СодержаниеСодержание
1. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 3
2. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ИСПОЛНЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 6
3.1.СОСТАВЬТЕ ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ С ПУНКТАМИ: ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, ОТПРАВИТЬ В ОТПУСК 12
3.2. СДЕЛАТЬ ВЫПИСКУ ПУНКТА «УВОЛИТЬ» 14
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 15Введение1. Бланки документов. Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов
Бланк документа – стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Применение бланков сокращает время на составление документов, повышает культуру документационного обеспечения управления.
Для изготовления бланков документов используются два основных формата бумаги: А4 и А5- допускается также использование бумаги форматов А3 и А6.
ГОСТ устанавливает минимальные размеры полей на документе, изготовленном как на бланке, так и на обычной бумаге (в мм): левое – не менее 20; правое – не менее 10; верхнее – не менее 15; нижнее – не менее 20.
Бланки документов могут быть изготовлены типографским способом, средствами оперативной полиграфии и с помощью компьютерной техники, за исключением бланков с изображением государственного герба, герба субъекта РФ или муниципального образования.
Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков:
- Общий бланк, который используется для составления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем
- Бланк письма;
- Бланк конкретного вида документа.
Состав реквизитов организационно-распорядительной документации.
В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие.
01- государственный герб РФ;
02- герб субъекта РФ;
03- эмблема организации или товарный знак;
04- код организации;
05- код формы документа;
06- наименование организации;
07- справочные данные об организации;
08- наименование вида документа;
09- дата документа;
10- распространенный номер документа;
11- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12- место составления или издания документа;
13- гриф ограничения доступа к документу;
14- адресат;
15- гриф утверждения документа;
16- резолюция;
17- заголовок к тексту;
18- отметка о контроле;
19- текст документа;
20- отметка о наличии приложения;
21- подпись;
22- гриф согласия документа;
23- виды согласования документа;
24- печать;
25- отметка о заверении копии;
26- отметка об исполнители;
27- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28- отметка о поступлении документа в организацию;
29- отметка для автоматического поиска документа.
Текст является основным реквизитом документа. Текст документа должен быть информативным, состав¬ляться из простых предложений, быть лаконичным, тер¬минологически точным, стилистически нейтральным. Языковые конструкции должны состоять из устоявшихся «стандартных» словосочетаний с использованием терминов юридического, экономического и технического язы¬ков.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, табли¬цы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в, виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выраже¬ны именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями при¬знаков.
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа.
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фак¬тов или выводы (акт, справка), используют форму изложе¬ния текста от третьего лица единственного или множе¬ственного числа.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единонача¬лия, а также документах, адресованных руководству орга¬низации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа.
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа.
2. Требования к организации хранения исполненных документов в делопроизводстве. Номенклатура дел
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов – создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда.
Хранение исполненных документов текущего года осу¬ществляется в специальных папках-регистрах. Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив организации.
Подготовка передачи дел в архив включает в себя следующие этапы:
1. проведение экспертизы ценности документов в делах;
2. систематизация документов в делах;
3. оформление дел;
4. составление описи дел структурного подразделения.
Перечисленные работы проводятся сотрудниками структурных подразделений - ответственными за ведение документирования под методическим руководством заведующего архивом.
Перед техническим оформлением дел проводят дополнительную систематизацию документов в делах. Для этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в обратном порядке. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце - самый поздний.
Номенклатура дел — это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хра¬нения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справоч¬ной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она явля¬ется учетным документом в делопроизводстве и архиве учрежде¬ния для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска докумен¬тов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.
При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правил работы ведомственных архивов, перечня документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия.
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типо¬вой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного под¬разделения и учреждения.
Конкретная номенклатура отражает документы одного конкрет¬ного учреждения или структурного подразделения.
Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером де¬ятельности и составом документации. Кроме того, типовая номен¬клатура устанавливает единую индексацию дел для соответствую¬щих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.ЛитератураСписок литературы
1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. - Ростов на дону.: Феникс, 2001.
2. Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. - Ростов на дону.: РГЭЛ, 2002.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002.
4. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 2000.
5. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
6. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - Санкт Петербург.: Издательский торговый дом «Герда», 2003.
7. Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: дело, 2003.
|
|
