СодержаниеОглавление
Введение 4
Глава 1. Теоретические основы управления временем руководителя
современной организации 7
1.1 Роль тайм-менеджмента в планировании рабочего процесса 7
1.2 Инструменты анализа эффективности использования рабочего
времени руководителя 11
1.3 Принципы планирования рабочего времени руководителя 24
Глава 2. Анализ эффективности использования рабочего времени
Управляющего отделом «Алексеевский» Главного управления
Пенсионного фонда РФ 30
2.1 Краткая характеристика организации 30
2.2 Анализ эффективности организации труда 41
2.3 Функционально-стоимостной анализ рабочего времени
Управляющего отделом «Алексеевский» 45
Глава 3. Пути повышения эффективности использования рабочего
времени управляющего отделом 55
3.1 Направления совершенствования управлением рабочим временем
управляющего отделом 55
3.2 Оценка экономического эффекта от реализации предложенных
решений 62
3.3 Повышение продуктивности оперативного планирования
управленческого процесса средствами ПК 63
Заключение 69
Список использованных источников 73
Приложения 78ВведениеВведение
Время - деньги. Этот популярный слоган знаком нам едва ли не с детства. Однако реальность такова, что в точности данной фразы можно усомниться. Впрочем, в этом нет ничего удивительного. Никто не спорит, что от времени сегодня зависит если не все, то почти все. Именно поэтому древнюю как мир поговорку можно перефразировать: «Время - это больше чем деньги».
В современной России лишь относительно недавно стали уделять внимание проблемам учета и организации личного времени (иначе говоря - тайм-менеджменту), и в этом вопросе мы существенно отстаем от развитых стран. Во многом это объясняется нашим менталитетом. Согласитесь, одно дело - широко известная немецкая или японская педантичность, и другое - русский человек, для которого опоздание на работу (в школу, на свидание и т.д.), можно сказать, в порядке вещей.
Однако в последнее время теории тайм-менеджмента находят в России все большее применение. Образ современного делового человека предполагает не только наличие высшего образования, широкого кругозора, знание компьютера и т, д., но и умение грамотно и рационально распоряжаться своим временем.
Следует упомянуть о распространенном ошибочном мнении, касающемся организации личного времени. Его планирование и учет многим людям представляется невероятно скучным из-за необходимости постоянно контролировать себя. Пришел после работы - до глубокой ночи фиксируешь, сколько и где ты пробыл сегодня, где и в какое время должен быть завтра, - и так постоянно, вместо полноценного отдыха в кругу семьи. Современные методики тайм-менеджмента позволяют в короткие сроки организовать свою жизнь таким образом, что проблема нехватки времени решится сама собой . Кроме того, для автоматизации тайм-менеджмента сегодня существует много специальных программных разработок. С их помощью планирование и учет личного времени превращается в увлекательный процесс, результатом которого будут высокая самоорганизация и возможность решать много задач за небольшой промежуток времени.
Разработка подходов к гибкому планированию в условиях высокой неопределенности и динамично изменяющейся среды базируется на работах специалистов в области стратегического менеджмента (И.Ансофф, Р.Акофф, Г.Минцберг и др.), а также философов, выделивших полученные в классической стратегии принципы работы с непредсказуемостью среды (фон Клаузевиц, В.Малявин). Задействуются также понятийный аппарат и идеи синергетики (И.Пригожин и др.)
Тайм-менеджмент может применяться не только как инструмент повышения эффективности использования времени (что характерно для классического похода), но и как инструмент развития организации . Таким образом, разрешено противоречие между принудительностью системы управления организацией и свободным применением техник тайм-менеджмента, в расчете на которое они создавались. Также обосновано применение тайм-менеджмента в качестве инструмента, изменяющего корпоративную культуру компании, создающего подготовленную среду, «почву» для любых организационных преобразований (реинжиниринга бизнес-процессов, внедрения систем менеджмента качества, корпоративных информационных систем и т.п.).
В свете всего вышеизложенного, выбранная тема дипломного исследования видится весьма актуальной, а вопросы повышения эффективности труда управляющих кадров, насущными в современных условиях развития отечественной экономики.
Тем самым, цель дипломной работы – разработать комплекс мер и управленческих решений, направленных на совершенствование использования рабочего времени руководителя конкретной организации.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1) изучить теоретические аспекты: сущность и значение управления временем для руководителя в частности, и делового человека, в целом;
2) исследовать методические подходы к анализу и планированию времени руководителя организации;
3) проанализировать ситуацию с планированием и с использованием рабочего времени сотрудниками и менеджментом конкретной организации;
4) разработать и оценить направления улучшения использования рабочего времени руководителем организации;
5) выработать конкретные рекомендации по совершенствованию оперативного планирования свободного времени руководителем организации с использованием современных средств автоматизации.
Объектом дипломного исследования является менеджмент Отдела «Алексеевский» Главного управления Пенсионного фонда России № 6. Предмет изучения – процесс повышения эффективности использования рабочего времени в организации.ЗаключениеЗаключение
Термин «тайм-менеджмент» происходит от английского слова time-managment, что в переводе означает «управление временем» и подразумевает технологию управления собственной деятельностью, организацией выполнения задач и распределения ресурса времени.
На наш взгляд, решение трудностей работы руководителя организации сегодня состоит в повышении личной эффективности управленческого звена; использовании методов четкого взаимодействия коллектива, быстром реагировании на изменения внешней среды, применении новых технологий решения тактических и стратегических задач в условии ограниченного времени.
Обобщим результаты решения поставленных в работе задач:
1) Изучение сущности управления временем для руководителя в частности, и делового человека, в целом, показало, что потребность в централизованном корпоративном внедрении технологий тайм-менеджмента обусловлена растущими темпами изменения рабочей среды и связанной с этим передачей сотрудникам и руководителям организаций больших полномочий, принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы. Для топ-менеджеров и специалистов организации, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться.
При этом, анализируя современное состояние тайм-менеджмента, можно отметить следующее:
- Наиболее распространенные технологии классического тайм-менеджмента основаны на жестком планировании, что делает их неадекватными динамично изменяющейся бизнес-среде, и требует разработки альтернативных технологий, позволяющих гибко реагировать на непредсказуемые изменения обстоятельств.
- В современном менеджменте и тайм-менеджменте практически не рассматриваются вопросы корпоративного внедрения технологий тайм-менеджмента, их использования в качестве инструмента управления организацией.
- В современном менеджменте тайм-менеджмент рассматривается исключительно как технология, позволяющая более рационально использовать рабочее время.
2) Исследование методических подходов к анализу и планированию времени руководителя организации показало, что можно выделить два основных метода анализа эффективности использования времени в организации. Первый подход – познакомиться с различными коэффициентами, выбрать для себя несколько подходящих, опробовать в проведении анализа, при желании ввести свой коэффициент в зависимости от цели анализа, отталкиваясь от уже выведенных для анализа коэффициентов, провести «предпроектное обследование», в ходе которого у руководителя начнет складываться своя система классификации расходов времени. Именно индивидуально удовлетворяющий метод анализа и введенных переменных с учетом вида работы и последующего применения результата анализа составляет главное достоинство второго подхода в построении аналитики личной эффективности. Первый подход – познакомиться с различными коэффициентами, выбрать для себя несколько подходящих, опробовать в проведении анализа. Второй подход, не отталкиваясь от уже выведенных для анализа коэффициентов, – провести «предпроектное обследование», в ходе которого у руководителя начнет складываться своя система классификации расходов времени. Именно индивидуально удовлетворяющий метод анализа и введенных переменных с учетом вида работы и последующего применения результата анализа составляет главное достоинство второго подхода. В то же время, результативным методом оценки эффективности затрат рабочего времени с позиции выполняемых функций является функционально-стоимостной анализ (ФСА) - метод системного исследования функций, работоспособности различных объектов и затрат на их реализацию.
3) Проведен общий анализ ситуации с планированием и с использованием рабочего времени сотрудниками и менеджментом конкретной организации – отдела «Алексеевский» Главного управления ПФР. Установлено, что в отделе «Алексеевский» ПФР большая часть потерь рабочего времени вызвана субъективными факторами – дополнитель¬ные отпуски с разрешения администрации, прогулы, простои, что можно считать неиспользованными резервами увеличения фонда ра¬бочего времени. Недопущение их, как показал анализ, равнозначно высвобождению 1,1 ра-ботника.
При помощи диаграммы FAST были выявлены излишние и не свойственные работе управляющего функции, а также функции, не выполняемые в настоящее время управляющим. Это негативно сказывалось на эффективности и оперативности использования рабочего времени руководителем отдела. Кроме того, были даны рекомендации по передаче ряда функций отделу кадров организации, приобретению дополнительных технических средств автоматизации управленческого процесса руководителя, интенсификации использования ЭВМ в планировании и анализе.
4) Оценка направлений улучшения использования рабочего времени руководителем организации, свидетельствует о том, что годовой экономический эффект от предложенных рекомендаций может составить 25 тыс. руб.
5) Конкретные рекомендации по совершенствованию оперативного планирования свободного времени руководителем организации с использованием современных средств автоматизации (ЭВМ) выражаются в использовании электронного процессора MS Excel, что позволит управляющему отделом «Алексеевский» одновременно планировать как свои задачи, так и задачи подчиненных.
Это очень гибкая и удачная методика планирования. Ее основная идея – все задачи делятся на три вида (или статуса):
- задачи, которые нужно решить сегодня,
- задачи, которыми планируется начать заниматься в течение ближайшей недели,
- задачи, на которые нужно будет обратить внимание в более долгосрочной перспективе.
Приведенная методика была разработана на основе принципов управления временем изложенных в работах Г.А. Архангельского.
И в общественном производстве, и в личной работе упорядоченность, экономичность зависят от наличия, совершенства и, самое главное, от реальности плана. А реальность плану придает точный расчет, доведенный до задания, нормы, до графика работы на определенный период.ЛитератураСписок использованных источников
1. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений».
2. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 30.04.2008 № 55-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений».
3. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений».
4. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 30.04.2008 № 55-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений».
5. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 19 июля 2007 г. № 140-ФЗ. - «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам, связанным с осуществлением индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования».
6. Грязнова А. Г., Джинджолия А. Ф. Основы менеджмента. - Серия: Высшее образование. - М.: Экономика, 2007.
7. Дорофеев В. Д., Шмелева А. Н., Шестопал Н. Ю. Менеджмент. - Серия: Высшее образование. - М.: Инфра-М, 2008.
8. Стивен П. Роббинс, Мэри Коултер. Менеджмент. Management. - М.: Вильямс, 2007.
9. Ричард Л. Дафт. Менеджмент. Management. - Серия: Классика MBA. - М.: Питер, 2007.
10. Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент. - Серия: Homo faber. - М.: Экономистъ, 2006.
11. Глухов В. В. Менеджмент. - Серия: Учебник для вузов. - М.: Питер, 2008 г. - 608 с.
12. Зельдович Б. З. Менеджмент. - Серия: Учебник для вузов. - М.: Экзамен, 2007.
13. Моисеева Н. К., Карпунин М. Г. Основы теории и практики функционально-стоимостного анализа: Уч. Пособие для вузов. – М.: Высшая школа, 1988г.
14. Моисеева Н. К. Функционально-стоимостной анализ в машиностроении. – М.: Машиностроение, 1987г.
15. Справочник по функционально-стоимостному анализу /Под ред. М. Г. Карпунина, Б. И. Майданчика. – М.: Финансы и статистика, 1988г.
16. Кузьмин А.М., Барышников А.А. Формы применения функционально-стоимостного анализа // Машиностроитель. – 2001. – № 6. – С. 37-40.
17. Кузьмина Е.А., Кузьмин А.М. Функционально-стоимостный анализ. Концепция и перспективы // Методы менеджмента качества. – 2002. – № 8. – С. 8-14.
18. Ивлев В.А., Попова Т.В. Что такое функционально-стоимостной анализ процессов и систем. (В сборнике «TQM-XXI. Проблемы, опыт, перспективы». Вып. 4. / Под ред. В.А. Качалова и В.Л. Рождественского. – М.: ИздАТ, 2000. – С. 169 – 188.
19. Соболев Ю.М. Конструктор и экономика: ФСА для конструктора. – Пермь: Кн. Изд-во, 1987.
20. Велленройтер X. Функционально-стоимостный анализ в рационализации производства: Сокр. пер. с нем. – М.: Экономика, 1984.
21. Мымрин Ю.Н. Выбор объектов для проведения ФСА. – М.: Информэлектро, 1988.
22. Скворцов Н.Н., Омельченко Л.И. Организация функционально-стоимостного анализа на машиностроительных предприятиях. – Киев: Техника, 1987.
23. Гордашникова О.Ю. Функционально-стоимостной анализ качества продукции и управления маркетингом на предприятии. – М.: Издательство «Альфа-Пресс». 2006.
24. Моргенстерн Д. Самоорганизация по принципу «изнутри на ружу» пер.с англ.-М.:Издательство «Добрая книга»,2007.
25. Моргенстерн Д. Тайм-менеджмент Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью:пер.с англ.-М.:Издательство «Добрая книга»,2007.
26. Моргенстерн Д. Технологии эффективной работы пер.с англ.-М.:Издательство «Добрая книга»,2007.
27. Прентис С. Интегрированный тайм-менеджмент/; пер.с англ.-М.:Издательство «Добрая книга», 2007.
28. Васильченко Ю.Л., Таранченко З.В., Черныш М.Н. Самоучитель по тайм-менеджменту. – СПб.: Питер, 2007.
29. Кноблаух Йорг. – Управление временм [перевод с нем. Д.В. Ковалевой]. – 2- изд., стер. – Москва: Омега-Л, 2006.
30. МакГи С. Тайм-менеджмент с помощью Microsoft Outlook. Специальное издание. - СПб.: Питер, 2007.
31. Адамс Б. Время. Секреты управления. – М.: АСТ-Астрель. – 2007.
32. Управление временем / К. Кинан; [перевод с англ. О.И. Губренко]. – М.: Эксмо, 2006.
33. Пласкова Н.С. Экономический анализ / Серия: Высшее экономическое образование. – Изд-во: Эксмо, 2007.
34. Прыкина Л.В. Экономический анализ предприятия. Учебник / Изд-во: Юнити-Дана, 2006.
35. Киреева Н.В. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности (+ приложение). – Изд-во: Социальные отношения, 2007.
36. Любушин Н.П. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности / Изд-во: Юнити-Дана, 2006.
37. Лысенко Д.В. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности / Серия: Высшее образование. – Изд-во: Инфра-М, 2007.
38. Когденко В.Г. Методология и методика экономического анализа / Изд-во: Юнити-Дана, 2008.
39. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятий АПК / Серия: Экономическое образование. – Изд-во: Новое знание, 2007.
40. Питер Ф. Друкер. Менеджмент. Задачи, обязанности, практика. Management: Tasks, Responsibilities, Practices. - М.: Вильямс, 2008.
41. Питер Ф. Друкер. Энциклопедия менеджмента. The Essential Drucker. - М.: Вильямс, 2006.
42. Архангельский Г.А. Методика ТМ-диагностики. // Управление персоналом, 2004.
43. Архангельский Г.А. Корпоративный тайм-менеджмент: «бацилла эффективности» в управлении фирмой. // Менеджмент сегодня, 2004.
44. Архангельский Г.А. Непрожективный подход к организации деятельности. // Эффективность и стратегия в хаосе и неопределенности. Менеджмент сегодня, 2003.
45. Архангельский Г.А. Метод ограниченного хаоса: от кластерного анализа к технологии развития систем. // Социология: методология, методы, математические модели. Научный журнал РАН. 2002.
46. Архангельский Г.А. Непрожективный подход к организации деятельности. // Вестник молодых ученых, серия «Экономические науки», 2002, No 6.
47. Архангельский Г.А. Корпоративный стандарт организации времени персонала и его место в системе управления фирмой. // «Российские предприятия в условиях рыночных реформ». Сб. докладов конференции. СПб.: ГУАП, 2002.
48. Архангельский Г.А. Тайм-менеджмент и стратегия фирмы // «Человек в условиях становления рыночной экономики в современном российском обществе: проблемы и перспективы». Сб. докладов конференции. СПб.: ГУАП, 2001.
49. Новак Б.В. Тайм-менеджмент на компьютере. Как управлять своим временем эффективно. – СПб.: Питер, 2007.
50. Архангельский Г.А. Организация времени. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2006.
51. www.improvement.ru
|
|
