СодержаниеСодержание
Задание 1. Система электронного документооборота 3
1.1 Документооборот в мире безбумажных технологий 3
1.2. Системы управления электронным документооборотом 4
1.3. Безбумажная технология и перспективы ее развития 8
Задание 2. Табличный процессор MS Excel 11
2.1. Условие задания 11
2.2. Формирование исходной таблицы 12
2.3. Проведение вычислений в таблице 12
2.4. Расчет итоговых данных 13
2.5. Определение суммарной стоимости книг каждого типа 13
2.6. Определение количества книг каждого типа 14
2.7. Вид таблицы после проведения расчетов 14
2.8. Применение фильтрации 15
2.8.1. Названия справочников 15
2.8.2. Название книги, которая продавалась меньше других 16
2.7.3. Названия справочников, выручка от продажи которых составила
от 4 000 до 6 000 рублей включительно 16
2.7.4. Сведения о справочниках и пособиях, которых осталось в конце месяца
меньше 5 экземпляров 17
2.8. Создание сводной таблицы 18
Задание 3. СУБД Microsoft Access 19
3.1. Условия задания 19
3.2. Создание таблиц и заполнение их данными 20
3.3. Создание запросов 21
3.3.1. Валюты, с которыми банк проводил операции 21
3.3.2. Курсы покупки и продажи долларов США 28 февраля 2003 г. 24
3.3.3. Обменные пункты и даты, для которых курс продажи евро был от 34,25
до 34,55 или было куплено не более 1250 единиц 24
3.3.4. Суммарное количество каждой валюты, проданной банком 25
3.3.5. Адреса, телефоны и часы работы обменных пунктов 28 февраля 2003 г. 27
3.4. Создание отчета 28
3.5. Создание формы 31
Задание 4. Информационно-поисковые системы Интернета 31
4.1. Условия задания 31
4.2. Выполнение задания 32
Литература 38ВведениеЗадание 1. Система электронного документооборота
1.1 Документооборот в мире безбумажных технологий
Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.
Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин :
1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки;
2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;
3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).
Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.
1.2. Системы управления электронным документооборотом
Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей :
• интеграции процессов документального обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы;
• повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;
• уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;
• уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;
• интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;
• создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.
СУЭД должна соответствовать существующей информационно – организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.
СУЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:
1. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);
2. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);
3. управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).
Объектом автоматизации являются процессы:
• создание документов;
• подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчетно – статистических, учетных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов;
• работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).
Основные требования к системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристики системы.
СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик, параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).
Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные (емкие).
Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов.
Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей:
• оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и OCR – распознавания (преобразование их в текстовые документы);
• оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;
• передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;
• реквизитного и полнотекстового индексирования документов;
• хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);
• адресация оригиналов документов в бумажном архиве;
• поиска и извлечения документов из электронного архива;
• вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;
• связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;
Подсистема «Ввод стандартных форм документов» обеспечивает:
• проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;
• потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, OCR (ICR) – стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).
Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:
• создание электронных документов средствами подсистемы;
• ведение версий (редакций) документов и их авторства;
• защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;
• электронное визирование документов (электронная подпись);
• связывание документов в логические группы;
• организацию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления работ с ними;
• допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;
• протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;
• управление маршрутами движения документов;
• контроль местонахождения документа и состояния его исполнения;
• передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».
Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом:
• средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;
• средства для создания электронных документов;
• средства для организации и работы с электронным архивом;
• технологические средства, ориентированные на управление документооборотом;
• технологические средства, ориентированные на управление документами;
• инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами.
Программные технологические пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии.
Инструментальные средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались в программную среду управления документами и документооборотом.ЛитератураЛитература
1. Алферов Е.В., Бачило И.Л. Электронный документ и документооборот. Издательство «ИНИОН РАН», 2003, 208 с.
2. Вейскас Дж. Эффективная работа: Microsoft Office Access 2003. Издательский дом «Питер», 2005. – 1168 с.
3. Джон Кауфельд. Access 2002 для Windows для «чайников». – Издательство «Диалектика», 2002. – 304 с.
4. Егоров А.Б., Золотарева Н.Н. Поиск в Интернет. Издательство «Наука и техника», 2006, 79 с.
5. Курбатова Microsoft Excel 2003. Самоучитель. Диалектика, 2005. – 219 с.
6. Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия Интернет 2004. Издательство «ОЛМА-ПРЕСС», 2004, 784 с.
7. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. Правда об электронном документообороте. Издательство «ДМК», 2002, 224 с.
8. Уокенбах. Excel 2002 Библия пользователя. Диалектика, 2002. – 316 с.
9. Хэлворсон М., Янг М. Эффективная работа: Office XP. Издательский дом «Питер», 2004. – 1072 с.
10. Хелд Г. Технологии передачи данных Издано: 2003, "Питер", "BHV", 720 стр.
|
|
