприятиях и в организациях,
изучение деятельности предприятия ФГУП ГосНИИП, анализ объема документооборота, выявление особенностей документооборота нау-коемких организаций,
проведение анализа современного программного обеспечения для автоматизации документооборота, а также анализ самих программных средств, предназначенных для автоматизации документооборота.
Объектом исследования в данном дипломном проекте является Феде-ральное Государственное Унитарное Предприятие (ФГУП) ГосНИИП.
Предмет исследования - современные подходы к автоматизации доку-ментооборота на предприятиях и в организациях.
В процессе исследования в качестве источниковой базы использова-лись следующие законодательные акты Российской Федерации: Гражданский кодекс Российской Федерации , Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" . Федеральный закон Российской Федерации от 10 февраля 2002 г. "Об элек-тронной цифровой подписи" .
В данных законодательных актах определяются правовые аспекты взаимодействия граждан, юридических лиц и других участников предприни-мательской деятельности; закрепляется обязательность документирования информации; даются важнейшие понятия в сфере информации; определяются правовые основы документирования деятельности юридических лиц; регули-руются условия обмена электронными сообщениями; устанавливается обяза-тельность хранения определенных видов документов и т.д.
Следующую группу источников составляют нормативно-методические документы, закрепляющие требования к составлению и оформлению доку-ментов, бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению; правила унификации и стандартизации документов и применения унифицированных систем документации; содержат определения базовых терминов документа-ционного обеспечения. К данной группе источников относятся: ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" ; ГОСТ Р630-2003 Унифицированные системы документации; Унифицирован-ная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ; Унифицированная система организационно-распорядительной документации; Общероссийский классификатор управлен-ческой документации .
Нужно отметить, что тема, выбранная для исследования, достаточно хорошо изучена современными специалистами. В процессе подготовки ди-пломного проекта был изучен широкий спектр специальной литературы, по-священной вопросам автоматизации документационного обеспечения управ-ления. При этом особое внимание уделялось вопросам организации и совер-шенствования документационного обеспечения управления, перспективам развития автоматизированного документооборота.
Так, в работе В.Н.Чернова "Качественный анализ автоматизированных систем" приведены основные принципы, алгоритмы отбора информацион-ных систем для автоматизации документооборота, представлены факторы влияния на выбор средств автоматизации. Ключевыми рассмотренными во-просами в данном источнике являются основные особенности создания ав-томатизированных систем для автоматизации документооборота, заключаю-щиеся в концентрации сложности на начальных этапах анализа требований и проектирования спецификаций при относительно невысокой сложности и трудоемкости последующих этапов.
В учебно-методическом пособии авторов М.В.Ларина и О.И. Рыскова "Электронные документы в управлении" обращает на себя внимание полный обзор в области нормативно-законодательного обеспечения электронного до-кументооборота, послуживший основой для написания дипломной работы.
Практическая значимость представленного исследования заключается в формировании проекта внедрения системы электронного документооборота с службе ДОУ предприятия ФГУП ГосНИИП.Литература1. Гражданский Кодекс РФ от 30 ноября 1994 года, № 51-ФЗ в четырех частях. - М.: Эксмо -Гарант, 2010. - 960 с.
2. Федеральный закон Российской Федерации от 10 февраля 2002 г. №2-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" в редакции от 08.11.2007 N 258-ФЗ// Правовая система "Консультант Плюс". - 2010. - URL: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=72518;page=esse (дата обращения 20.03.2010)
3. Федеральный Закон от 21 июля 1993 года N 5485-1 (ред. от 18.07.2009) "О государственной тайне" в редакции от 18.07.2009 N 180-ФЗ// Пра-вовая система "Консультант Плюс". - 2010. - URL: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=89782;page=esse (дата обращения 17.04.2010)
4. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информа-ции"// Правовая система "Консультант Плюс". - 2010. - URL: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=5887;page=esse (дата обращения 18.04.2010)
5. Федеральный Закон РФ от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (в редакции от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ)// Правовая сис-тема "Гарант". - 2010. - URL: http://base.garant.ru/12148567.htm (дата обращения 17.04.2010)
6. Федеральный закон "Об обязательном экземпляре документа" от 29.12.94. № 77-ФЗ (в редакции от 23.07.2008 N 160-ФЗ)// Правовая сис-тема "Консультант Плюс". - 2010. - URL: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=78626;page=esse (дата обращения 30.03.2010)
7. Федеральный Закон от "О коммерческой тайне" от 29 июля 2004 года N 98-ФЗ (в редакции от 24.07.2007 № 214-ФЗ)// Правовая система "Консультант Плюс". - 2010. - URL: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=89782;page=esse (дата обращения 17.04.2010)
Нормативно-методические издания:
8. Государственный стандарт РФ. ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. "Криптографическая защита информации. Процессы фор-мирования и проверки электронной цифровой подписи"// Федеральное Агентство по техническому регулированию и метеорологии. - 2010. - URL: www.gost.ru/wps/portal/pages.PublishStandards (дата обращения 20.04.2010)
9. Государственный стандарт РФ. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело"// Федеральное Агентство по техническому регулирова-нию и метеорологии. - 2010. - URL: www.gost.ru/wps/portal/pages.PublishStandards (дата обращения 20.04.2010)
10. Государственный стандарт. ГОСТ Р 51275-2006 "Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения" // Федеральное Агентство по техническому регули-рованию и метеорологии. - 2010. - URL: www.gost.ru/wps/portal/pages.PublishStandards (дата обращения 10.04.2010)
11. Государственный стандарт РФ. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. "Унифицированная система организационно- распорядительной документации"// Федеральное Агентство по техни-ческому регулированию и метеорологии. - 2010. - URL: www.gost.ru/wps/portal/pages.PublishStandards (дата обращения 20.04.2010)
12. Государственный стандарт. ГОСТ 34.003-90. Информационная техно-логия. "Автоматизированные системы. Термины и определения"// Фе-деральное Агентство по техническому регулированию и метеорологии. - 2010. - URL: www.gost.ru/wps/portal/pages.PublishStandards (дата об-ращения 20.04.2010)
13. Государственный стандарт. ГОСТ 34.201-89 "Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем"// Федеральное Агентство по техническому регулированию и метеороло-гии. - 2010. - URL: www.gost.ru/wps/portal/pages.PublishStandards (дата обращения 20.04.2010)
14. Государственный стандарт. ГОСТ 34.602-89 Информационная техноло-гия. "Техническое задание на создание автоматизированной системы"// Федеральное Агентство по техническому регулированию и метеороло-гии. - 2010. - URL: www.gost.ru/wps/portal/pages.PublishStandards (дата обращения 20.04.2010)
Литература:
15. Абдикеев Н.М., Данько Т.П., Ильдеменов С.В., Киселев А.Д. Реинжи-ниринг бизнес-процессов. Полный курс MBA. - М.: Эксмо, 2007. - 592 с.
16. Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение. - М: Кно-рус, 2007. - 134 с.
17. Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот. - М.: Книжный Мир, 2008. - 486 с.
18. Басаков М.И. Современное делопроизводство. - Ростов-на-Дону: Фе-никс, 2007. - 201 с.
19. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие. - М.: Эксмо, 2007. - 560 с.
20. Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. Современное делопро-изводство. - СПб: Питер, 2007. - 120 с.
21. Васильева И.Н. Организация делопроизводства и персональный ме-неджмент. - М.: Вузовский учебник, 2009. - 320 с.
22. Галахов В.В. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. - М.: Проспект, 2007. - 324 с.
23. Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. - М.: Тетра Системс, 2005. - 411 с.
24. Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях / Под. ред. Татарникова М.А. - М.: Инфра-М, 2005. - 391 с.
25. Замыцкова О.И., Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управлением). - М.: Омега-Л, 2006. - 148 с.
26. Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. - М.: Финансы и статистика, 2007. - 459 с.
27. Компьютерное делопроизводство / Под. ред. Макаровой Н.А. - СПб: Питер, 2006. - 416 с.
28. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: учеб-ное пособие. - М.: Бизнес-пресса, 2007. - 280 с.
29. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие, издание 5-е. - М.: Дашков и К , 2008. - 520 с.
30. Куперштейн В. Microsoft Project в делопроизводстве и управлении. - СПб: ПХВ Петербург, 2006. - 470 с.
31. Ларин М.В. Управление документацией в организациях - М.: Научная книга, 2002. - 287 с.
32. Логинов В.Н. Информационные технологии управления. - М.: Кнорус, 2008. - 239 с.
33. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. Дело-производство. - СПб: Питер, 2007. - 87 с.
34. Стенюков М.А. Делопроизводство. Организация документационного обеспечения предприятия. - М.: Приор, 2009. - 176 с.
35. Чернов В.Н. Качественный анализ автоматизированных систем доку-ментационного обеспечения управления: Справочник / РОО "Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией". - М.: Мысль, 2005. - 94 с.
36. Электронные документы в управлении: Метод.пособие / М.В.Ларин, О.И.Рысаков; ВНИИДАД. - М., 2008. - 208 с.
Периодические издания:
37. Документооборот на предприятии. Электронный документооборот// Архивное дело. - 2006. - № 4. - С. 18-32.
38. Дроков С.В. Современные возможности экспертизы ценности и учета электронных документов// Отечественные архивы. - 2003. - № 5. - С. 26-32.
39. Куциняк Д., Прохоров А. Документооборот и его программное обеспе-чение// Компьютер Пресс. - 2005. - № 1. - С. 31-39.
40. Пономарева Н.Г. Формирование и хранение архива документации в ор-ганизациях// Секретарское дело. - 2006. - № 2(66). - С. 28-33.
41. Савтюгин А. Особенности использования и внедрения ERP-систем в России// Директор ИС. - 2006. - № 2. - С. 23 - 39.
|
|
