СодержаниеВведение 3
Глава 1. Локальные электронные архивы 5
1.1. Электронный документ: значение, виды, определение 5
1.2. Электронные документы в делопроизводстве 9
1.3. Временное хранение документов в организациях 12
Глава 2. Создание государственного электронного архива 16
2.1. Зарубежный опыт создания электронных архивов 16
2.2. Отечественные разработки систем электронных архивов 20
2.3. Технология формирования фонда электронных документов в архиве 24
Заключение 32
Список использованной литературы 34ВведениеАктуальность выбранной темы заключается в том, что с каждым годом в организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Еще большую остроту этим вопросам придали ФЦП «Электронная Россия» и аналогичные программы в субъектах федерации (например, ГЦП «Электронная Москва»). Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов.
Архив электронных документов – это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией. Это не только и не столько поисковая система, способная быстро получить нужную пользователю электронную информацию. Архив – это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.
Электронные документы появились несколько десятилетий назад решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, персональные данные и другие конфиденциальные документы в электронном виде и т.д.
Нормативная и методическая база архивного хранения электронных документов в настоящее время находится в зачаточном состоянии. «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» (2002) лишь в самых общих чертах касаются вопросов приема на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов. Более подробно эти вопросы отражены в «Основных правилах работы организаций» (2002) и «Основных правилах работы с научно-технической документацией государственных архивах Российской Федерации» (2003).
Однако, несмотря на то, что в этих Правилах отражен определенный опыт работы с электронными документами в организациях, их рекомендации недостаточны для решения многих проблем, которые могут проявиться при организации долговременного хранения электронных документов в государственном архиве (обеспечении сохранности, учете, описании). В частности, в них полностью отсутствуют механизмы обеспечения сохранности и подлинности электронных документов в долговременной перспективе, в то время как вся система учета и описания должны быть ориентированы на решение именно этих задач.
Целью является исследование проблемы комплектования, хранения и использования документов в электронном архиве.
Исходя из цели исследования, мы можем определить задачи:
- рассмотреть локальные электронные архивы,
- изучить технологию создания государственного электронного архива.
Основным методом исследования является изучение нормативных документов и научной литературы по теме работы.ЗаключениеТаким образом, мы можем сделать вывод, что методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом Россия окажется среди других «путешественников» к открытому информационному обществу.
Проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов не одинаковы для разных организаций. Они зависят как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, от задач, которые перед архивом стоят. Но самое главное, эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов.
Например, опыт работы с электронными документами, накопленный в организациях при оперативном или кратковременном хранении, не всегда применим при организации государственного хранения электронных документов в государственных архивах. И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто чрезмерны для хранения и использования основной массы таких документов в организациях.
Поэтому всякий раз, затрагивая ту или иную проблему архивного хранения электронных документов, следует оговаривать сроки их хранения, находятся ли они:
– в оперативном использовании в организации;
– в архивах организации при обеспечении кратковременного хранения (до 5–7 лет);
– в ведомственном архиве, архиве фирмы или корпорации или в государственном архиве при обеспечении долговременного и постоянного хранения.
Кроме того, можно констатировать наличие достаточной нормативной базы для практического использования ЭД, что и происходит на практике, и, вместе с тем, нерешенность таких актуальных проблем, как использование аналогов собственноручной подписи, факсограмм, электронной почты и все возникающих новых способов записи и передачи информации. Учитывая возросшую активность законодательной деятельности в этой области, целесообразно в достаточно короткий срок подготовить временные рекомендации, практическое использование которых позволит найти более правильные решения в законодательных актах.Литература1. ГОСТ Р 511411-98 «Делопроизводство и архивное дело»
2. Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ
3. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ
4. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002. - № 1-ФЗ
5. Алфёрова Е. В. Электронный документ и документооборот: правовые аспекты. - М.: ИНИОН РАН, 2003. - 208с.
6. Альбрехт Б. В. Архивы коммерческих организаций. - М.: МЦ РЭР, 2005. - 192 с.
7. Боброва Е. В. Архивы via Интернет // Новое литературное обозрение (спец.выпуск). - 2005. - № 74. - с. 507-521
8. Бобылёва М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: МЭИ, 2004. – 180 с.
9. Бирмен Д. Виртуальный архив будущего. // Вестник архивиста. - 1996. - № 6. - с. 99-111
10. Гармаш В. Н. Современные требования к архивным зданиям в зарубежных архивах. // Отечественные архивы. - 2004. - № 3. - с. 48-57
11. Доронина Л. Архив организации. // Службы архивов. - 2002. - № 12. - с. 66-70
12. Колесник Е. Н. Введение в управленческое документоведение: Учебное пособие. - М.: Наука, 2003. – 150 с.
13. Крайская З. В., Челлини Э. В. Архивоведение. - М.: Норма, 1996. – 224 с.
14. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве). - М.: интел-Синтез, 2000. – 232 с.
15. Левин В. И. Носители информации в цифровом веке. - М.: Компьютер-Пресс, 2000. – 250 с.
16. Ларин М. В. Управление документацией в организациях. - М.: Термика-М, 2004. – 241 с.
17. Ларин М. В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 1998. – 137 с.
18. Михайлов О. А. Электронные документы в архивах: проблемы приёма, обеспечения сохранности и использования: аналитический обзор. / РГАНТД. - М.: Диалог. - МГУ, 1998. – 244 с.
19. Попенко Л. Л. Краткий обзор зарубежного опыта стратегий электронных архивов. // Делопроизводство. - 2004. - № 4. - с. 101-104
20. Разуваевы М. и И. Методы тотальной архивации. // Новое литературное обозрение (спецвыпуск). - 2005. - № 74. - с. 551-556
21. Романов Д. А. Правда об электронном документообороте. - М.: ДМК Пресс, 2004. - 224 с.
22. Старостин Е. В. Зарубежное архивоведение: проблемы истории, теории и методологии. - М.: Русский Мир, 1997. – 328 с.
|
|
