СодержаниеВведение 3
1. Появление и развитие архивного дела России 5
1.1. Зарождение и развитие архивного дела в структуре органов
управления России 5
1.2. Выделение архивов в самостоятельные единицы управленческих
структур Российской империи 6
1.3. Зарождение и развитие сети исторических архивов в Российской
империи 6
1.4. Развитие организационной структуры государственной архивной
службы России в 1991-2000 гг. 7
1.5. Основные концептуальные положения системы защиты
информации 8
1.6. Концептуальная модель информационной безопасности 12
1.7. Угрозы конфиденциальной информации 15
1.8. Действия, приводящие к неправомерному овладению
конфиденциальной информацией 16
2. Современная сеть государственных архивов в Российской Федерации и
архивов организаций 18
2.1. Структура Росархива 18
2.2. Цели и формы использования документов государственной части
Архивного фонда Российской Федерации, его нормативная база 19
2.3. Архивные справочники, их назначение и содержание 20
2.4. Работа читальных залов архивов. Учет использования архивных
документов 22
2.5. Страховые фонды и списки и их формирование 24
2.5.1. Понятие «страхового фонда», его формирование 24
2.5.2. Архивные списки и перечни, их роль в оптимизации состава
и структуры Архивного фонда Российской Федерации. 25
2.6. Организация архивов организаций 27
2.6.1. Функции архива в структуре организации 27
2.6.2. Функция использования документов 29
2.6.3. Взаимосвязь архивного дела и делопроизводства 29
Заключение 31
Литература 33ВведениеАктуальность темы. Примечательная особенность нынешнего периода - переход от индустриального общества к информационному, в
котором информация становится более важным ресурсом, чем материальные или энергические ресурсы. Ресурсами, как известно,
называют элементы экономического потенциала, которыми располагает общество и которое при необходимости могут быть использованы
для достижения конкретной цели хозяйственной деятельности. Давно стали привычными и общеупотребительными такие категории, как
материальные, финансовые, трудовые, природные ресурсы, которые вовлекаются в хозяйственный оборот, и их назначение понятно
каждому.
Но вот появилось понятие «информационные ресурсы», и хотя оно узаконено, но осознано пока еще недостаточно. Информационные
ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы, документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках
данных, других информационных системах).
Информационные ресурсы являются собственностью, находятся в ведении соответствующих органов и организаций, подлежат учету и
защите, так как информацию можно использовать не только для товаров и услуг, но и превратить ее в наличность, продав кому-нибудь, или,
что еще хуже, уничтожить. Собственная информация для производителя представляет значительную ценность, так как нередко получение
(создание) такой информации - весьма трудоемкий и дорогостоящий процесс. Очевидно, что ценность информации (реальная или
потенциальная) определяется в первую очередь приносимыми доходами.
Особое место отводится информационным ресурсам в условиях рыночной экономики.
В этих условиях защите информации от неправомерного овладения ею отводится весьма значительное место. При этом «целями защиты
информации являются: предотвращение разглашения, утечки и не санкционированного доступа к охраняемым сведениям; предотвращение
противоправных действий по уничтожению, модификации, искажению, копированию, блокированию информации; предотвращение других
форм незаконного вмешательства в информационные ресурсы и информационные системы; обеспечение правового режима
документированной информации как объекта собственности; защита конституционных прав граждан на сохранение личной тайны и
конфиденциальности персональных данных, имеющихся в информационных системах; сохранение государственной тайны,
конфиденциальности документированной информации в соответствие с законодательством; обеспечение прав субъектов в
информационных процессах и при разработке, производстве и применении информационных систем, технологии и средств их обеспечения».
Как видно из этого определения целей защиты, информационная безопасность - довольно емкая и многогранная проблема, охватывающая не
только определение необходимости защиты информации, но и то, как ее защищать, от чего защищать, когда защищать, чем защищать и какой
должна быть эта защита.
Основное внимание уделяется защите конфиденциальной информации, с которой большей частью встречаются предприниматели
негосударственного сектора экономики.
Целью настоящей работы является рассмотрение системы защиты ценной информации и конфиденциальных документов.
Задачи работы: рассмотреть историю появления и развития архивного дела в России, структуру современных государственных архивов и
архивов организаций, которые позволяют ограничивать доступ к конфиденциальной информации различных уровней.ЗаключениеОсновной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов, т.е. «обеспечение физической сохранности документов и
их учет». Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов;
размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их
наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда.
Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их
поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в
соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива .
Учету подлежат ВСЕ документы, хранящиеся в архиве.
Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц
учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные,
следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные
документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и
указанием количества листов в описи дел. Неописанные документы учитываются по количеству листов.
Государственный учет документов организуется на основе трех принципов: централизации, преемственности учетных документов на всех
стадиях работы, динамичности.
Учет в государственных архивах ведется централизованно и в каждом архивохранилище. Для учета используются формы основных
учетных документов и вспомогательная учетная документация. Если основные учетные документы определены правилами работы
госархивов, то вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и в зависимости от
организации работы по учету.
Основными учетными документами в государственном архиве являются:
книга учета поступлений
книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования
список фондов (+список фондов, содержащих особо ценные дела)
лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации
описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда);
архивная опись(+опись особо ценных дел)
опись страхового фонда
инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложениях к ним материальные ценности
Кроме того, для централизованного государственного учета в архиве на каждый вновь поступивший фонд один раз составляется карточка
фонда, которая отсылается в фондовый каталог соответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для обеспечения оперативного
поиска той или иной документной информации.
На каждый фонд заводится дело фонда.
Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого
является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы
двух и более фондов.
Описи дел выполняют ряд функций, в том числе функцию учета дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Опись
осуществляет поединичный учет дел (закрепляет за каждой единицей хранения самостоятельный номер) и суммарный учет (путем
составления итоговой записи).ЛитератураАлексеева Е.В. Архивоведение. Учебник. Издательство «Академия», 2004, 272 с.
Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Вялова Л.М. Делопроизводство. Издательство «Академия», 2003, 176 с.
Басаков М.И., З_амыцкова О.И. Делопроизводство. Издательство «Феникс», 2005, 379 с.
Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. Издательство «ЭКСМО», 2006, 621 с.
Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство. Издательство «Проспект Велби», 2006, 456 с.
Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. Издательство «Питер», 2004, 219 с.
Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Издательство «Дашков и К», 2006, 519 с.
Озмидова Е.В. Делопроизводство. Издательство «Вектор», 2005, 183 с.
Рогожин М. Делопроизводство. Организация архива предприятия. Издательство «Питер», 2005, 160 с.
Романов, Ильина, Логинова. Правда об электронном документообороте. Издательство «АйТи-Пресс», 2005, 219 с.
Румынина Л.А. Делопроизводство. Издательство «Академия», 2002, 208 с.
Слиньков В.Н. Делопроизводство и менеджмент. Издательство «Алерта», 2002, 196 с.
Сологуб О. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. Издательство «Омега-Л», 2007, 208
с.
Спивак В. Документирование управленческой деятельности. Издательство «Питер», 2005, 240 с.
Тельчаров А.Д. Архивоведение. Конспект лекций. Издательство «Приор-издат», 2004, 160 с.
|
|
