СодержаниеВведение 3
1. Подготовка документов к архивному хранению 5
1.1. Обработка дел 5
1.2. Экспертиза ценности документов 9
1.3. Оформление дел 12
1.4. Оформление обложки дела 15
1.5. Составление описи дел 18
2. Сдача дел в ведомственный архив 23
3. Хранение документов в электронной форме 25
Список используемой литературы 29
Приложения 31ВведениеЗавершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Архивное дело может отмечать несколько "дней рождения" в зависимости от точки зрения конкретного историка.
С появлением первых документов появилась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и "скреплявший" их может считаться первым архивистом.
С появлением системы государственных учреждений - приказов система хранения документов, их учёта и использования значительно усовершенствовалась.16 июля 1712 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и "приговоров" правительствующего Сената первого в государстве архива. В течении ХVIII - ХIХ вв. росло количество исторических архивов, вёлся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались. Первое упоминание о сознательном сборе хранившихся документов относится к 1829 г., когда Николай 1 оставил резолюцию " Разобрать, что важно отобрать, прочее можно уничтожить". Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России был издан 1 июня 1918 г. , " О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР".
После распада СССР участниками Содружества независимых государств, 6 июня 1992 г. заключено Соглашение о правоприемстве в отношении бывших архивов СССР. В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете Министров СССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в систему Российских государственных архивов.
Документы предприятий, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Для хранения дел в крупных учреждениях, организациях, на предприятиях существуют ведомственные архивы, которые в своей работе руководствуются " Положением об архивном фонде РФ", "Основными правилами работы ведомственных архивов" , а также Типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовыми положениями об экспертной комиссии, номенклатурой дел для предприятия. В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу её в государственный архив. Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами предполагается осуществлять на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон : порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т. д.
Предприятие может сократить срок хранения документов в своём ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самого предприятия.ЛитератураИздательство стандартов, 1998.
3. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1997. - 144 с.
4. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 9-е, исправленное и дополненное. - М.: ЗАО "Бизнес - школа "Интел - Синтез" совместно с ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003.
5. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1999. №1. с. 79-83.
6. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.С.87-90.
7. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
8. Делопроизводство : Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2001.
9. "Делопроизводство на предприятии" - практическое пособие, А.Б.Барихин, М.2000 г.
10. Кирсанова М.В., Современное делопроизводство: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000.
11. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С. 4.
12. Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Се"
|
|
