СодержаниеВведение 3
Глава 1. Организация документационного обеспечения управления предприятием 6
1.1. ГОСТ Р 6.30-2003 – особенности и отличия 6
1.2. Правила делопроизводства в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 12
Глава 2. Документационное обеспечение управления ООО «Берингов пролив Сервис» 38
2.1. Система документационного обеспечения управления ООО «Берингов пролив Сервис» и ее недостатки 38
2.2. Предложения по совершенствованию документационного обеспечения управления ООО «Берингов пролив Сервис» 46
Заключение 74
Список использованных источников 76
Приложения 79ВведениеПереход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности. Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход от традиционного примата делопроизводства, от классического деления документации “по системам” и на переход к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, особенно в государственном аппарате управления.
Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.
1. Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.
2. Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы).
3. Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований.
4. Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.
Актуальность выбранной темы не оставляет сомнения, поскольку сегодня трудно представить какой либо вид деятельности в современном бизнесе, не связанный с оформлением, получением и хранением документов. Начиная с регистрации предприятия, предприниматель приступает к документированию своей работы. И на протяжении всей своей деятельности он сталкивается с вопросами делопроизводства. Порой правильное оформление пустяковой бумаги является трудноразрешимой задачей, отнимающей много времени.
Итак, целью настоящей работы является совершенствование организации документационного обеспечения управления сервисного центра по ремонту бытовой техники.
Объектом настоящего исследования выступает организация документационного обеспечения управления предприятием.
Предметом работы является организация документационного обеспечения управления ООО «Берингов пролив сервис».
Для достижения указанной цели перед работой необходима постановка следующих задач:
1. Определить отличительные особенности ГОСТ Р 6.30-2003.
2. Изучить правила делопроизводства в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
3. Исследовать систему документационного обеспечения управления ООО «Берингов пролив Сервис» и выявить ее недостатки.
4. Разработать предложения по совершенствованию документационного обеспечения управления ООО «Берингов пролив Сервис».ЗаключениеТаким образом, по результатам проведенного исследования можно сделать определенные выводы.
Государственный стандарт 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., вошедшей в состав Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) по классу 020000. Детально, путем перечисления, сфера распространения стандарта не установлена. Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам как государственных организаций, так негосударственных структур. Как и ранее, стандарт устанавливает состав реквизитов документов. требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов.
При анализе организации документационного обеспечения управления ООО «Берингов пролив сервис» были выявлены следующие недостатки.
В ООО «Берингов пролив Сервис» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления.
Сотрудники сервисного центра сами занимаются оформлением документов, что приводит к потере их профессионального времени, а также к нарушениям в оформлении самой документации.
Серьезным нарушением в ведении делопроизводства является отсутствие каких–либо нормативно–методических материалов, регламентирующих работу с документами:
- нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций секретарям;
- не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ, «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Перечень документов со сроками хранения»;
- документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно–поисковую работу по документам.
Из проведенного анализа следует, что:
- документы в ООО «Берингов пролив Сервис» составляются и оформляются с нарушением требований ГОСТ;
- необходимо издать внутренние нормативные документы, на базе которых секретариат может осуществлять свою работу;
- следует организовать централизованное оформление документов секретарем, знающим требования делопроизводства.
На наш взгляд, работа по совершенствованию документационного обеспечения управления ООО «Берингов пролив Сервис» должна проводится по следующим направлениям:
- разработка нормативно-организационных документов, регламентирующих деятельность службы документационного обеспечения управления, в частности разработка положения о функциональной службе ДОУ;
- совершенствование составления и оформления организационно-распорядительных документов, в частности внедрение информационных систем управления документооборотом предприятия (например, система «Летограф»);
- совершенствование технологии обработки документов;
- совершенствование работы по систематизации документовЛитература1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации \"Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов\" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст) // ИПК Издательство стандартов, 2003 г.
2. Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ \"О техническом регулировании\" (с изменениями от 9 мая 2005 г.) // СЗ РФ, 2002 г. N 52 (часть I) ст. 5140.
3. Закон РФ от 10 июня 1993 г. N 5154-I \"О стандартизации\" (с изменениями от 27 декабря 1995 г., 30 декабря 2001 г., 10, 25 июля 2002 г., 10 января 2003 г.) // Российская газета от 25 июня 1993 г. (утратил силу).
4. Барышников А. Делопроизводство – без проблем // Softkey.info, http://www.softkey.info/reviews/review118.php.
5. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003). – М.: Издательский дом Дашков и К, 2004.
6. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо: Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003. – М.: Феникс, 2005.
7. Басаков М.И. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления. – М.: Издательский дом Дашков и К, 2004.
8. Бейдер А., Кэйв Р. О некоторых подходах к управлению документами. – М.: ООО ТерраЛинк, 2004.
9. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Кадровое делопроизводство. – СПб.: Питер, 2004.
10. Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота // Делопроизводство и документооборот на предприятии, № 3, 2003.
11. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота. – М.: АО Весть, 2002.
12. Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н. и др. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. С учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003. – М.: Проспект, 2005.
13. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. – М.: ТетраСистемс, 2004.
14. Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. – СПб.: Питер, 2005.
15. Журнал \"Секретарское дело\" N 5, 2003 г.
16. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. – М.: ИНФРА-М, 2001.
17. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. 4-е издание исправленное и дополненное. – М.: ИНФРА-М, 2001.
18. Ларин М.В. Управление документацией: теория и практика: Делопроизводитель, № 1, 2001.
19. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30-2003. – М.: МЦФЭР, 2003.
20. Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю. Документирование управленческой деятельности на предприятии: Делопроизводство и корреспонденция. – М.: Матр, 2002.
21. Макарова Н.В., Николайчук Г.С., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство. – СПб.: Питер, 2005.
22. Мандрица В.М., Семенов М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности. – М.: Феникс, 2001.
23. Материалы сайта http://www.letograf.ru/
24. Пшенко А. Документационное обеспечение управления. – М.: Академия, 2004.
25. Пьянзин К. Универсальные системы управления документами // LAN, № 11, 2000.
26. Роберт Ричардсон. Документооборот для всех остальных // Журнал сетевых решений, № 2, том 4, февраль 2003.
27. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. – М.: Проспект, 2005.
28. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство. – СПб.: Питер, 2005.
29. Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Делопроизводство в управлении персоналом. Образцы документов. Рекомендации по составлению с юридической поддержкой. – М.: Приор, 2003.
30. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003\" Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов\". – М.: Проспект, 2005.
31. Шарп К. Море документов // LAN, № 6, 2001.
|
|
