СодержаниеВведение1. Необходимость автоматизированных систем документооборота2. Развитие информационного менеджмента3. Требования к автоматизированным системам управления документа-цией3.1. Системный подход4. Автоматизация управления документооборотом: концепции и системы
4.1. Электронный документ и электронный документооборот5. Анализ эффективности внедрения СЭД5.1 Экономия затрат на оплату труда пользователей СЭД
5.2. Экономия затрат на оплату машинного времени
ЗаключениеСписок использованной литературыВведениеСистемы управления документацией являются средством автоматиза-ции крупномасштабного формализованного бизнеса, преобразовывая документооборот из бумажной формы в электронную. Автоматизация документооборота подразумевает возможность использования информации из базы данных, уменьшение ввода информации вручную, что дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок. Помимо форм документов, в базе данных системы управления документооборотом хранятся данные (адреса, номера договоров, даты заключения договоров, суммы и т.д.), которые могут потребоваться во многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Один раз введенная вышеуказанная информация позволяет формировать документы, требуемые в административных структурах.rnПо данным журнала “ASAP”, за год в мире производится » 6 млрд. документов; обычный служащий тратит в год около 150 часов на поиск утерянной информации. Встает острая потребность предоставления необходимой информации в готовом для “потребления” виде с последующим ее предложением. rnСовременный рынок прикладных программных средств предлагает ряд автоматизированных систем управления документацией. Среди них DocsVision 3.6 компании DocsVision, ESCOM.DOC©, система J.D. Edwards OneWorld, разработанная компанией Robertson and Blums Corporation и др.rnИсходя из вышесказанного, мы сформулировали цель работы – вы-явить и изучить предпосылки развития и современные условия автоматизированных систем управления документацией.rnОбъектом исследования данной работы являются автоматизированные системы управления документацией, а также системы, включающие в себя эту функцию.ЗаключениеГлавный вывод, который вытекает из содержания работы, заключается в следующем: сложившиеся формы и методы работы с документацией в организациях в рамках традиционного делопроизводства и документационного обеспечения управления не отвечают современным условиям. Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляет документация, можно считать, что на современном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к концептуально новому способу работы с документами в организациях — управлению доку-ментацией на методологии информационного менеджмента. Автоматизация систем управления документацией требует особого внимания к следующим моментам: rn1. Изучение информации как научной категории, познание законов и закономерностей информационных процессов методологически приближает к пониманию вопросов управления документацией. В процессе управления информация преобразуется из отдельных сведений и данных в знания, на основе которых принимается большинство управленческих решений. Это преобразование осуществляется в результате сложных информационных процессов, которые включают в себя производство, обращение и потребление информации. rnИнформационные процессы протекают в информационных системах — совокупности взаимосвязанных элементов, составляющих единое целое (организацию). Информация, информационные процессы и информацион-ные системы интегрируются в информационную инфраструктуру организа¬ции, которая обеспечивает достижение управленческих целей на базе создаваемых информационных ресурсов. При помощи документирования информация приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передавая управленческие воздействия от объекта субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции rnИтак, функционирование документа в организации предъявляет к нему особые требования: фиксация информации на материальном носителе и наличие идентификационных признаков информации. Тем самым управленческий документ с документоведческой точки зрения отличается от понятий документа в смежных дисциплинах, которые не предъявляют к нему таких строгих требований.Литература1. Автократов В. Н., Банасюкевич В. Д., Сокова А. Н. Основные направления развития документоведения. Теоретические проблемы документоведения. ВНИИДАД. - М., 1975.. rn2. Андреева О.Д. Технология бизнеса: маркетинг: Учеб. пособие. – М.: Издательская группа ИНФРА. М – НОРМА, 1997. rn3. Баград М. В. О некоторых методологических вопросах классификации документации . - Ашхабад, 1978. rn4. Банасюкевич В. Д., Пшенко А. В., Сокова А. Н. Вопросы совершенствования отраслевых систем документации и документооборота. ВНИИДАД. - М., 1978. rn5. Благодатских В.А. Экономика, разработка и использование программного обеспечения ЭВМ. – М.: Финансы и статистика, 1995.rn6. Замлинский В. А., Дмитриенко М. Ф., Балабушевич Т. А. и др. Доку-ментоведение. Специальные исторические дисциплины: Учеб. Пособие. - К., 1992.rn7. Лихачёв М. Т. Документоведение в системе других наук и отраслей знания. Теоретические проблемы документоведения. ВНИИДАД. - М., 1975. rn8. Сокова А. Н. Общие принципы построения систем документации. Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.). Сб. науч. тр. ВНИИДАД. - М., 1983. rn9. Черешня А. Г. О классификации документов систем управления. Проблемы классификации в архивоведении и документоведении: Сб. науч. тр. ВНИИДАД - М., 1987. rn10. Янковая В. Ф. Документооборот учреждения: анализ понятия и методов совершенствования. М. – 1990.
|
|
