СодержаниеВВЕДЕНИЕ.............................5
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ И ПУТИ ЕЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ....................8
1.1. Документооборот как узловое звено системы делопроизводства......8
1.2. Порядок движения документов на предприятии..............20
1.3. Общие проблемы управления документооборотом............29
1.4 . Методы совершенствования документооборота на предприятии.......33
2. ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ ООО «ТИРАЖ ЭКСПРЕСС».......................39
2.1. Характеристика ООО «Тираж-Экспресс»................39
2.2 . Анализ документооборота организации ООО «Тираж-Экспресс».....50
3. РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО «ТИРАЖ ЭКСПРЕСС» И ОЦЕНКА ИХ ЭФФЕКТИВНОСТИ........................62
3.1. Разработка рекомендаций по совершенствованию документооборота организации.............................62
3.2. Оценка эффективности рекомендаций по совершенствованию документооборота организации....................71
ЗАКЛЮЧЕНИЕ............................75
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ..............78
ПРИЛОЖЕНИЯ..............................82ВведениеВ современных условиях ускорения социально-экономического развития на основе НТП возрастают требования к качественным показателям протекания деловых процессов. В рамках ДОУ любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.
Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.
Таким образом, документированная информация составляет основу управления и выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.
В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.
Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.
Совершенствование информационной деятельности предполагает, прежде всего, ее рационализацию. Одна из ее важных задач — повышение общего уровня информационного обеспечения систем социально-экономического управления.
Таким образом, актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организациями, что ведёт к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.
В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации [13].
Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий: работы Андреевой В.И. [1], Кузнецовой Т.В. [22-24], Кудряева В.А. [20], Сологуб О.П. [20], Ларина М.В. [26] и другие.
Особое внимание при написании дипломной работы уделялось рассмотрению и изучению учебных пособий Кузнецовой Т.В.
В издании Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и бездокументационное обслуживание. Это пособие охватывает широкий комплекс вопросов по секретарскому делу [22].
В учебном пособии «Секретарское дело» автор уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда. Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ). Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления [25].
В дипломной работе использовались материалы диссертационной работы доктора исторических наук Ларина М.В. «Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии)». Автор в своей работе решает научную проблему управления документацией в целях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии [26].
При написании дипломной работы часто использовалось справочное издание Стенюкова М.В. «Справочник по делопроизводству». В нем собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов [38]
Но все же комплексного изучения проблемы совершенствования документооборота организации проведено не было, особенно в ее практическом аспекте.
Возникает противоречие между актуальностью совершенствования документирования управленческой деятельности организациями и недостаточной разработанностью проблемы в литературе. Что так же свидетельствует об актуальности темы данного исследования.
Объектом исследования выступает ООО «Тираж-Экспресс» г. Челябинска.
Предметом исследования является система документооборота ООО «Тираж-Экспресс» в реальных условиях, порядок движения, составления и оформления документов.
Цель работы состоит в исследовании системы документооборота и разработке предложений по ее совершенствованию на примере организации ООО «Тираж-Экспресс» г. Челябинска.
Задачи:
-изучить теоретические основы организации системы документооборота организации и возможности ее совершенствования;
- проанализировать систему документооборота в ООО «Тираж Экспресс»;
-разработать предложения по совершенствованию системы документооборота организации и рассчитать их эффективность.
Гипотеза исследования состоит в том, что оптимизация документооборота организации приводит к повышению эффективности работы организации в целом.
Методами исследования были выбраны: теоретический метод исследования, анализ, синтез, планирование и прогнозирование.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.Литература1. Андреева В.И. Делопроизводство: учебник - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2007. - 187 с.
2. Басаков М. И. Современное делопроизводство: учебное пособие для вузов - Ростов н/Д: Феникс, 2007. - 480 с.
3. Большой экономический словарь: словарь для специалистов, предпринимателей, студентов / под ред. А. Н. Азрилияна. - М.: фонд «Правовая культура», 2004. - 528 с.
4. Большаков А.С. Менеджмент. - Спб.: Питер, 2003. – 345 с.
5. Бондырева О. И. Документирование управленческой деятельности: курс лекций - М.: Высшая школа, ИНФРА - М, 2006. - 474 с.
6. Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник. - М.: Проспект, 2004.- 345 c.
7. Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учебное пособие для учащихся специальных учебных заведений экономического профиля - М.: ИНФРА-М, 2007 -256 с.
8. Виханский О. С., А.И. Наумов Менеджмент: учебное пособие для вузов - М.: Наука, 2006. - 670 с.
9. Галенко В. П., Рахманов А. И., Страхова О. А. Менеджмент, учебник для вузов. - СПб.: Питер, 2006.- 456 с.
10. Герчикова И. Н. Менеджмент: учебник.– М.: ЮНИТИ, 2002.- 324 с.
11. Глухов В.В. Менеджмент. Учебник. - СПб.: Издательство «Лано», 2006. – 345 с.
12. Глухов В.В. Основы менеджмента - СПб.: Специальная литература, 2004.- 431 с.
13. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Введ. 2003.03.03. - М.: Изд-во стандартов, 2003.
14. Делопроизводство. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебник для вузов / под ред. Т.В. Кузнецовой. – М., ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 359 с.
15. Дёмин С. Н. Документационный менеджмент: учебное пособие для вузов - СПб: Проспект, 2005. - 347 с.
16. Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Кузнецова Т.В., Лихачев, М.Т., Райхцаум А.Л., Соколов А.В. - М., Экономика, 2008 - 271 с.
17. Дункан У. Дж. Основополагающие идеи в менеджменте: Пер. с англ.- М.: Дело, 2006 - 272 с.
18. Еремченко В.А. Проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления. // Делопроизводитель. 2008. - №1. - С. 15-18.
19. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие - Минск: Новое знание, 2006. - 345 с.
20. Кудряев В.А., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н. Организация работы с документами: Учебник. - М.: Инфра-М, 2007. - 572 с.
21. Кудряев, В.А., Корнеев И.К., Ксандопуло, Г.Н. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. Компьютерные технологии в производстве. - М.: ЗАО «Бизнес-школа», 2003. - 625 с.
22. Кузнецова Т.В. Проблемы организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на современном этапе. // Делопроизводитель . 2008. - №1. - С. 44.
23. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008. - 288 с.
24. Кузнецова Т.В. Методы совершенствования документооборота. / Секретарское дело. 2008. - №2. - С. 16.
25. Ладанов И.Д. Практический менеджмент. Управление персоналом: Секреты современного бизнеса. Пособие для руководителей и предпринимателей - М.: Ника, 2008. - 440 с.
26. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях. // Экономика и жизнь. 2008. - №14. - С. 32 - 35.
27. Ларин М. В. О современных проблемах ДОУ в Российской Федерации и мире // Справочник делопроизводителя офис–менеджера: информационный журнал. 2008. - № 3. - С. 25-31.
28. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. – М.: Научная книга, 2007 - 137 с.
29. Мельникова М.Н. Мотивационный менеджмент. – Хабаровск: Принт, 2007. - 341 с.
30. Менеджмент организации: Учебное пособие / Под ред. З.П. Румянцевой, Н.А. Соломатина. - М.: ИНФРА-М, 2001 - 429 с.
31. Мауэрс Р. Эффективное управление – М.: Финпресс, 2004.- 345 с.
32. Молл Е.Г. Менеджмент: организационное поведение. – М.: Проспект, 2005. - 321 с.
33. Молл Е.Г. Управление карьерой менеджера . - СПб.: Питер, 2005. – 345 с.
34. Парова Л.М. Документирование управленческой деятельности :учеб. пособие. - М.: МГИУ, 2007.- 234 с.
35. Рузавин Г. И. Экономика предприятий: учебное пособие для вузов - М.: ИНФРА - М, 2004. - 355 с.
36. Словарь по бизнесу и праву: словарь / под ред. Я. М. Маршаков. - СПб.: Снифсъ, 2006. - 575 с.
37. Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие. М.: Омега-Л, 2007. - 208 с.
38. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М.: Издательство ПРИОР, 2008 – 234 с.
39. Стоимость документирования и обработки документов [Электронный ресурс] // Всероссийский научно–исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). - Электрон. дан. - М., 2009. - Режим доступа: http://www.vniidad.ru. - Загл. с экрана.
40. Толковый словарь русского языка / под ред. С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 944 с.
41. Фионова Л. Р. Современные технологии ДОУ - путь к повышению эффективности управления // Делопроизводство: информационно–аналитический журнал. 2006. - № 1. - С. 16 - 20.
42. Чуковенков А.Ю. Нормативная база делопроизводства// Секретарское дело. 2005. - №1. - С. 23-25.
|
|
