СодержаниеСодержание:
1. Введение 3
2. Методологическая характеристика проблемы рациональной организации труда менеджера 4
3. Современное состояние проблемы 8
3.1 Резюме организации 8
3.1 Деятельность секретаря при работе с документами (работа с документооборотом) 10
3.2 Деятельность секретаря при подготовке совещаний и связанные с этим проблемы 13
3.3 Работа секретаря в процессе приема посетителей 15
4. Аналитическая часть 18
4.1. Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени 18
4.2. Анализ использования затрат времени 21
4.3. Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени 25
5. Пути улучшения использования рабочего времени секретаря-референта компании «КАПКАН» 26
Заключение 27
Список литературы 29
Приложение 30Введение1. Введение
Профессия секретаря-референта требует от человека, избравшего ее, хорошей подготовленности, широкого кругозора, целого комплекса деловых и личных качеств, связанных со спецификой секретарского труда.
Обязанности секретаря можно разделить на работу до документному и бездокументному обслуживанию руководителя. В работу по документному обслуживанию входит составление, оформление, редактирование корреспон-денции, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и сдача доку-ментов в архив. К функциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических работ во обеспечению труда руководите-ля, подготовка разного рода совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок и т.д. Задача секретаря заключается главным образом в том, чтобы освободить своего руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических функций.
То, что должен знать и уметь секретарь, излагается в квалификацион-ной характеристике.
Квалификационная характеристика – это нормативный документ, уста-навливающий, требования, предъявлямые к работнику, иначе говоря, что он должен знать и уметь, каков должен быть уровень его подготовки.
Особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуще-ствлять многочисленные контакты с людьми: своим руководителем, сотруд-никами, посетителями, телефонными абонентами. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, необходимостью выполнять одновременно несколько дел. Часто неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых и личных качеств.
Целью данной работы является разработка и использование мероприя-тия личного менеджмента в работе секретаря-референта.
2. Методологическая характеристика проблемы рацио-нальной организации труда менеджера
По роду своей работы секретарь располагает значительным объемом информации и достаточно большими полномочиями, так как в определенных ситуациях он может действовать от имени руководителя. Недоброжелатель-ность, нескромность секретаря могут привести к нетактичному поведению с его стороны, чванству, заносчивости. Этика работы секретаря-референта предъявляет к нему высокие этические и квалификационные требования.
Этика работы секретаря заставляет в разговоре необходимо употреб-лять только вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на «ты» и т.д. Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообще-нию информация является для собеседника негативной, то он должен поста-раться изложить ее как можно более деликатно.
Среди других личных качеств, которые нужны хорошему секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть дела; общитель-ный характер, который поможет секретарю наладить правильные взаимоот-ношения с посетителями и сотрудниками; артистизм и чувство юмора — ка-чества, которые помогут секретарю создать доброжелательную атмосферу в работе с посетителями и сотрудниками; способность к самообучению, рас-ширению своего кругозора. Многие руководители, рассматривая кандидату-ры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как се-мейная устроенность, состояние здоровья, моральная устойчивость.
Квалификационные характеристики секретаря при руководителе (ме-неджере) малого предприятия, формулируются следующим образом:
Должностные обязанности: Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или под-разделения). Получает необходимые руководителю сведения от подразделе-ний или исполнителей, вызывает ho его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, прЛитератураСписок литературы
1. Дятлов В.А., Кибанов А.Я., Пихало А.Я., Пихало В.Т. Управление персоналом – М.: ПРИОР, 1998
2. Басаков М.И. Делопроизводство – М.: Маркетинг, 2002
3. Делопроизводство – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000
4. Иванцевич Дж., Лобанов А.А. Человеческие ресурсы управления – М.: Дело, 2003
5. Мелия М. Human Factors: Оценки и аттестации персонала при управлении компетенциями // в сборнике "Энциклопедия трудоустройства" – М.: РДВ-Медиа, 2002
6. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документопроизводство и делопроизводство – Ростов-н/Д.: МарТ, 2004
7. Самохина Л. Индикатор служебного соответствия – компетенции // в сборнике "Энциклопедия трудоустройства" – М.: РДВ-Медиа, 2002
8. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М.: Росархив, 1994
9. Управление персоналом в условиях социальной рыночной экономики // под ред. Марра Р., Шмидта Г. – М.: изд-во МГУ, 1997
Приложение
|
|
