СодержаниеСодержание
Введение 3
1. Информационно-справочные документы 4
2. Регламентация деятельности компании при помощи внутренних документов 10
3. Докладная записка 17
Заключение 19
Список литературы 20
Приложения 21ВведениеВведение
Цель работы – исследовать роль и значение информационно-справочных документов в управленческой деятельности.
Основой управленческой деятельности является информация, а сам процесс управления представляет собой непрерывный процесс сбора, обработки и передачи информации. Наиболее распространённым носителем информации в малом бизнесе является бумага. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и др.) становится документом. Документ – материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Осуществление функций любого предприятия связана с составлением, получением, направлением документов. Вот почему, эффективность их управленческой (как внутриорганизационной, так и внешней) деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами.
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.
Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.
Объект исследования – документация. Предмет исследования – значение информационно-справочной документации в управленческой деятельности.
Задачи работы:
1. Определить понятие и сущность информационно-справочной документации;
2. Исследовать процесс регламентации внутренней деятельности фирмы при помощи внутренних документов;
3. Рассмотреть сущность и значение докладной записки.
1. Информационно-справочные документы
Процессы коллегиального принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов производственных совещаний у руководства организации. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.
Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.
Заголовок к тексту протокола — это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола должна показывать: кто руководил проведением протоколируемого мероприятия; кто вел протокол; кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание; кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций; какие вопросы обсуждались на совещании.
Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек).
Для лиц, дополнительно приглашенных на совещание из числа сотрудников организации, помимо фамилии и инициалов указывается занимаемая должность, а для специалистов из других организаций — должность и название организации. Сведения о приглашенных на совещание лицах можно включать в раздел «Присутствовали» или в специальный раздел «Приглашенные», например:
Присутствовали: Иванов М.К., Сакаев С.Г., Гильмутдинов И.Б., Бабинцев О.М., Игнатов В.М., Николаев Ю.В., Самсонов А.И., Черкасов В.Х.
Приглашенные: менеджер отдела рекламы Пантелеев Е.А., менеджер по персоналу Петрова О.Н., зав. отделом маркетинга ООО «Инвент» Таушев Н.П., менеджер по продажам ЗАО «Елена» Казанцев Е.И.
На таких коллективных мероприятиях, как собрания, нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу (приложение 1).
В самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество присутствовавших со ссылкой на прилагаемый список, например: присутствовали: 85 человек (список прилагается).
Следует подчеркнуть, что разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, т.к. непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания, т.е. минимально необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (заседания, совещания и т.п.). При отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума (простое большинство или 2/3) проведение собрания недопустимо, т.к. его решения будут неправомерны.ЛитератураСписок литературы
1. Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года. «Российская газета». 25 декабря 1993 года.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации. Свод кодексов и законов Российской Федерации. – СПб.: ИД «Весь», 2003.
3. Гражданский кодекс Российской Федерации / Свод кодексов и законов Российской Федерации. – СПб.: ИД «Весь», 2003.
4. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. – М, 2004
5. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1.
6. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2004. №2
7. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2001
8. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 1998. №3
9. История делопроизводства в СССР: Учебное пособие. - М., 1974
10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М., 2003
11. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2004.
12. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М. ВНИИДАД, 1998
13. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело 2003. №1.
14. Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело 2002. №4.
15. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. ИПК Издательство стандартов, 1995
16. Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 2003
17. Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.): Сборник научных трудов. - М.: Главархив, ВНИИДАД, 1983.
18. Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917—1970). — М., 1973.
19. Экономическая безопасность предприятия: Защита коммерческой тайны. Практическое пособие для руководителей и специалистов. Под ред. В.М. Чаплыгина. - М., Аналитик-Пресс, 2003.
20. Халяпин Д.Б., Ярочкин В.И. Основы защиты информации: Учебное пособие. - М.: ИПКИР, 2000.
Приложения
|
|
