СодержаниеВВЕДЕНИЕ 2 ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА 4 ОБОРУДОВАНИЕ СЕКРЕТАРЯ 12 ОБОРУДОВАНИЕ 15 ПРОГРАМНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 20 ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ РЕФЕРЕНТА 21 УСЛОВИЯ ТРУДА 23 САНИТАРНЫЕ УСЛОВИЯ ТРУДА 27 ПСИХОФИЗИОЛОГИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ ТРУДА 30 РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ 31 ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ 35 ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 38 ВЫВОД 42 ЛИТЕРАТУРА 44ВведениеВВЕДЕНИЕ
Цель автоматизации в увеличении эффективности и производительности труда. В современное время компьютер стал обыденностью и уже не вызывает изумления в душах обывателей. Поэтому даже то, что его нет в приемной секретаря уже говорит о не серьезности данной организации и отпугнет большинство клиентов. Задачи для провидения автоматизации: посчитать смету на закупку оборудования и расходных материалов к нему. Также обучить персонал. Внедрить оборудование. Просчитать возможные риски. Любая техника может выйти из строя, а значит нужно рассчитывать, что придется платить за ремонт. Приемная офиса - это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной - это секретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера. Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров зависит и скорость решения вопросов, и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу. Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что особенно важно при высоких ценах на офисную площадь, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения, как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы. Именно потому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей. Тесный, темный, плохо оборудованный «предбанник» перед кабинетом руководителя сразу представит фирму в невыгодном свете перед возможными ценными клиентами. Кроме того, в приемной чисто физически должно быть место для размещения соответствующего оборудования рабочего места секретаря, для документов текущего делопроизводства, справочно-информационной литературы, рекламных изданий, для необходимой конторской техники и, конечно, для посетителей фирмы. Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря. Для этого вначале надо уточнить и выявить основные функции секретаря-референта, информационные связи, распорядок рабочего дня, перечень материалов, которые должен он иметь. Затем выбрать мебель, инвентарь, технические средства, оргтехнику и канцелярские принадлежности. Работа секретаря-референта в организации напрямую связана с делопроизводством. Делопроизводство же составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.Литература1. Андреева В.И.Делопроизводство: Практическое пособие. - 7-е, перераб. и доп. изд.-М.: Бизнес-школа"Интел-Синтез", 2000.-188с. 2. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере.-2-е, доп. изд.-М.: Strix, 1999.-224с 3. Богатая И.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие. - М.: Дело, 2002.-360с. 4. Кантарь И. Л. “Автоматизированные рабочие места управленческого аппарата”, 1990. 5. Фельзер А.Б., Миссерман М.М. Делопроизводство: Справочное пособие. 6. Использованы прайс-листы фирм «Sever-Soft», «Maximym» и магазина «Бум».
|
|