СодержаниеСодержание
Введение 3
1. Номенклатура дел 4
2. Порядок формирования дел 12
3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию 18
Заключение 23
Список литературы 25
Приложение 26ВведениеВведение
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.
Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства, что подтверждает актуальность выбранной темы курсовой работы.
Целью исследования данной работы является изучение технологии формирования дел в делопроизводстве, их номенклатуры и хранения.
1. Номенклатура дел
Если внимательно вдуматься в вопрос, чем является номенклатура дел юридического лица с правовой точки зрения, то совершенно очевидно, что этот документ выходит за рамки чисто делопроизводственного и архивного документа, так как только номенклатура дел (если она ведется) дает полную информацию обо всех видах и разновидностях документов и дел, которые должны вестись данным юридическим лицом, и объективно отражает в образующихся документальных комплексах все юридические, организационные, финансовые, производственные и другие связи юридического лица.
В этом аспекте номенклатура дел, как источник информации о деятельности юридического лица, является гораздо более значимой, чем инструкция по делопроизводству, которая организует и фиксирует лишь состояние документообразования и документооборота.
Совершенно очевидно, что номенклатура дел любого юридического лица не может появиться на пустом месте, тем более если вопросы деятельности данной организации заранее заданы в нормативном документе вышестоящего управленческого органа или в Федеральном законе Российской Федерации. Номенклатура дел является документальным подтверждением деятельности данного юридического лица. Исходя из этих соображений, задача номенклатуры дел юридического лица гораздо более широка, так как отвечает интересам правовой, информационной защиты юридического лица (следует иметь в виду, что после утверждения номенклатуры дел руководством юридического лица она становится нормативным документом для всех должностных лиц данной организации, которые обязаны сгруппировать и сохранить все документы и дела, ими заводимые, на любых носителях, независимо от формы и рода их деятельности). Поэтому в каждой организации вопрос создания номенклатуры дел является отнюдь не техническим вопросом, как думают многие руководители, а во многом определяющим общую управленческую культуру деятельности данного юридического лица.
Итак, перед службой ДОУ (документационного обеспечения управления) и архивом юридического лица, а в маленькой фирме - перед секретарем-референтом поставлена задача создания номенклатуры дел. Прежде чем непосредственно заняться этой работой, необходимо выяснить у руководства юридического лица разделение ответственности, а именно: где кончается компетенция и ответственность службы ДОУ и начинается ответственность архива юридического лица, если он есть. На наш взгляд, этот водораздел должен быть достаточно четко обозначен в инструкции по делопроизводству юридического лица. В соответствующем разделе инструкции должно быть зафиксировано положение о том, что после завершения работы с документами в текущем делопроизводстве они должны быть сформированы в первичные документальные комплексы в соответствии с утвержденной руководством номенклатурой дел, контроль над правильностью формирования которых несет руководитель структурного подразделения.
Ответственность за правильность установления сроков хранения документов в соответствии с действующими нормативными, правовыми актами, перечнями документов со сроками хранения, утвержденными, согласованными уполномоченным органом Российской Федерации по архивному делу, и их соблюдение несет архив юридического лица.
Попытаемся раскрыть методические и организационные принципы разработки этого документа в самом сжатом виде.
Приступая к разработке номенклатуры, необходимо исходить из ряда положений, которые могут стать или основополагающими, или рабочими при создании номенклатуры дел юридического лица. Возьмем для примера разработку номенклатуры дел юридического лица вновь созданного, или перешедшего в другой вид собственности, или кардинально изменившего профиль своей деятельности. Безусловно, очевидным является тот факт, что в первый год деятельности данного юридического лица пытаться сделать номенклатуру дел нецелесообразно, однако необходимо проследить по всем правоустанавливающим и конкретным документам, образовавшимся в деятельности данного юридического лица, его документооборот за текущий год. Если в деятельности данного юридического лица не произошло никаких изменений (в уставе, структуре, сфере деятельности), влекущих за собой значительные изменения в документообразовании, то целесообразно начать работы по созданию номенклатуры дел на следующий год.
На наш взгляд, для придания правовой значимости этому вопросу необходимо издание соответствующего распорядительного документа руководства юридического лица о разработке номенклатуры дел. В этом документе должны быть даны конкретные задания всем структурным подразделениям и отдельно службе ДОУ и архиву об их обязанностях и ответственности за создание и контроль над исполнением положений этого документа. В частности, в приказе или распоряжении руководства должны быть указаны конкретные сроки представления в службу ДОУ и архив каждым подразделением всех списков первичных документальных комплексов или документов (независимо от вида носителя), которые могут образоваться в структурном подразделении в зависимости от специфики его деятельности в следующем делопроизводственном году. В этом приказе должны быть указаны не только сроки представления этой информации, но и ответственность руководителей за ее достовернЛитератураСписок литературы
1. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ ). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2004.
2. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2003. №1
3. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 2003. №3.
4. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 2006. №1.
5. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3
6. Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2002. №1.
7. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1
8. Делопроизводство на предприятии – практическое пособие, А.Б.Барихин, М., 2000 г.
9. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 2004. №3
10. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1.
11. Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело 2006. №4.
12. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив, 2002.
13. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2006. №2.
14. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы. М.: Проспект, 2006
15. Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2007. №1
|
|
