СодержаниенетВведение"Отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с документами" сегодня определяется стандартом как делопроизводство (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.). То есть весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.
Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказательство, свидетельство.
Закон об информации, информатизации и защите информации определяет информацию как "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".
По определению специалистов-документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного эле-мента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспе-чивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.Литература1. Т.В. Кузнецова. "Делопроизводство (документационное обеспечение управления)" - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2003.
2. В.А. Кудрявцев и коллектив авторов "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 2001.
3. ГК РФ по стандартизации, метрологии и сертификации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-97"
|
