СодержаниеВВЕДЕНИЕ 4
Глава 1. РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ 8
1.1 Место и значение секретаря в структуре предприятия ООО "Бургаз" в филиале "Тюменбургаз" 8
1.2 Правовые основы секретарской деятельности 21
Глава 2. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ 31
2.1 Обязанности секретаря по организации и ведению делопроизводства в приемной ООО "Бургаз" в филиале "Тюменбургаз" 31
2.2 Функции по документированию 35
2.3 Технология работы с документами (регистрация, контроль исполнения, хранения) 54
Глава 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ С ДОКУМЕНТАМИ В ПРИЕМНОЙ ООО "БУРГАЗ" В ФИЛИАЛЕ "ТЮМЕНБУРГАЗ" 68
3.1 Разработка графика приема руководителя 68
3.2 Разработка положения о приемной ООО "Бургаз" в филиале "Тюменбургаз" 76
3.3 Разработка должностной инструкции секретаря 82
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 89
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 92
ПРИЛОЖЕНИЯ..........................98ВведениеДостижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.
Стиль руководителя является одной из важнейших сторон управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие "стиль руководителя" включается его способность организовать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отношения к риску и ошибкам, понимание чувств других людей. На стиль руководителя в отдельной степени влияет работа его секретаря.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций.
По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.
Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обонянием играют большую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Секретарь представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее организации.
Механизация и автоматизация управленческого труда требуют от секретаря постоянного повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского труда, делопроизводства.
Одним из путей обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления является правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных сотрудников как секретари. Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря сводится главным образом к освоению технических навыков - стенография, машинопись и т.п. Вопросы же рациональной организации работы секретаря, различные психологические аспекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые навыки вырабатываются у секретарей в процессе длительной практической работы методом "проб и ошибок".
Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров индивидуального пользования, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической информации, высоко эффективных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах создания электронной конторы будущего.
Может быть, при таком уровне развития техники уже не имеет существенного значения организационные и психологические аспекты труда служащих, и техника способна решить все проблемы, обеспечить высокоэффективный труд руководителя и секретаря.
Конечно же, нет. Эффективно с помощью современной техники решаются лишь вопросы автоматизации информационных процессов, то есть те, которые наиболее хорошо поддаются формализации. Значительно труднее формализовать процессы и связи в сфере принятия управленческих решений, хотя и здесь предпринимаются попытки использования достижений современной вычислительной техники. Тем не менее, в управленческой деятельности все еще велика роль интуитивных, волевых решений. Очень большое влияние на эффективность труда в сфере управления оказывают и психологические аспекты взаимоотношения людей. Предпринимаются попытки перестройки организационной структуры ряда фирм США с использованием подхода к управленческому труду, как к процессу обработки информации.
С помощью создания автоматизированных центров обработки информации на ЭВМ пытались добиться сокращения числа служащих и повышения производительности труда в сфере управления. Однако при реализации такого подхода ярко проявились неудобства работы для руководителей высшего и среднего звена при замене личных секретарей централизованной службой подготовки и обработки информации. В результате были вынуждены вернуться к прежним организационным структурам.
Вероятно, ключом к решению этой проблемы является комплексный подход, основанный на совместном использовании достижений современной техники, рациональной организации труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.
Актуальность данной работы определяется тем, что современное учреждение невозможно представить себе без секретаря. Специалисты этой профессии способствуют улучшению организации труда руководящих работников и повышению его эффективности, являются посредниками между ними и остальными членами организации. Секретарь - это лицо учреждения. В его труде все важно, в нем нет мелочей. Отписка, неряшливо оформленный служебный документ, не по адресу и не вовремя отправленное письмо, забывчивость, небрежность могут принести большой ущерб делу. Возрастание роли руководства предприятием заставляют по-новому взглянуть на обязанности, права, организацию труда и место секретаря в структуре управления.
Целью дипломной работы является рассмотрение технологии работы секретаря в приемной ООО "Бургаз" в филиале "Тюменбургаз" ЯНАО. Данная цель позволила сформулировать следующие задачи данного исследования:
1. Показать общие принципы работы с документами секретаря предприятия.
2. Рассмотреть особенности технологии работы секретаря.
3. Предложить рекомендации по улучшению работы секретаря в приемной ООО "Бургаз" в филиале "Тюменбургаз".
Объектом данного исследования является технология работы секретаря, предметом данного исследования является технология работы секретаря в приемной филиала ООО "Бургаз" в филиале "Тюменбургаз".
Теоретической основой дипломной работы являются различные книги и статьи по данному вопросу. Среди изученных авторов можно выделить М.Ю. Рогожина, М.В. Стенюкова, В.И. Андрееву, М.И. Басакова, Ю.М. Демина, И.Н. Кузнецова, Т.В. Кузнецову, А.В. Пшенко, Г.А. Серову и других.
Цели и задачи работы определили ее структуру. Работа состоит из введения, 3-х глав, заключения и списка использованной литературы. Последовательность глав обусловлена логическим развитием темы. Во Введении сформулированы цели, задачи, объект и предмет, методы исследования. В 1-ой главе раскрываются особенности работы секретаря с различными видами документов. Во 2-ой главе дается характеристика работы секретаря. В 3-ей главе предлагаются рекомендации по улучшению работы секретаря в приемной ООО "Бургаз" в филиале "Тюменбургаз". Заключение содержит обобщение и выводы дипломной работы.Литература1. ИСТОЧНИКИ
1.1 Конституция Российской Федерации: Официальный текст: Принят всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. - М.: Юристъ, 2005. - 134 с.
1.2 Гражданский кодекс Российской Федерации Ч. 1, 2, 3, 4: [официальный текст]: (по состоянию на 20 июля 2007 года). - М.: Юр. лит., 2007. - 553 с.
1.3 Трудовой кодекс Российской Федерации: официальный текст: [приводится по состоянию на 3 сентября 2007 г.]. - М.: Омега-Л, 2007. - 269 с.
1.4 Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 г. (ред. от 06.12.2007 г.) № 63-ФЗ. - М.: Юр. лит., 2006. - 484 с.
1.5 Федеральный закон от 08.12.1998 г. № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (ред. от 18.12.2006 г.) // Российская газета. - 1998. - № 30. - С. 3 - 4.
1.6 Федеральный закон от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (ред. от 02.02.2006 г., с изм. от 18.12.2006 г.) // Российская газета. - 2004. - № 166. - С. 4 - 6.
1.7 Федеральный закон от 22.10.2004 г. (ред. от 01.12.2007 г.) № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" // Парламентская газета. - 2004. - № 201. - С. 3 - 5.
1.8 Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" // Российская газета. - 2006. - № 165. - С. 3 - 6.
1.9 Закон РФ от 21.07.1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне" (ред. от 01.12.2007 г.) // Российская газета. - 1993. - № 182. - С. 4 - 5.
1.10 Приказ Главархива СССР от 27.04.1988 г. "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения". - М.: Главархив СССР, 1991. - 187 с.
1.11 Приказ Минкультуры РФ от 08.11.2005 г. № 536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" // Российская газета. - 2006. - № 24. - С. 3.
1.12 Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст "О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003). - М.: Главархив РФ, 2003. - 176 с.
1.13 Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. - М.: Главархив СССР, 1991. - 275 с.
1.14 Новый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих: [дополненный постановлениями Минтруда России от 29.01.2004 г. № 5, от 09.02.2004 г. № 9, от 22.04.2004 г. № 51]. - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2005. - 389 с.
1.15 Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ред. от 04.09.2007 г.). - М.: Главархив РФ, 1995. - 184 с.
1.16 Основные правила работы архивов организаций // Росархив. ВНИИДАД. - М.: Главархив РФ, 2002. - С. 10 - 19.
1.17 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37) (ред. от 07.11.2006 г.). - М.: Экономика, 2007. - 271 с.
1.18 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). - М.: ИПК Изд-во стандартов, 2003. - 176 с.
1.19 Устав ООО "Тюменбургаз", утвержден Генеральным директором ООО "Тюменбургаз" 15.11.2006 № 001 // Текущий архив ООО "Тюменбургаз".
2. ЛИТЕРАТУРА
2.1 Андреева В.И. Энциклопедия секретаря. - М.: МЦФЭР, 2004. - 688 с.
2.2 Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. - М.: ИНФРА-М, 1998. - 286 с.
2.3 Безменова И.К. Практическая психология в работе секретаря. - М.: МЦФЭР, 2004. - 240 с.
2.4 Бондарева Т.Н. Секретарское дело. - М.: Высшая школа, 1999. - 371 с.
2.5 Вялова Л.М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах. - М.: МЦФЭР, 2006. - 224 с.
2.6 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98. - М.: Герда, 1998. - 285 с.
2.7 Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2003. - 274 с.
2.8 Документирование управленческой деятельности / Под ред. В.В. Маковецкого. - М.: КолосС, 2005. - 176 с.
2.9 Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря: Справочник. - 3-е изд., перераб. - М.: Герда, 2007. - 448 с.
2.10 Кузнецова Т.В. Для чего нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело. - 2006. - № 11. - С. 3 - 5.
2.11 Кузнецова Т.В. Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления // Делопроизводство. - 2004. - № 1. - С. 34 - 42.
2.12 Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - 6-е изд., испр. и доп. - М.: Управление персоналом, 2006. - 344 с.
2.13 Логинова А.С. Этикет и культура поведения секретаря-референта. - М.: Управление персоналом, 2005. - 136 с.
2.14 Материалы Всероссийской научно-практической конференции от 22 - 24 октября 2001 года "Проблемы формирования Архивного фонда РФ". - М.: Вече, 2002. - 275 с.
2.15 Петрова Ю.А. Секретарское дело: Настольная книга секретаря-референта. - 2-е изд., испр. - М.: Омега-Л, 2008. - 318 с.
2.16 Пшенко А.В. Технология работы с конфиденциальными документами // Секретарское дело. - 2003. - № 2. - С. 7 - 10.
2.17 Ришар К. Секретарь учреждения: Организация работы. - М.: Экономика, 1983. - 386 с.
2.18 Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов. - М.: ИндексМедиа, 2005. - 368 с.
2.19 Самуэльян Н.А. Настольная книга секретаря-референта. Контракты, деловая корреспонденция, документация - 5-е изд. - М.: Менеджер, 2000. - 240 с.
2.20 Секретарь учреждения / Под ред. Л.Н. Качалиной. - 3-е изд., доп. и перераб. - М.: Экономика, 1983. - 95 с.
2.21 Серова Г.А. Самоучитель по работе на персональном компьютере для секретаря. - М.: Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2001. - 319 с.
2.22 Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря: Разработка, учёт и хранение служебной документации. - М.: Омега-Л, 2006. - 374 с.
2.23 Стенюков М.В. Профессия - секретарь: Участие секретаря в проведении деловых переговоров; Взаимоотношения с руководителем и сотрудниками; Действия секретаря в конфликтных ситуациях и др. - М.: ПРИОР, 2005. - 288 с.
2.24 Стенюков М.В. Секретарская практика. - М.: ПРИОР, 2005. - 112 с.
2.25 Стенюков М.В. Секретарские секреты. - М.: ПРИОР, 1999. - 80 с.
2.26 Стенюков М.В. Секретарское дело: практические рекомендации. - 7-е изд., перераб. и доп. - М.: Книга сервис, 2005. - 240 с.
2.27 Стенюков М.В. Секретарю-референту: Помощник руководителя: Участие в проведении деловых переговоров; Взаимоотношения с руководителем и сотрудниками; Действия в конфликтных ситуациях и др. - М.: А-Приор, 2007. - 282 с.
2.28 Строганова Е. Книга секретаря. Практический справочник секретаря, референта и офис-менеджера. - СПб.: Питер, 2004. - 512 с.
2.29 Теплицкая Т.Ю. Настольная книга секретаря-референта. - 2-е изд. - М.: ДеЛи, 2006. - 250 с.
2.30 Уолден Дж.К. Библия деловых писем, факс-сообщений и e-mail на английском языке. - М.: Дельта Паблишинг, 2004. - 512 с.
2.31 Хандадашева Л.Н. Компьютер и другая оргтехника для секретаря-референта. - Ростов н/Д.: Феникс, 2003. - 384 с.
2.32 Харрисон Дж. Организация работы секретаря учреждения: Сокр. пер. с англ. - 2-е изд. - М.: Экономика, 1985. - 120 с.
2.33 Чуковенков А.Ю., Янковская В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 216 с.
2.34 Шейнов В.П. Секретарь: Секреты профессии. - М.: Ось-89, 2005. - 208 с.
2.35 Энговатова О.А. 500 советов секретарю. - М.: Альфа-Пресс, 2006. - 224 с.
|
|
