|
СодержаниеСодержание\r\nВведение 3\r\n1.Теоретическая часть. Состав и содержание организационного проекта функциональной (целевой, обеспечивающей) подсистемы делопроизводственного обеспечения системы управления организации 5\r\n2. Аналитическая часть. Предпроектная подготовка разработки оргпроекта функциональной (целевой, обеспечивающей) подсистемы делопроизводственного обеспечения системы управления организации 18\r\n2.1. Технико – экономическое обоснование необходимости разработки оргпроекта 18\r\n2.2. Разработка задания на оргпроектирование 28\r\n3. Проектная часть. Организационное проектирование функциональной (целевой, обеспечивающей) подсистемы делопроизводственного обеспечения системы управления организации 31\r\n3.1. Разработка оргпроекта 31\r\n3.2. Обоснование социально – экономической эффективности оргпроекта 32\r\n4. Внедрение организационного проекта 35\r\nЗаключение 36\r\nСписок использованной литературы 39\r\nПриложения 40ВведениеВведение\r\nВ настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. \r\nОрганизация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество управления. \r\nПроцесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. \r\nВсе эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. \r\nДля получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. \r\nЕсли на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. \r\nОбщеизвестно, что любое управленческое решение основывается на информации, основными критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая ее обработка. \r\nНадежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема—передачи информации, правильной постановки справочно—информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. \r\nИнформация закрепляется в документах на различных носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы.\r\nЗначительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления.\r\nНеправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям.\r\nЧрезвычайно актуальной является и проблема обеспечения сохранности документов. \r\nЦель курсового проекта — разработка рекомендаций по развитию делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом ОАО «Прогресс».\r\nОбъект исследования – ОАО «Прогресс».\r\nВыполнение курсового проекта предполагает решение следующих задач:\r\n- обоснование требований к делопроизводственному обеспечению системы управления персоналом, критериев оценки качества обеспечения;\r\n- анализ существующего состояния делопроизводственного обеспечения (состав и содержание используемых документов, полнота охвата функций управления персоналом делопроизводственным обеспечением, организация движения, учета и хранения документов, соответствие делопроизводства и оформления документов ГОСТам, выявление повторяющихся и дублирующихся взаимосвязей в движении документов, использование современных компьютерных технологий) и его влияния на качество выполнения функций управления персоналом;\r\n- обоснование необходимости и путей совершенствования делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом организации;\r\n- обоснование состава и содержания документов, схем документооборота, используемых при выполнении функций управления персоналом;\r\n- разработка документа, регламентирующего делопроизводственное обеспечение выполнения функций управления персоналом;\r\n- разработка организационной процедуры совершенствования делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом.ЗаключениеЗаключение\r\nЛюбому органу управления для исполнения своих функций необходимы эффективная система документационного обеспечения управления (ДОУ)\r\nЦелью делопроизводственного обеспечения является своевременное оформление и передача в другие подразделения всех документов, касающихся персонала. Поэтому практически вся работа предприятия зависит от того, насколько успешно: обрабатываются поступающие документы; доводятся соответствующие приказы и распоряжения до персонала; регистрируются, учитываются и хранятся документы по персоналу; копируются и распределяются среди сотрудников инструкции и указания; осуществляется контроль исполнения инструкций; происходит передача документов конкретным исполнителям.\r\nВ системе управления персоналом организации обращаются следующие виды документации:\r\n- организационно-кадровая документация;\r\n- документация по личному составу;\r\n- организационно-распорядительная документация (в составе распорядительной и информационно-справочной документации).\r\nВ состав организационно-кадровой документации входят устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), положения о структурных подразделениях, положения (инструкции, стандарты предприятия) по выполнению отдельных видов работ (например, инструкция по кадровому делопроизводству), должностные инструкции.\r\nДокументация по личному составу включает приказы (распоряжения) по кадрам, трудовые договоры, личные и учетные карточки, автобиографии, резюме, рекомендации, заявления, характеристики, трудовые книжки, обязательства о неразглашении коммерческой тайны, разного рода справки и др. \r\nВ состав организационно-распорядительной документации входят: распорядительная документация — приказы по основ ному производству, постановления, распоряжения, указания, решения; информационно-справочная документация — письма, телеграммы, факсы, телефонограммы, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки.\r\nКроме того, в системе управления персоналом организации обращается плановая, отчетно-статистическая документация, документация по социальному обеспечению. В структурных подразделениях разрабатывается и используется ряд других документов внутреннего характера, связанных с управлением персоналом. \r\nВ связи с большим и зачастую неоправданным разнообразием используемых в системе управления персоналом документов, отдельные их виды (например, учетные формы) подверглись унификации, требования к оформлению других видов, в частности, к оформлению организационно-распорядительной документации-стандартизации. Унификация и стандартизация кадровой документации весьма целесообразны и этой работе в стране уделяется большое внимание.\r\nСтруктура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями: секретариат; экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.); подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов; подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов; подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан; подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро); отдел совершенствования делопроизводства; копировально-множительное бюро; протокольная группа; редакционная группа; приемная; архив. \r\nАнализ существовавшей на предприятии ОАО «Прогресс» системы документационного обеспечения управления позволил выявить ее основные недостатки: объем работ, выполняемых сотрудниками отдела делопроизводства, при сохранении применяемых технологий обработки документов, предполагает расширение его штатов; в связи со значительным количеством структурных подразделений существующая технология передачи документов сотрудникам достаточно трудоемка и затруднен контроль данного процесса; у руководства предприятием отсутствует необходимая степень полноты информации о качественном и количественном составе. Выявленные недостатки позволили определить направления совершенствования системы документационного обеспечения управления в ОАО «Прогресс».\r\nВыявленные проблемы замедляли процесс принятия и реализации управленческих решений, уменьшали эффективность управления из-за недостаточности и разобщенности информации. Наиболее оптимальным для ОАО «Прогресс» в аспекте совершенствования документационного обеспечения управления явился переход к принципиально иной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс – автоматизированной системе документационного обеспечения управления.\r\nПрограмма \\\"Канцелярия 8.0 автоматизация документооборота\\\" предназначена для автоматизации документооборота и делопроизводства как в коммерческих, так и в государственных организациях, практически любого масштаба, в т.ч. объединениях (холдингах). \r\nОсновные функциональные возможности программы: \r\nРегистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции (письма, телефонограммы, служебные записки и т.д.). По каждому документу ведется автоматическая нумерация, фиксируется маршрут прохождения по организациям, отделам и должностным лицам, поручения и сроки исполнения.\r\nУчет договоров на всех этапах: инициация, подготовка текста договора по шаблону, процесс согласования, назначение ответственного за контроль договора, завершение действия договора.\r\nХранение документов в электронном виде: файлы любого формата (MS Word, MS Excel, сканированные тексты или изображения), с сохранением истории изменений. \r\nПолный контроль исполнения поручений. Контролируются поручения сотрудников организации, поручения, полученные от вышестоящих организаций и выданные должностным лицам нижестоящих организаций. Автоматически отслеживается вся цепочка исполнения поручения от должностного лица, выдавшего поручения, до конкретного исполнителя. Это позволяет существенно снизить просрочки исполнения поручений, а также определить их причину. Кроме того, программа автоматически сообщит исполнителям о поручениях, срок исполнения которых подходит к концу. \r\nОперативное информирование руководства о состоянии исполнения конкретных поручений, а также загруженности и исполнительной дисциплине сотрудников организации.\r\nПодборка всех документов по определенному вопросу (например, для подготовки документов к судебному разбирательству).\r\nБыстрый поиск документов по любой комбинации признаков (по отправителю, исполнителю, содержанию, резолюции и т.д.).\r\nФормирование большого количества разнообразных отчетов.\r\nВозможность настройки программы под любую специфику организации.\r\nДля внедрения предлагаемого направления были проведены расчеты по выявлению эффективности. Таким образом, использование предлагаемой системы документооборота позволяет экономить ОАО «Прогресс» ежемесячно порядка 33 часов рабочего времени. При внедрении предлагаемой АИС ДОУ сокращается объем работ и нет необходимости в увеличении штата сотрудников отдела делопроизводства завода. Применение программного продукта «Канцелярия 8.0. Автоматизация документооборота» позволило повысить производительности труда офисных сотрудников предприятия, снизить затраты на обработку данных, обеспечить гарантированное выполнение корпоративных регламентов и правил за счет создания единой информационной среды для любого документооборота. В заключении необходимо отметить, что использование систем, аналогичных «Канцелярия 8.0. Автоматизация документооборота» позволяет повысить оперативность управления ресурсами организации, выявить ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке. Таким образом, использование автоматизированной системы принятия управленческих решений с использованием трафаретизации и унификации позволяет реализовать новые возможности управления документооборотом предприятия, оперативно выполнять информационно-справочную, аналитическую работу, а также улучшить взаимодействие структурных подразделений и достичь более высокой оперативности в работе. При четкой регламентации основных разделов документационного обеспечения управления предприятием наводится порядок в процессе принятия управленческого решения и обеспечивается своевременность его исполнения. \r\nИспользование автоматизированной системы принятия управленческих решений с использованием трафаретизации и унификации позволяет реализовать новые возможности управления документооборотом предприятия, оперативно выполнять информационно-справочную, аналитическую работу, а также улучшить взаимодействие структурных подразделений и достичь более высокой оперативности в работе. При четкой регламентации основных разделов документационного обеспечения управления предприятием наводится порядок в процессе принятия управленческого решения и обеспечивается своевременность его исполнения.ЛитератураСписок использованной литературы\r\n1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Принят 3 марта 2003 года.\r\n2. Борискин В.В., Поликарпова Н.М. Официальное делопроизводство, виды и формы документов. М.:, 2008. – 191 с.\r\n3. Делопроизводство: Образцы документов. Организация и технология работы. //В.В. Галахов, И.К.Корнеев. М.:, 2007. – 456 с.\r\n4. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004. – 172 с.\r\n5. Котова Л.Р. Особенности кадровой политики компаний, работающих на российском рынке // Двадцатые Международные Плехановские чтения (июнь 2007 г.): Доклады профессорско-преподавательского состава. – М.: Изд-во Рос. экон. акад., 2007.\r\n6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО \\\"Журнал \\\"Управление персоналом\\\", 2003. – 408 с.\r\n7. Кузнецова Т.В. Дипломная работа должна стать заказным оргпроектом. // Делопроизводство, 2006, №2, с. 16-17\r\n8. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Раздел 1.3.\r\n9. Панов, И.А. Совершенствование процесса управления персоналом через оптимизацию принятия управленческих решений в кадровом делопроизводстве вуза [Текст] / И.А. Панов, С.Д. Резник // Университетское управление. Практика и анализ. – 2008. – №1. – С. 55–57\r\n10. Рекомендации по определению штатной численность работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду. – ЦБНТ. М, 2002.\r\n11. Кондратьева Т. Н., И. В. Скипина. Подготовка и защита выпускной квалификационной работы по документоведению и документационному обеспечению управления. Учебно-методическое пособие для студентов специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». Тюмень: Издательство Тюменского государственного университета, 2007, 152 с.\r\n12. Чижов Н.А. Руководитель и персонал: технология взаимодействия. — М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2007. — 580 с.\r\n13. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с."
|
|
