СодержаниеСодержание
Введение 3
Глава 1. Теоретические основы управления документооборотом корпорации 6
1.1. Сущность документооборота 6
1.2. Влияние качества организации документооборота на эффективность работы предприятия 15
1.3. Проблемы, связанные с документооборотом 23
Глава 2. Методологические аспекты оптимизации и управления документооборотом корпорации 29
2.1. Задачи корпоративного документооборота 29
2.2. Оценка эффективности корпоративной системы документооборота 33
2.3. Взаимовлияние корпоративной системы документооборота и корпоративной культуры организации 38
Глава 3. Оценка эффективности оптимизации документооборота в ООО «ЭЙ энд ДИ РУС» 40
3.1. Характеристика деятельности ООО «ЭЙ энд ДИ РУС» 40
3.2. Оценка состояния документооборота в ООО «ЭЙ энд ДИ РУС» 53
3.3. Оптимизация и управление документооборотом в ООО «ЭЙ энд ДИ РУС» 58
Заключение 76
Список использованной литературы 80
ПриложенияВведениеВведение
Актуальность темы заключается в том, что использование современных решений по управлению документооборотом позволяет снизить риски потерь критически важной для бизнеса информации, высвободить наиболее квалифицированных менеджеров и специалистов от рутинной работы и обеспечить им условия для эффективного производительного труда с использованием управляемого процесса накопления знаний и опыта.
Деятельность любой организации (предприятия, учреждения), в том числе финансовая, отражается в различного рода документах. С учетом общественной значимости документирования управленческой деятельности, необходимости обеспечения эффективного взаимодействия государственных органов и организаций различных отраслей эти вопросы охватываются системой государственного регулирования на законодательном уровне и на уровне подзаконных нормативных актов. Вместе с тем значительная часть вопросов, связанных с организацией и технологией работы с документами, на государственном уровне не регламентируется, да и не должна регламентироваться. Данные вопросы составляют область корпоративного регулирования документационного обеспечения управления, которое должно быть направлено на создание системы работы с документами, учитывающей особенности документирования деятельности конкретной организации, характеристики ее структуры, персонала, технической базы, финансовые возможности, а также управленческие традиции и другие существенные факторы.
Практически в каждой организации проявляются «центростремительные» и «центробежные» тенденции, связанные как с закреплением правил работы с документами, так и с выработкой новых подходов, а иногда и с отступлением от установленных правил. Под влиянием одновременно действующих факторов внешнего и внутреннего порядка (изменения организационной структуры, новые информационные технологии, проявление корпоративной культуры и индивидуальной управленческой культуры, квалификация работников и др.) существует постоянная необходимость оптимизировать применяемые методы и приемы работы, устранять устаревшие и неэффективные.
В последнее время растет число организаций, занимающихся оптимизацией своих бизнес-процессов, включая такие вопросы, как информационное и документационное обеспечение, расширение применения компьютерных технологий и электронного документооборота. Отношение к работе с документами как к составляющей основных бизнес-процессов позволяет добиться ощутимого эффекта. Вместе с тем существуют проблемы, которые не решаются в рамках «процессного» подхода, если при этом вне поля зрения остаются вопросы более общего характера. Дальнейшее повышение эффективности управления документооборотом возможно, если оптимизацию бизнес-процессов сочетать с использованием новых возможностей автоматизации документооборота на уровне организации или предприятия в целом. В этом случае работа с документами рассматривается как один из ресурсов управления, способствующий повышению управляемости организации.
В настоящее время комплекс вопросов оптимизации и автоматизации документооборота выходит за рамки традиционного делопроизводства. Анализ практики корпоративного регулирования информационного и документационного обеспечения управления последних лет по сравнению с предыдущим периодом позволяет выделить ряд новых подходов. Рассмотрим некоторые из них.
Использование корпоративных информационных систем, в том числе систем документооборота, объединяющих информационные ресурсы в рамках всей организации и ее подразделений (в том числе территориально обособленных). Особенностью корпоративных информационных систем является то, что они функционируют на основе компьютерной сети и объединяют информационные ресурсы в рамках целой организации, а возможно, и нескольких организаций, объединенных корпоративным соглашением.
Цель выпускной квалификационной работы – рассмотреть оптимизацию и управление документооборотом корпорации.
Исходя из цели, формируются задачи выпускной квалификационной работы:
1. рассмотреть теоретические основы управления документооборотом корпорации;
2. раскрыть методологические аспекты оптимизации и управления документооборотом корпорации;
3. рассмотреть характеристику деятельности ООО «ЭЙ энд ДИ РУС»;
4. дать оценку состояния документооборота в ООО «ЭЙ энд ДИ РУС»
5. рассмотреть оптимизацию и управление документооборотом в ООО «ЭЙ энд ДИ РУС».
Предмет исследования – документооборот корпорации.
Объект исследования – Общество с ограниченной ответственностью «ЭЙ энд ДИ РУС» (ООО «ЭЙ энд ДИ РУС»).
Методологической основой для написания выпускной квалификационной работы послужили сборники научных трудов, монографии, периодическая литература. Особое внимание проблеме управления документооборота корпорации уделяют такие ученые, как ДОБАВИТЬ ИЗ СИЛ
Структура работы сложилась из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.ЗаключениеЗаключение
Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив.
Цель систем управления документацией - распределить об¬щие информационные ресурсы компании таким образом, что¬бы они оставались под надёжной защитой, и чтобы их можно было найти, получить или переслать.
Причиной большинства проблем бумажного делопроизводства является изначальное противоречие между требованиями централизованного управления документооборотом и децентрализованной технологией их учета.
Одной из ключевых задач при создании эффективной корпоративной информационной системы является автоматизация корпоративного документооборота.
В последние годы применение корпоративных систем автоматизации документооборота становится ключевым направлением совершенствования информационного и документационного обеспечения управленческой деятельности.
Прежде всего внедрение корпоративных систем автоматизации документооборота позволяет устранить имевшиеся недостатки в работе с документами (утери документов, задержка исполнения и т.п.).
Таким образом, корпоративная система документооборота, главной задачей которой является совершенствование информационного и документационного обеспечения управления, выступает как важное средство повышения качества менеджмента и формирования корпоративной культуры организации. Ее внедрение, с одной стороны, обусловлено интеграционными процессами в менеджменте, а с другой - относится к ключевым факторам повышения интеграции и управляемости. Именно в повышении управляемости организации заключается основное проявление эффективности корпоративной системы документооборота.
Выпускная квалификационная работа выполнена на материалах ООО «ЭЙ энд ДИ РУС» - сети магазинов в России. Основной вид торгового представительства ООО «ЭЙ энд ДИ РУС» в г. Москва – розничная и оптовая торговля продукцией корпорации.
Анализ основных показателей деятельности предприятия показал, что ООО «ЭЙ энд ДИ РУС» эффективно использует свои основные средства и трудовые ресурсы, однако как отрицательный момент в деятельности предприятия можно отметить снижение к концу анализируемого периода оборачиваемости оборотных средств.
Исходя из проведенного анализа предприятия, можно сделать следующие выводы.
Ликвидность баланса ООО «ЭЙ энд ДИ РУС» можно охарактеризовать как абсолютно ликвидную.
Оценка платежеспособности показала, что не все коэффициенты платежеспособности оказались в норме.
Для улучшения финансового состояния ООО «ЭЙ энд ДИ РУС» и получения большей прибыли предприятию необходимо:
- внедрить системы контроля за дебиторской и кредиторской задолженностью и необходимость в улучшении платежной дисциплины. Для контроля за состоянием расчетов с клиентами – заказчиками продукции необходимо установить определенные условия кредитования:
- повышать долю наиболее ликвидных активов (денежных средств и краткосрочных финансовых вложений);
- повышать время оборота оборотных средств.
Необходимыми рекомендациями по преодолению финансового неблагополучия и обеспечения рентабельной работы предприятия является проведение постоянного анализа финансового состояния, который в настоящее время в ООО «ЭЙ энд ДИ РУС» не проводится.
Таким образом, ожидаемый эффект от внедрения перечисленных мероприятий обеспечит выживаемость ООО «ЭЙ энд ДИ РУС», его финансовую устойчивость и платежеспособность в сложных современных условиях.
Определив оценку состояния документооборота в ООО «ЭЙ энд ДИ РУС» можно сделать следующие выводы.
Все документы предприятие делятся на входящие, исходящие и внутренние.
Документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством.
Кроме того, документы ООО «ЭЙ энд ДИ РУС» классифицируются по назначению. Различают: организационные документы, информационно-справочные докуме6нты, документы по личному составу, договора, исковые заявления.
В настоящее время на предприятии применяется бухгалтерская программа «1С: Бухгалтерия 7.7», которая предназначена для ведения бухгалтерского учета, а также формирования первичных документов на приход и отгрузку продукции.
Основной недостаток данной программы – не представляет возможность управлять всеми бизнес-процессами, существующими на предприятии.
В ООО «ЭЙ энд ДИ РУС» компьютеризированы следующие отделы: отдел кадров, бухгалтерия и отдел маркетинга.
Одним из недостатков управления документооборотом в ООО «ЭЙ энд ДИ РУС» является то, что на предприятии не разрабатывается график документооборота.
Так как основной деятельностью ООО «ЭЙ энд ДИ РУС» является оптовая и розничная торговля, процедуры согласования и заключения договоров весьма сложны и крайне затянуты во времени, что вынуждает ее контрагентов в конечном итоге искать других партнеров.
Для оптимизации и управления документооборотом в ООО «ЭЙ энд ДИ РУС» предложено совершенствовать договорные процессы, автоматизировать бизнес-процессы, составлять график документооборота.
Предлагаем внедрить в ООО «ЭЙ энд ДИ РУС» программу для совершенствования системы управления предприятием с помощью ERP-системы IT-Предприятие.
Цель модуля «Управление документооборотом» IT-Предприятие – организация электронного документооборота и контроль движения документов на предприятии.
При внедрении единой автоматизированной системы документооборот будет осуществляться по всем бизнес-единицам ООО «ЭЙ эн ДИ РУС», в том числе по заводу-производителю в Японии, в Китае и торговых представительств в России и за рубежом.
Автоматизация корпоративного документооборота в ООО «ЭЙ энд ДИ РУС» позволит:
- сократить финансовые и временные издержки по созданию и обработке документов;
- повысить эффективность деятельности подразделений и служб организации за счет повышения качества документационного обеспечения управления;
- интегрировать информацию, содержащую данные в различных документах для принятия руководством оперативных и обоснованных управленческих решений;
- создать условия для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной электронной технологии.ЛитератураСписок использованной литературы
1. Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изменениями от 1 августа 2008. – М.: ЮНИТИ – 2008. – 146 с.
2. Анташов В., Букавнев А., Приезжий Н., Удод А. Разработка систем документооборота для корпорации // Доклад конференции «Корпоративные базы данных-2006». – М.: ЮНИТИ. – 57 с.
3. Бобылева М. Оценка эффективности корпоративной системы документооборота // «Финансовая газета», N 51, декабрь 2007 г.
4. Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. Издательство «Питер», 2007. – 362 с.
5. Бобылева М. Электронный документооборот внутри организации // «Финансовая газета. Региональный выпуск», N 40, 41, октябрь 2007 г.
6. Балибардина Г. И. Документоведение и документационное обеспечение управления: учеб.-метод. пособ. / Г. И. Балибардина. – Волгоград: Изд-во Волгогр. гос. ун-та, 2006. – 75 с.
7. Банько Н. А. Основы документационного обеспечения управления: учеб. пособ. / Н. А. Банько. – Волгоград: Политехник, 2007. – 75 с.
8. Бухтиярова Т. И. Основы документационного обеспечения управления / Т. И. Бухтиярова. – Челябинск: УрГЭУ, 2006. – 47 с.
9. Бобылева М. Электронный документооборот внутри организации // «Финансовая газета. Региональный выпуск», N 40, 41, октябрь 2007 г.
10. Борискин В.В., Поликарпова Н.М. Документационный системный комплекс организации: учебно-методическое пособие. Издательство «Ось-89, 2008. – 267 с.
11. Бобылева М. Выбор корпоративной системы документооборота // «Финансовая газета. Региональный выпуск», N 27, июль 2008 г.
12. Документационное обеспечение современного управления: учеб. пособ. / Ю. Д. Бахтеев., В. М Володин., В. Г. Пащенко и др. – Пенза: Изд-во ПГУ, 2007. – 120 с.
13. Документационное обеспечение управления: учеб. пособ. / А. В. Пшенко. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2008.– 48 с.
14. Данилина В. В., Луканина М. В., Минаева Л. В. и др. Связи с общественностью. Составление документов. Теория и практика. Издательство «Аспект-Пресс», 2007. – 189 с.
15. Жеребенкова А. В. Делопроизводство в бухгалтерии. Издательство «МЦФЭР», 2008. – 95 с.
16. Иванов И. Н. Менеджмент корпорации. Учебник. – М.: Инфра-М. – 2006. – 347 с.
17. Исаев Д. Кодексы корпоративного управления и прозрачность компаний // «Финансовая газета», N 11, 12, март 2008 г. – С.7-15
18. Корпоративный менеджмент / под. ред. Тихомирова С.Н. – М.: ЮНИТИ. – 2006. – 346 с.
19. Козаченко А.В., Воронкова А.Э. Корпоративное управление: Учебник. – М.: Дело и Сервис. – 2008. – 368 с.
20. Кибанов А., Григор О., Мамедзаде Г. Выжить и достичь стабильности. Разные модели корпоративного управления // «Кадровик. Кадровый менеджмент», N 2, февраль 2008. – С.6-10
21. Кузьмин П.В. Соглашение акционеров в системе корпоративного управления // «Законы России: опыт, анализ, практика», N 7, июль 2007. – С.4-7
22. Корнеев И. К., Машурцев В. А. Информационные технологии в управлении. – М.: Инфра-М, 2008. – 189 с.
23. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // «Компьютера». - №24-25 от 29 июня 2007 года
24. Лаврентьева Н. М. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособ. / Н. М. Лаврентьева. – Владивосток: Изд-во ДВГАЭУ, 2007. – 94 с.
25. Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь. – 2007. – №5. – С.15-21.
26. Майкл Дж.Д.Саттон Корпоративный документооборот. – М.: Азбука, Бизнес-Микро, 2002. – 448 с.
27. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Коротков Э.М. Корпоративный менеджмент. – М.: Омега. – 2008. – 247 с.
28. Мигель И. Н. Документирование управленческой деятельности: курс лекций. Издательство «Флинта», 2008. – 312 с.
29. Мазур И.И. Корпоративный менеджмент. – М.: Высшая школа, 2007. – 345 с.
Нечаева Е. В. Документоведение и документационное обеспечение управления: учеб. пособ. / Е. В. Нечаева. – СПб.: СПб ГПУ, 2007. –84 с.
30. Обдовский В.А. Поддержка корпоративного управления: проблемы и пути решения // «Финансовая газета», N 25, июнь 2007. – С.6-8
31. Орехов С. А., Селезнев В. А. Основы корпоративного управления. – М.: Маркет ДС. - 2006. - 389 с.
32. Полиенко В., Старюк П. Корпоративное управление и стоимость компании: ситуация в России // Управление компанией. - №1. - 2007. – С.6-12
33. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. Издательство «Академия», 2008. – 158 с.
34. Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособ. / А. В. Пшенко. – М.: Форум: ИНФРА-М, 2008. – 251 с.
35. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник / Л. А. Румынина. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Academia, 2007. – 214 с.
36. Рогожин М. Ю. Делопроизводство. Издательство «ИндексМедиа», 2006. – 57 с.
37. Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству. Издательство «ПРИОР», 2007. – 174 с.
38. Современная практика корпоративного управления в российских компаниях. Руководство для директора / Под ред. Филатова А.А., Кравченко К.А – М.: Альпина Бизнес Букс, 2007. – 387 с.
39. Сиганова Т. В. Основы документационного обеспечения управления: учеб. пособ. / Т. В. Сиганова. – Омск: ОмГТУ, 2007. – 56 с.
40. Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие. Издательство «Омега-Л», 2007. – 206 с.
41. Фионова Л. Р. Основы документационного обеспечения управления: конспект лекций / Л. Р. Фионова. – Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2007. – 94 с.
42. Шхагошев Р. В. Корпоративное управление. - Ростов-на-Дону. – 2005. – 314 с.
43. Швандар В.А., Горфинкель В.Я., Торопцов В.С. Корпоративное управление. – М.: Юнити. – 2006. – 127 с.
44. Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в бизнесе: материалы междунар. практич. конф. – М., 2007. – 541 с.
45. www.it.ua
|
|
