СодержаниеСодержание
Вопрос №1 2
Подходы к хранению электронных документов. Понятие документальной информационно-поисковой системы. Информационно-поисковый Тезаурус.
Вопрос №2 6
Реализация электронного документооборота в городской администрации.
Вопрос №3 8
Представление числовой, текстовой, звуковой, графической и видео информации в ПК: типы файлов.
Список литературы 12
Приложение 13ВведениеВопрос №1
Подходы к хранению электронных документов. Понятие документальной информационно-поисковой системы. Информационно-поисковый Тезаурус.
Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений в организации, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации необходимо построение рациональной поисковой системы, которая должна включать информацию обо всех документах в организации.
Контроль исполнения документов в организации- одна из важнейших функций управления, а массив контрольных сведений входит в состав информационно- поисковой системы. Кроме того, контроль исполнения документов тесно связан с контролем оперативности и качества работы всей организации.
Таким образом, организация информационно- поисковой службы и контроль за исполнением документов на предприятия являются очень важными элементами процесса производства.
Информационно- поисковая система (ИПС) по структуре всегда будет одинакова в организации, при любых объемах производства будут происходить сбор, передача и переработка информации. Изменение объема информации, ее содержания не изменит структуру ИПС, а только количественную сторону.
ИПС бывают простыми и сложными. При простой системе информация поступает от места ее возникновения до места потребления как одноразовое сообщение.
Сложные ИПС можно классифицировать по степени механизации и автоматизации [1,с. 58]:
1) ИПС, где цикл преобразования информации производится человеком;
2) смешанные ИПС, где человек обрабатывает информацию с помощью различных устройств;
3) автоматизированные ИПС, где цикл обработки информации автоматизирован;
4) информационно- справочные системы;
5) следящие системы, обеспечивающие контроль и управление.
ИПС различаются по способу обработки информации: централизованные и децентрализованные, по степени охвата информацией: комплексные и локальные.
Основой построения ИПС является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующим внесением необходимых сведений о документе в регистрационную базу данных (журнал, карточка, дело). Главная цель регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления [1, с. 179].
В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и исполнения, учета и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчетные, устно- статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские [3].
Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. Регистрация документов производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания. Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. элементы индекса: регистрационные номер, дата, назначение, место исполнения и хранения документа, принадлежность к определенному вопросу, территории или периоду. При регистрации документов индекс переносится в регистрационные формы.
Основой регистрации и последующего хранения и поиска документов является их классификация. При выборе классификации для конкретной организации учитывают специфические условия ее работы. Классификация является основой построения всех основных частей ИПС [5, с. 181]:
1) при регистрации - для выделения регистрируемых массивов документов;
2) при индексации - проставляется индекс соответствующих справочников
3) при поиске документов и информации.
В ИПС разрабатываются и используются различные классификационные справочники. Их набор зависит от принципов и правил ввода и вывода документной информации и базируется на комплексе регистрационных характеристик документа.
Среди основных видов классификаторов выделяют классификатор названий (видов) документов, классификатор корреспондентов, вопросов деятельности, структурных подразделений и исполнителей [4, с. 234].ЛитератураСписок литературы
1. Андреянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: Инфра- М, 1997
2. ГОСТ РФ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.
3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационнго обслуживания. – М.; Главархив СССР, 1991
4. Кузнецова Т. В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособ. – М.: Изд- во ИМПЭ, 1998
5. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. В.А. Кудряева. – 2 –е изд., переаб., доп. – М.: Инфра- М, 2002. – 592 с.
6. Справочное пособие директору производственного объединения (предприятия). В 2- х т. Т. 1./ Под ред. Г.А. Егиазаряна , А.Д. Шеремета. – М.: Экономика, 1997. – 518 с.
7. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – 3 – е изд., переаб., доп. – М.: Приор, 1999
8. http://rcnit.vlsu.ru/typo3temp/stylesheet_ea05ae4a9d.css
9. http://www.kodeks.ru/free-7474?styles.css
|
|
