СодержаниеСодержание
Введение………………………………………………………………………………….3
Глава 1. Теоретический аспект изучения экспертизы ценности документов
1.1. Экспертиза ценности документов: сущность, этапы проведения, функции экспертной комиссии……………………………………………………………………4
1.2. Нормативно-методические основы экспертизы ценности документов……….10
Выводы по главе…………………………………………………………………… ….12
Глава 2. Особенности экспертизы ценности документов
2.1. Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов….........14
2.2. Сущность и функции экспертной комиссии в экспертизе ценности документов…………………………………………………………………………. ….17
Выводы по главе………………………………………………………………………..24
Заключение……………………………………………………………………………...27
Список литературы……………………………………………………………… …….30
ВведениеВведение
Актуальность изучения данной темы обусловлена тем, что документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, орга¬низаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Например, информация о гражданах, их работе, учёбе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всём протяжении жизни человека. И, наконец, определенная группа доку¬ментов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребу¬ются большие помещения, оборудование, штаты специальных работни¬ков. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов "с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев" . В рамках изучения данной темы, существует необходимость анализ организации, проведения и особенностей экспертизы ценности документов. Этим обоснован выбор темы нашего исследования: «Экспертиза ценности документов».
Цель исследования – изучить особенности проведения экспертизы ценности документов.
Задачи исследования:
1. Изучить сущность, этапы проведения и функции экспертной комиссии.
2. Определить нормативно-методические основы экспертизы ценности документов.
3. Охарактеризовать организация и порядок проведения экспертизы ценности документов.
4. Определить сущность и функции экспертной комиссии в экспертизе ценности документов.
ЗаключениеЗаключение
На основе анализа специальной литературы и информационно-правовых источников, мы считаем целесообразным, сделать ряд выводов:
- Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
- Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, на¬чинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государствен¬ном архиве. Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов. Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив уч¬реждения. И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.
- Экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
- Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
- К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа. К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.
- Экспертиза ценности документов в организации проводится: в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
- Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК).
- Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; запись ЭД на машинные носители; проверка качества записи; описание ЭД; проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу; подготовка комплекта сопроводительной документации.
- Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).
- По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
- Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под ру¬ководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В круп¬ных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экс¬пертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений подчинённых или под¬ведомственных учреждений. Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции можно найти в "Основных правилах работы ведом¬ственных архивов". 17 марта 1998 г. приказом Федеральной архивной службы России утверждено "Примерное положение о центральной экс¬пертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федера¬ции".
- ЦЭК осуществляет следующие функции. Разрабатывает предложения, и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности министерства, ведомства и подведомственных им организаций.
- Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.
- Осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций своей отраслевой системы. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.
- Организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации (в том числе НТД и спецдокументации) в министерстве, ведомстве и подведомственных им организациях.
ЛитератураСписок литературы
1. Положение об Архивном фонде Российской Федерации. Утвержде¬но Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. №552.
2. Положение о Государственной архивной службе России. Утверж¬дено Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994г. № 552.
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.-М., 1998
4. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Об¬щие требования к построению, изложению, оформлению и содер¬жанию стандартов. - М., Госстандарт, 1992.
5. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распо¬рядительной документации. Требования к оформлению докумен¬тов. М., Госстандарт России, 1997.
6. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97: Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной докумен¬тации. Требования к оформлению документов. - М: ВНИИДАД, 1998,108с.
7. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93.-М.: Госстандарт России, 2005.
8. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 2003
9. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.98 № 19.
10. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ве¬домствах Российской Федерации. - М., 1994
11. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной тех¬нологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Фе¬дерации от 10 сентября 1993 г. № 152). - ЦБНТ Минтруда Россий¬ской Федерации.- М.,1993,77 с.
12. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практичес¬кое пособие с образцами документов - М.: Бизнес-школа, 2001, 224с.
13. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 5-е, перераб. и доп.- М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 2002,187 с.
14. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка доку¬ментов к последующему хранению и использованию. - Уч.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 2006, 68 с.
15. Вялова Л.М„ Санкина Л.В., Шатина Н.В. Документы. Современ¬ные требования к оформлению. Уч. пособие. - М.: РГГУ, 2004,66 с.
16. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В.Куз¬нецова, М.Т.Лихачев, А.Л.Райхцаум, А.В.Соколов: Сост. М.Т.Ли¬хачев.-М.: Экономика, 2001, 271 с.
17. Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства. - М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-синтез", 2002.
18. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. Изд. 3-е., ис¬правленное и доп. - М.: ЗАО "Бухгалтерский бюллетень", 2001, 224с.
19. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учеб¬но-справочное пособие. - М.: ИМПЭ, 2003, 96 с.
20. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требо¬вания к документам: Уч. пособие. - М.: Изд-во "Юридический кол¬ледж МГУ", 2004, 85 с.
"
|
|
