СодержаниеВведениеrnКто такой референт?rnСуть референтской деятельностиrnЭффективный референтrnЗаключениеrnСписок литературыВведениеПрограмма обучения дает возможность начинающим секретарям овладеть основами профессии, более опытным секретарям значительно повысить свою квалификацию, специалистам высшего звена наметить перспективы дальнейшего профессионального роста.rnКто такой руководитель? Это, в первую очередь, человек, который держит в своих руках все «ниточки» предприятия, продвигая его, поддерживая, налаживая деятельность. Разумеется, есть вещи, на которые у руководителя элементарно нет времени, возможностей, желания, в конце концов. А сделать нужно. Что происходит в этом случае?rnКаждому известно сегодня, что грамотное руководство – это еще и умение делегировать, умение перепоручить некоторые свои обязанности специалистам соответствующего уровня. Каждый мало-мальски просвещенный человек понимает, что за руководителей делают некоторые вещи другие люди. К примеру, пишут речи для презентаций и публичных выступлений, составляют приказы, аналитические статьи и справки, деловую переписку и т.д. Начальству остается только воспользоваться результатами – утвердить и подписать документы, произнести речь и проч.rnБолее того, то, как должностные лица, ответственные за принятие решений, проводят переговоры, как беседуют с посетителями и клиентами, поражая тех эрудицией и знанием конкретного вопроса, насколько непринужденно дают интервью средствам массовой информации, как, наконец, ведут себя на важном приеме, демонстрируя отличное знание протокола и этикета, - в большинстве своем плоды кропотливой работы их референтского корпуса, или, как принято говорить, «команды».rnПоскольку референты всегда были в тени, были своеобразными «суфлерами для примы», подготовка в учебных заведениях страны практически не велась. Только то, чего удалось достичь собственными усилиями, наработанным опытом, приобретенными в ходе непосредственной работы навыками и умениями. Мало того, что делу не обучали, так еще и должности «референт руководителя» не было, значился в классификаторе некий «секретарь-референт». Уже его подготовкой на уровне среднего специального образования и сегодня занимаются различные образовательные структуры, но в их учебных планах нет и намека на обучение реферированию.rnНа практике референтскую деятельность осуществляли раньше и продолжают осуществлять сегодня специалисты смежных профессий: филологи, журналисты, литераторы, психолингвисты и другие.rnОднако профессионально-образовательные программы подготовки кадров не подразумевают изначально умения говорить за другого человека. При этом ведь требуется сохранить стилистику, особенности характерные именно общению конкретного человека – это намного сложнее, чем писать для себя и от себя. Мало того, что есть сложности непосредственно с осуществлением процесса, так еще и дополнительная ответственность. Сделанную собственно для себя работу вы можете переделать – это будет лишь ваша ошибка. Когда вы делаете работу для кого-то, это совершенно другое дело, ведь за слова написанные вами придется отвечать другому человеку. Как правило, наделенному властью, наделенному некоторыми полномочиями, ответственностью, поддерживающего определенный имидж. Как тут быть с ответственностью? Ее гораздо больше, не так ли?rnНеудачно выступившая команда – результат показанный тренером, удачно прошедшее выступление или написанная работа – часто работа профессиональных референтов.rnПод референтской деятельностью мы понимаем оказание деловому партнеру услуг по реферированию, редактированию, спичрайтерству и других услуг, необходимых ему для успешного функционирования в деловой сфере. Деловым партнером, т.е. клиентом - потребителем услуг, может стать и чиновник высокого ранга, и руководитель фирмы, и политический деятель, и иностранный бизнесмен.rnОсновной целью данной работы мы поставили изучение референтского сервиса, как такового. Его особенности, его основные функции и т.д. Изучим вопрос подробнее в ходе нашей работы.ЗаключениеВведение в специальность необходимо для того, чтобы четко представлять себе для чего предназначена и как организована деятельность того или иного специалиста. Непосредственно говоря об организации референтского сервиса, можем отметить, что деятельность эта многосторонняя и ответственная.rnРеферентский сервис – это ряд профессиональных мер по оптимизации работы руководителя. Весь ряд услуг, которые референт оказывает руководителю в компании, мы описали в ходе нашей работы. В целом, это меры по созданию и поддержанию имиджа руководителя и имиджа компании, а также ведение деловой документации, деловой переписки, связь внешняя и внутрикорпоративная, отслеживание потоков информации и т.д. rnСпецифика референтского сервиса не ограничивается одним лишь алгоритмом «улыбнуться-кофе-чай», это достаточно сложная стрессовая работа, охватывающее огромное множество функций. они должны выполняться профессионально, должны оставаться на достаточно высоком уровне для того, чтобы быть действительно эффективными.rnСлово «секретарь» происходит от латинского слова secret («секрет, тайна»), а слово «референт» означает «человек, сообщающий что-либо». Происхождение названия «секретарь-референт» отчасти объясняет роль и значение секретаря в структуре управления. rnСекретарь-референт — это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.rnСекретарь-референт — это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:rn функции по документационному обеспечению управления;rn функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя. rnrnРеферирование в целом – оптимизация. Как касательно документации, так и касательно деятельности, работы. Об этом следует помнить, при изучении предмета, при освоении профессии.rnОсобую группу функций секретаря-референта составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей прежде всего относятся:rn просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы, rn поиск и обработка необходимой руководителю информации,rn знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация.rnОбъем референтских функций в различных организациях весьма различен, но грамотно организовать работу с информацией должен уметь каждый секретарь-референт. Секретарь-референт должен иметь всестороннюю информацию о сотрудниках фирмы (телефоны, адреса и т. д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах). rnЧасто секретарю-референту передаются отдельные административные функции, мелкие бухгалтерские операции. В обязанности секретаря-референта входит прием клиентов и гостей фирмы, деятельность в рамках паблик рилэйшнз (связи с общественностью), формирование архивов и т. д. Секретарь-референт просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; он фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В его ежедневнике фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя. rnОсновные деловые качества, необходимые секретарю:rn организаторские способности: умение организовать свою работу, работу своего руководителя и работу офиса, умение организовать совещания, презентации, бизнес-поездки, приемы делегаций и другие мероприятия;rn ответственность, надежность: умение брать на себя ответственность, всегда использовать только тщательно проверенную информацию;rn пунктуальность и исполнительность: своевременное и точное исполнение поручений, умение никогда ни о чем не забывать и никогда никуда не опаздывать;rn инициативность и самостоятельность: умение принимать самостоятельные решения в рамках своих полномочий, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу;rn преданность фирме, лояльность: чувство сопричастности делам фирмы, умение проявлять такт и осторожность, умение хранить конфиденциальные сведения; rn умение хранить служебную тайну и конфиденциальную информацию;rn предвидение: умение предупредить поручения руководителя, освободить от необходимости детального планирования и скрупулезного объяснения мелких деталей поручения.rnЛичные качества, необходимые секретарю:rn коммуникабельность, умение адаптироваться: умение легко устанавливать контакты с людьми, быстро переключаться с одного вида деятельности на другой;rn доброжелательность, вежливость, любезность, отзывчивость, искреннее внимание к людям, готовность помочь другим, особенно в напряженных ситуациях, в конечном итоге — умение создать в офисе психологический комфорт;rn интеллигентность: культура речи, внешнего вида, рабочего места;rn тактичность, дипломатичность: деликатность, умение тактично разрешить любые проблемы, ответить на любые вопросы, не оскорбив при этом самолюбия собеседника;rn трудолюбие, добросовестность;rn скромность, аккуратность;rn любознательность: стремление постоянно повышать уровень своих знаний, осваивать смежные области деятельности, быть в курсе последних достижений в области секретарского дела и деятельности фирмы.rnРеферент — это специалист высокого класса, занимающийся творческой работой с людьми, документами, информацией.ЛитератураЛитератураrn1. Аверченко Л. К. и др. Психология управления. - Новосибирск; М., 1997. rn2. Вейзе А.А. Реферирование текста. Минск, 1978.rn3. Гойхман О.Я. и др., Теория и практика референтской деятельности. Учебное пособие, М.: «Тахома», 2000.rn4. Еропкин А.,Имидж руководителя, М.: «Эксмо», 1999.rn5. Литвиненко Е. А. Вопросы психологии общения руководителя. - М., 1992. rn6. Маркова А. К. Психология профессионализма. - М., 1996. rn7. Теория и практика референтской деятельности. /Учебное пособие./ Под ред. О.Я. Гойхмана. М.: ИНФРА, 1999 г.rn8. Морозов А. В. Деловая психология. - С-Пб., 2000. rnrnДругие источникиrn1. Материалы портала в сети интернет - www.clubsecretary.rurn2. Материалы портала в сети интернет - www.i-u.rurn3. Материалы портала в сети интернет - www.hist.usu.ru
|
|
