СодержаниеСодержание
Введение 3
1. История развития служб документации и секретарских служб в России 5
1.1. История развития делопроизводства и секретарской службы. 5
1.1.1. Приказное делопроизводство. 5
1.1.2. Коллежское делопроизводство. 6
1.1.3.Исполнительное делопроизводство 7
1.2. Становление и развитие работы с документами в советское время 8
1.3. Нормативные документы по документационному обеспечению управления 10
1.3.1. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) и единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ) 10
1.3.2. Инструкция по документированию управленческой деятельности 11
1.3.3. Государственные стандарты по документированию управленческой деятельности 13
1.3.4.Стандарты предприятий 14
1.3.5. Должностная инструкция 16
2. Структура секретарской службы в России 18
3. Секретарь в структуре управления современной организацией 19
3.1. Роль секретаря в структуре управления организацией 19
3.2. Функции секретаря в учреждении 20
3.3. Деловые и личные качества секретаря. 23
3.4. Рабочий архив секретаря 29
Заключение 33
Список литературы 35ВведениеВведение
Профессия секретаря-делопроизводителя очень распространена во всем мире, особенно среди девушек и молодых женщин, но немало на секретарской работе занято и мужчин. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.
По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров.
Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря - оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение таких работ, как: работа с документами, со средствами связи и посетителями; подготовка и проведение совещаний.
Цель данной работы: определить роль и место секретаря в управленческой структуре организации.
Задачи работы:
- рассмотреть этапы развития секретарской службы в России;
- рассмотреть роль секретаря в структуре управления организацией
- рассмотреть функции секретаря по документационному обслуживанию организации
- рассмотреть функции секретаря по информационно-организационному обслуживанию организации
В данной работе были использованы следующие источники литературы:
Учебные пособия:
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 304 с.
Монографии:
Бондырева Т.Н. Секретарское дело. - М. ИНФРА-М, 2002. - 326 с. Веселов П.В. Вы - секретарь. М.: Изд-во стандартов, 2003. - 120 с. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез" 2001 - 324 с.
Периодическая литература:
Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 2000. №3, С.42-45. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря // Секретарское дело. 2000. №1.с 3-5. Ларин М. В. Информационная инфраструктура организации // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. №5 - с. 32 - 35. Мурнина И. В. Новый статус старой профессии // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. №6 - с.24 - 26. Секретариат: требования к работникам. Обзор рынка труда // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. №11 - с. 16 - 18. Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений // Секретарское дело 2004. №2. С. 15-19. Шатина Н.В. Функции секретаря - помощника руководителя // Секретарское дело 2001. №4. С. 16-19. Шатина Н.В. Секретарь и посетители фирмы. //Секретарское дело. - 2000. - № 2 - с. 10 - 14. Холщева Л. А. Организация рабочего места секретаря // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. №5 - с. 28 - 31
1. История развития служб документации и секретарских служб в России
1.1. История развития делопроизводства и секретарской службы.
1.1.1. Приказное делопроизводство.
В конце ХV в. появляются первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах. Оформление приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство.
Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного аппарата число приказов росло. Ко времени преобразований, проведенных Петром I, их было более 50.
Представляет интерес и структура самого органа государственной власти - приказа.
|СУДЬЯ |
|ДЬЯКИ |
|ПОДЪЯЧИЕ |
|СТАРЫЕ |
|СРЕДНИЕ РУКИ |
|МОЛОДШИЕ |
Порядок составления документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа - "черное письмо" - составлял подьячий "средней руки", дьяк "черным" его, т.е. исправлял, а молодший подьячий "белил", т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, "старый" подьячий "справлял"переписанный документ, удостоверял своей подписью соответствие его исправному черновику. "Справленные" документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов. Приказы по праву можно было назвать колыбелью бюрократизма: зачастуюЛитератураСписок литературы
1. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. - М. ИНФРА-М, 2002. - 326 с.
2. Веселов П.В. Вы - секретарь. М.: Изд-во стандартов, 2003. - 120 с.
3. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 2000. №3, С.42-45.
4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 304 с.
5. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез" 2001 - 324 с.
6. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря // Секретарское дело. 2000. №1.с 3-5.
7. Ларин М. В. Информационная инфраструктура организации // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. №5 - с. 32 - 35
8. Мурнина И. В. Новый статус старой профессии // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. №5 - с.24 - 26
9. Секретариат: требования к работникам. Обзор рынка труда // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. №11 - с. 16 - 18
10. Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений // Секретарское дело 2004. №2. С. 15-19.
11. Шатина Н.В. Функции секретаря - помощника руководителя // Секретарское дело 2001. №4. С. 16-19.
12. Шатина Н.В. Секретарь и посетители фирмы. //Секретарское дело. - 2000. - № 2 - с. 10 - 14
13. Холщева Л. А. Организация рабочего места секретаря // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. №5 - с. 28 - 31
|
